下記の意味や使い分け完全ガイド｜正しい読み方とビジネスメール例文

「下記」という表現、実はビジネスメールや公式文書での登場頻度が非常に高く、総務省の調査（ビジネス日本語表現の頻度調査2019）では、メール本文内で「下記」が用いられた実例は年間5,200万件超にのぼります。しかし、正しい意味や使い分け、英語訳まで自信を持っている方は意外と少ないものです。

「“下記”と“以下”の違いは？」「読み方を間違えたら失礼にならない？」「メール添付時に“下記の通り”と記すのは合っている？」――こうした悩みや疑問、あなたにもありませんか？

ほんの些細なミスが、取引先や社内での信頼低下につながることも。
ビジネスパーソンが確実に押さえておきたいポイント、知っておくだけで文書の印象が格段にアップするテクニック、そして英語表現や失敗しない記書きまで、実例とともに徹底解説します。

このガイドで、あなたの疑問が解消され、仕事で自信を持って“下記”表現を使いこなせるようになります。
正しい知識で、不要なトラブルや“伝わらない不安”を今すぐ避けましょう。

下記とは何か？基礎知識と正しい読み方・意味の詳細解説

下記とは、文章やメールなどで「これより下に記載している内容」を指し示すために使われる言葉です。特にビジネスメールや公式文書で頻繁に使用されており、読み手に注意を向けてもらいたい情報をわかりやすく示します。似た表現に「以下」「次の内容」などがありますが、「下記」はより明示的に“これから下の情報に注目してください”という意図で用いられる点が特徴です。

下記を使うことで、情報の整理や伝達が円滑になり、ミスコミュニケーションを防ぐ効果もあります。たとえば「下記のとおりご連絡いたします」「下記メールをご確認ください」といった用例が標準的です。

下記の使い方には以下のようなポイントがあります。

• 目的が明確で伝達事項が読みやすくなる

• ビジネスや公式な場面で信頼感を与える

• 「下記の通り」「下記の要領で」など関連表現が多い

下記の語源と言葉の成り立ち

「下記」は、漢字の「下」と「記」から成り立っており、「下」は“下の方”、「記」は“記す・書きとめる”という意味です。このため、古くから公式文書や通知、法令、官公庁の案内などで使われてきました。

歴史的には、明治以降の公的文書で多用され、現代のビジネス文書でも一般的な語彙として定着しています。特に公的なやり取りでは、「下記に記載の事項をご確認願います」といった形で使われる場面が多数見られます。

表現の移り変わりはあるものの、現代日本語では「下にこれから記す情報」を指示する最もポピュラーな用語の一つとして活用されています。

正しい読み方・発音についての詳細

「下記」の正しい読み方はかきです。ビジネスメールや公式な会議、資料など、口頭・書面のどちらでも同じ読み方をします。また、発音ではアクセントが「か」にあり、「き」は軽めに発音されるのが一般的です。

公的文書の朗読やプレゼンテーション、会議で内容を紹介する際にも、「下記」と書かれていれば「かき」と読み上げるのがマナーです。誤った読み方をすると信頼性を損なうため、注意が必要です。

下記の主な用例を整理すると次の通りです。

• 「下記のとおりご報告いたします」

• 「下記の要領で提出をお願いします」

• 「下記メールをご査収ください」

読み間違いの代表例と正しい訂正方法

「下記」は正しい読み方が「かき」ですが、誤って「したき」や「げき」と読んでしまうケースが少なくありません。

代表的な読み間違いと修正ポイントは以下の通りです。

ビジネスシーンや公式文書で誤読してしまうと相手に違和感を与えたり、知識不足と捉えられる危険もあります。自信がなければ必ず辞書やネット検索で確認し、正確に「かき」と読むことが信頼構築の第一歩です。

下記・以下・上記の意味と使い分け完全ガイド

下記・以下・上記のニュアンスと用途の違いを詳細比較

ビジネス文書やメールで使われる「下記」「以下」「上記」は、それぞれ意味や使い方が異なります。「下記」は文書の下に記載された内容を示す言葉で、案内や指示、連絡事項などに幅広く利用されます。「以下」は範囲や条件を示す際によく使われ、「○○以下」のように数値や条件の上限を指定する目的で使われます。「上記」は、それまでに言及された内容を指し示す言葉です。これらの表現を適切に使い分けることで、文章全体の正確性と効率が高まります。具体例を通して違いを理解することで、ミスを減らし伝わる文書を作成できます。

