Copilotで文字起こしの落とし穴と正しい議事録効率化の設計術

会議のたびに発生する「議事録の後処理」に、人件費と時間を垂れ流している。その一方で「Copilotで文字起こしすれば一気に解決するはず」と期待だけが先行し、現場では「録画してなかった」「議事録が出てこない」「精度が低すぎて結局手作業」という、別のムダが静かに積み上がっている。この記事を読まない最大の損失は、Copilotが本来削れるはずだった半日分の作業を、設計ミスだけでゼロにしていることに気づけない点にある。

よくある導入は、機能紹介と「生産性向上」の一般論で終わる。しかし、実務を変えるのは機能そのものではなく、どの会議で、どのツールを、どこまで使うかの設計だ。特に「copilot 文字起こし」は誤解が多い。「音声ファイルを投げれば勝手に起こしてくれる」「Teams会議を開けば自動で要約してくれる」「日本語はまだ無理だから様子見でいい」といった認識のまま導入すると、情シスはトラブル対応に追われ、部門マネージャーは残業が減らず、個人ユーザーは“なんとなく便利”止まりで終わる。

このギャップを埋めるために、本記事では次の3点に徹底的に踏み込む。

• Copilotでできることと、絶対にできないことの現実ライン
• 現場で実際に多発しているトラブルと、その原因となる設計ミス
• Teams・Word・他社文字起こしツールの、損をしない使い分けとワークフロー

単なる「Copilotの使い方」ではなく、議事録にかかる時間とストレスをどこまで現実的に削れるかに直結する設計図を提示する。情シスには「導入前に潰しておくべき地雷リスト」を、部門マネージャーには「どの会議から適用すると一番残業が減るか」という意思決定材料を、個人ユーザーには「今日から試せるミニシナリオ」を用意した。

この記事全体で得られる実利を、先に俯瞰しておく。

この記事を読み進めれば、「Copilotを入れるかどうか」の迷いではなく、どの会議に、どの手順で、どこまで任せるかを即座に決められる。結果として、会議1本ごとに失っていた数時間単位の工数を、計画的に取り戻すための具体的な一手が、すべて揃う。

「Copilotで文字起こしすれば楽勝」は危険信号？まず押さえるべき現実ライン

「もう議事録はCopilotに丸投げでしょ？」
この一言から、情シスのトラブル対応シーズンが始まることが多い。
Copilotは強力だが、「どこまで武器で、どこから凶器になるか」を先に線引きしておかないと、会議地獄は終わらないどころか悪化する。

自治体や企業の調査では、1時間の会議に対して平均2.5〜3時間の議事録作成時間が掛かっている。ここを削るためにCopilotに期待が集まるのは当然だが、期待する場所を間違えると、削減どころか“ゼロメリット”になる。

Copilotで“できること”と“絶対にできないこと”を3行で切り分ける

まずは冷静に、Copilotの現実ラインを3行で固める。

• できること: 既に存在するTeams会議の録画・トランスクリプトから、要約・タスク抽出・決定事項整理を自動生成する

• ギリできないこと: 音声認識そのものの精度を、マイクや環境の悪さを無視して“魔法のように”引き上げること

• 絶対にできないこと: 録画も文字起こしもしていない会議の内容を、後から推理して復元すること

現場での体感として、「Copilot in Teamsで30分以上の後処理短縮」が出ているケースは、前提として録画＋文字起こしが正しく有効化されている。ここをサボると、Copilotは何もできない空箱になる。

Teams標準文字起こし・Wordトランスクリプトとの関係をざっくり図解

Copilotを理解するうえで、まず押さえるべきは「Copilotは音声認識エンジンではなく、“出来上がった文字データを料理するシェフ”」という位置づけだ。

情シス視点で重要なのは、「音声→文字」と「文字→要約」を同じ箱だと説明しないこと。
ここを混ぜてしまうと、「Copilotさえ買えば、録画していない会議も要約してくれる」と本気で信じる上層部が出てくる。

「音声ファイルを投げれば勝手に起こしてくれる」はなぜ誤解なのか

Microsoft Q&Aやredditには、「Copilotは音声ファイルも扱えると聞いたのに、エラーや無反応ばかり」という相談が定期的に上がっている。ここには3つの典型的な誤解がある。

1. 対応範囲の誤解
   「Copilot」と一括りにされた情報をうのみにして、
   StudioでのカスタムCopilotの挙動＝Teamsクライアントでの挙動だと勘違いしているケース。
   実際には、Teams側のUIからは、任意の音声ファイルを直接ドラッグ&ドロップしてトランスクリプト化する導線は用意されていない。

2. 前提機能の取り違え
   「音声ファイル対応」という説明の多くは、既にトランスクリプトが取られている録画ファイルを対象にした話になっている。
   素のmp3やICレコーダーのwavをCopilotに突っ込めば何とかしてくれる、という仕様にはなっていない。

3. PoC環境と本番Teamsのギャップ
   PoCでStudio上のサンプル音源を使うときは動くのに、自社のTeams会議録音を使うと急に動かない、という相談も多い。
   これはテナント設定・保存先・権限など、本番環境特有の制約