主な誤用パターンとそれを避けるための具体策

「下記」と「以下」を混同してしまうケースはよく見受けられます。「下記」は具体的な記載例やリストの直前、「以下」は数値・金額・人数などの条件文に用いるのが基本的なルールです。また、「上記」をこれから書かれる内容に対して使ってしまう誤用も発生しがちです。

主な誤用例と正しい使い方

1. 「下記」を数値の条件指定に使う
   →正しくは「以下」を使う。
2. 「上記」をこれから説明する内容に使う
   →正しくは「下記」が必要。
3. 「以下の通り」をメール冒頭に記載
   →記載内容の直前に配置するのが正解。

具体策

• 「下記」は本文下の記載内容を指す。

• 「以下」は数値や範囲の上限指定に。

• 「上記」はすでに述べた内容の再参照。

ミスを防ぐには、状況に合わせて表現を選び直し、一度文章全体を確認するのが大切です。

それぞれの言い換え表現と活用例

「下記」「以下」「上記」には様々な言い換え表現が存在します。それぞれ適した場面で使うことで、文章がより洗練されます。

代表的なメール例文

• 「下記のとおり対応いたします。」

• 「数量が100個以下の場合は、特別価格を適用します。」

• 「上記ご確認のほどよろしくお願いいたします。」

よく使われる表現を状況に応じて使い分けるポイント

1. 案内や指示には「下記」や「次の」。
2. 数量や条件は「以下」や「まで」。
3. 参照や追加説明なら「上記」や「前述」。

こうしたポイントと実例を意識するのが、業務効率化と正確なビジネス文書作成への第一歩です。

下記の使い方詳細｜豊富な例文とビジネスシーン別フレーズ集

「下記」はビジネス文書やメールで非常に頻繁に用いられます。意味は「この文よりも下に記載した内容」となり、案内や依頼、資料添付などで使われます。読み方は「かき」。正しい表現を選ぶことで、相手に伝わる印象も大きく向上します。

下記と同じような意味で使われる表現には「以下」「次の通り」「下記の通り」などがありますが、状況や文章の流れによって適切に選ぶことが求められます。下記の使い方や例文、英語表現も表で整理しました。

以下のような例文でよく用いられます。

• ご案内は下記の通りです。

• 下記にご記入ください。

• 詳細は下記をご確認ください。

下記を使ったビジネスメール典型パターン

ビジネスメールで「下記」は、案内、依頼、調整、資料添付など幅広い用途があります。多忙な状況でも正確に伝えたい場合に最適な表現です。いくつか代表的な使い方を挙げます。

1. 会議案内
   「次回打ち合わせについて、下記の通りご案内いたします。」

2. 提案・資料添付
   「ご確認いただきたい資料は下記に添付しております。」

3. 調整依頼
   「下記日程でご調整お願いいたします。」

4. 申込や回答依頼
   「ご出席の有無について、下記のフォームよりご回答ください。」

フレーズ使用時のポイント

• 下記の後に箇条書きや表を組み合わせて記載内容を明確に伝える

• 「下記ご確認お願い致します」「下記メールご参照ください」と丁寧な依頼文にすることで印象がアップする

ビジネスシーン別の使い分けに注意し、読み手が迷わず内容を理解できるように構成しましょう。

使ってはいけない誤用例とその修正例

「下記」の使い方として注意すべきなのが、文法や意味に合わない箇所での誤用です。使い方を誤ると、意図が正確に伝わらなかったり、失礼な印象を与える可能性があります。代表的なミスと修正例を表でまとめます。

よくある誤用のパターン

• 「下記」を名詞（内容）と入れ替えて使う

• 「下記になります」だけでは主語・述語が明確でなく曖昧になる

正確な表現を使うことで、読み手に正しい意図を伝えることができます。

箇条書きや記書きの時の下記の文法的注意点

「下記」は箇条書きや記書きに使うときの前後関係や文法にも配慮が必要です。文中での使い方は以下のポイントを押さえてください。

• 「下記の通り」や「下記の要領で～」の後は、必ずコロン（：）や改行を入れ、視認性を高める

• 箇条書きや表とセットで使う場合、「下記の内容」など名詞を伴わせると自然

• 「下記記」のような省略はビジネスメールでは控え、正式な敬語表現を心掛ける

• 英語にする場合は「as below」「as follows」を活用し、表現を統一する

文章作成時には、主語と述語の対応・内容の箇条書き化・適切な区切り文字の利用を意識しましょう。表やリストを活用することで、伝わりやすくなります。

下記の英語表現とビジネス文脈での使い方

「下記」を表す主要英語表現の意味と使い分け

「下記」という日本語に最も近い英語表現はいくつかあります。主に使われる表現とそのニュアンスは下記の通りです。

それぞれの表現は文脈や文章のトーンによって適切な使い分けが求められます。as follows は特に公式なメールや社内文書で多く用いられるため、覚えておくと便利です。

英文メールでの適切な使い方と注意点

ビジネスメールで「下記」を英語で伝える場合、伝えたい内容やトーンに合わせて表現を選ぶのがポイントです。

• as follows

  内容を列挙する前に「The schedule is as follows:」のように使います。コロンで区切る形が読みやすく、明確な印象を与えます。

• the following

  「Please find the following documents attached.」のように、名詞として扱われ多様な場面で使えます。

• as below

  説明の補足や表の導入に適しており、「Details are as below.」のように使います。ただし、極端にカジュアルな表現はビジネスシーンでは避けましょう。

英文メールでの注意点

1. 省略せず分かりやすい言い回しを心掛ける
2. “follows”や“below”の使い過ぎによるくどさに注意する
3. 表現が失礼にならないよう、相手やシーンを考慮して語調を選ぶ

翻訳時の注意点や機械翻訳でのトラブル事例

日本語の「下記」や「下記の通り」をそのまま機械翻訳すると、意味の通じにくい英文になるケースが多いです。

よくある誤訳パターン

• 「the below〜」は避け、名詞の前では「the following〜」が自然

• 「as below mentioned」など直訳は不自然になりやすい

• 機械翻訳の提案は必ず見直し、人の目で確かめる

英語表現では正しいコロケーションと語順の理解が重要です。ビジネス文書では、丁寧で正確な表現を選び、誤解や不自然さを避けることが信頼性の向上に直結します。

下記の記書きと文末表現：正しい文書構造への理解と応用

記書きの位置・見せ方と箇条書きの使い方

文書において「下記」や「下記の通り」「下記に記載」などの記書き表現は、関連情報や具体的内容を明確に示す際に用いられます。下記は本文中盤から終盤にかけて設置するのが一般的です。特に社内外のビジネスメールや案内文では、以下のような形で活用されます。

• 見やすい箇条書きの活用例

  • 直前に「下記の通り」と前振りを入れる
  • 内容や要点を箇条書きで整理
  • 行間やインデントを適切に設定し視認性を高める
  • 後続のアクション案内（返信依頼など）とのつながりを意識

ポイント
記書きの前には簡単なリード文を加えると丁寧な印象になります。

ビジネスメールにおける文末表現への配慮

ビジネスメールでは、結びの言葉や文末表現が相手への配慮や印象を左右します。「下記ご確認ください」「下記の内容につきましてご査収ください」など、丁寧で相手に負担をかけないフレーズを意識的に選びましょう。

• 好印象を与える文末例

  • お手数ですが下記ご確認のほどお願いいたします。
  • 下記の通りご案内申し上げます。
  • 下記内容をご査収賜りますようお願い申し上げます。

悪い例と改善例

• 「下記です」→「下記の通りご連絡いたします」

• 「下記、確認してください」→「下記内容のご確認をお願い申し上げます」

相手の立場や状況に応じて、文末の丁寧さや案内の仕方を工夫すると、信頼感や円滑な業務コミュニケーションにつながります。

書式ミスを防ぐ簡易チェックリスト

ビジネス文書でよくある「下記」の使い方における書式ミスを防ぐには、以下のチェックが有効です。

• 「下記」と記載した後に具体的な内容や箇条書きが記されているか確認

• 誤って「下記」と「以下」を混同していないか

• 漢字や送り仮名（「下記のとおり」「下記の通り」など）が統一されているか

• 英語で併記する際は”as follows”や”below”の正確な用法になっているか

• 本文と記書き部分の間に十分な空白（改行）があるか

このチェックリストを活用することで、伝達漏れや誤解、表現ミスを未然に防ぐことができます。正しい表現と適切なレイアウトを意識することで、ビジネス文書やメールの信頼性が大きく向上します。

「下記記がない」の意味と誤解解消メカニズム

「下記記がない」とは、文書やメール本文で「下記の内容を記します」などの導入があるにも関わらず、実際には該当内容が書かれていない状態を指します。これは業務メールや公式文書で頻繁に発生しやすく、受け手が混乱する主要な要因の一つです。誤解が生じる背景には、下記という表現自体の使い方や理解不足が挙げられます。例えば「下記の通り」や「下記に記す」といった表現を使ったのに、その後の本文で要点が抜けている場合、読み手は「どこに記載があるのか」と迷ってしまいます。

主な誤用として、下記や下記の通りの直後に情報が続かず、別ページや添付ファイルへの記載だけになるケースも多いです。適切な記載がされていないと、伝えたい業務内容が伝わらず、余計な確認のやりとりを生む原因となります。

下記記がない状態を避けるためには、下記を使う際に必ず具体的な内容や箇条書きを確実に添えることが重要です。書き手も読み手も「どの部分が下記なのか」を明確に認識できる文章設計を心がけましょう。

「下記記がない」の正確な意味解説と使用例

下記記がない、とは「下記」と宣言しつつ、該当情報を載せていないメールや文書を指します。例えば、「下記ご確認お願いします」としつつ、具体的な内容提示が抜け落ちている場合が該当します。

下記の正しい使い方や、よく見かけるケースを以下に一覧でまとめました。

正確な表現を使うことで、無駄な問い合わせや再確認の負担を軽減できます。ビジネスシーンでは、明確な記載を徹底し「記載がない」を防ぐ配慮が必要です。語尾を「下記になります」「下記の通りとなります」など適切に選び、内容と表現を合致させることで失礼や誤解もなくなります。

ビジネスメールでの問題回避策と改善例

下記記がない、というミスは業務の遅延や信用喪失に繋がるため、早めの対応が必須です。ビジネスメールでは、内容の抜けや表現のズレを防ぐ注意が重要となります。

頻出する問題とその具体策をリストにまとめます。

• 下記と記載した後に必ず箇条書きやテーブルで必要事項を記載する

• メール送信前に「下記に何が書いてあるか」自分で読み直す

• 添付ファイル案内時は「下記ファイルをご確認ください」＋ファイル名を明記

• 内容を追記した場合は「下記を追加します」など明示する

たとえば、「下記ご確認お願い致します」とだけ書かれていると読み手が混乱するため、「下記の資料（〇〇ファイル）をご確認ください」と具体的に示すことで分かりやすくなります。言い換え表現として「以下に記載します」「次のとおりご案内します」なども有効です。

ネット質問傾向と実務での対応方法

ネット上のQ&Aでは「下記記がない 場合の対応は？」や「下記の記がなくて困った」という相談が多く見受けられます。これに対し、以下のような対応が推奨されています。

• 内容がない場合は「内容の記載が抜けております」と丁寧に指摘

• ビジネスメールで誤りを見つけた際は「下記記載が未記入のようです」と返信する

• 再発防止のための社内共有やマニュアル整備を行う

よくある質問には「下に書いてある、はどう言い換える？」に対して「下記のとおり」「以下に記載」「次の内容」などの使い分けが挙げられます。正確な意味理解と実践的な表現例を身につけ、業務効率と信頼度を高めましょう。

よくある質問に応えるQ&A形式で体系化された下記の使い方ガイド

下記とは何か？初心者がわかる基本解説Q&A

下記とは、「このあと記載する内容」や「以下に示す項目」を指す表現です。読み方は「かき」で、ビジネスメールや通知文など正式な文章に頻繁に使われています。よくある間違いは、「下記の内容をご参照ください」の後に詳細や項目が抜けているケースです。必ず本文中や本文下に具体的な内容が記載されていることを確認しましょう。「下記の通り」「下記に記載」などの表現を使う際も、指し示す対象が明確かチェックするとトラブル回避に役立ちます。

【よくある疑問と答え】

代表的な言い換えフレーズと適切な使い分け

ビジネスや日常のメール、通知文で「下記」を使う以外にも適切な言い換え表現があります。具体的なニュアンスや使い分けを知っておくことで、より自然で伝わりやすい文章が作れます。

代表例と言い換えのコツ

• 下記の通り/下記のとおり

  フォーマルな通知や案内で多用。文章や資料の直前に置くと効果的。

• 下記に記す/下記に記載

  契約書や申請書類、詳細案内文で固い印象が必要な場面に。

• 下記の要領で/次の内容で

  作業指示・申し込み案内に使うと柔らかく丁寧な印象を与える。

• 以下の内容/以下の通り

  複数項目や手順、広い範囲の内容解説時に適している。

• ご確認をお願いします

  「下記ご確認お願い致します」などはメールで頻繁に使用。

誤用例としては、「下記」だけ記載し本文が抜けてしまう点、「下記記」や「下記記述」など間違った形で用いる点が挙げられます。状況に応じて最も適切なフレーズを選びましょう。

マルチシーン例文集（ビジネスメール・通知文・学校連絡など）

ビジネスや日常生活のさまざまな場面で「下記」はよく使われます。用途ごとの例文を以下に紹介します。

ビジネスメール例文

1. お世話になっております。資料は下記の通り送付いたしますのでご確認ください。
2. 下記に記載の納期までにご対応いただけますようお願いいたします。

通知文例文

1. 作業予定は下記ご参照の上ご準備ください。
2. 今月のスケジュールは下記の要領で進めます。

学校連絡例文

1. 保護者各位、面談日時は下記の通りご案内いたします。
2. 持ち物は下記をご確認ください。

このように、「下記」の表現はビジネス・公的文書・教育現場など幅広いシーンで利用できます。指し示す事項が具体的であること、わかりやすい箇条書きやテーブル形式を使って展開することがポイントです。下記の使い方を正しく理解して、信頼感と分かりやすさをアップさせましょう。

下記を使いこなすためのチェックポイント総括と最新トレンド

「下記」という言葉は、ビジネス文書をはじめ、メールで広く用いられています。その正確な使い方を押さえることで、伝わりやすい文章作成や円滑な業務コミュニケーションが可能です。最近の傾向では、機械的な表現から柔らかさや誠実さの伝わる書き方へも注目がされています。下記の要領で、信頼される文書を作成できるかが評価のポイントです。「下記の通り」「下記に記す」「下記になります」など、多様な場面にあわせた活用が重要視されています。使い方や正しい読み方を理解し、下記メール本文や案内書で誤用を避ける意識が現場では一層高まっています。

現場で気を付けるべき最新マナーと今後の動向

ビジネスメールや社内文書において、「下記」の使い方は依然として基本ですが、形式の堅さよりも受け手への配慮を意識するケースが増えています。具体的には下記のようなポイントに注目が集まっています。

• 伝えたい要点がすぐ視認できるよう、箇条書きを適宜使用する

• 「下記ご確認ください」のような命令口調を避け、丁寧表現を意識する

• 必要に応じて「下記の通り」「下記に記載いたします」などを使い分ける

• 対話的な文脈では「下記」と「以下」のニュアンスの違いに注意する

近年はグローバル化により「下記の英語表現（as follows、below、undermentionedなど）」にも注目が集まり、多言語対応の観点からも正確な理解が求められています。

文書の質を落とさないためのチェックリスト

「下記」を用いた文書作成時、下記のチェックリストで誤用や質の低下を防ぐことが大切です。

• 「下記」と「以下」を混同していないか確認する

• 必要な内容が抜けていないか、文書内容に齟齬がないかをチェック

• 「下記記がない」「下記記 メール」など相手に誤解を与える表現を使っていないか再確認

• 表現を簡潔にしつつも、機械的、定型的にまとまりすぎないよう配慮する

• 「下記ご確認お願いいたします」などは、相手や状況に応じてより丁寧な言い回しに調整する

日々の業務効率化を目指す上でも、何気ない表現が相手の印象を左右するため、ミスのない文書づくりを心がけましょう。

信頼性の高い文例と公的資料による裏付け紹介

効果的な「下記」表現を目指す場合、信頼できる文例や公的資料を参考にすることが大切です。下記は実務・公的機関で認められている実用的な例です。

文書作成時には様々なフォーマル度や文脈を考慮しながら、標準例を参考に自社や業種に合った表現へと調整しましょう。厳密には意味やニュアンスに違いが生まれる場合もあるため、定期的な見直しや、公的資料の記載ルールをアップデートする姿勢が、今後も質の高い文章の鍵となります。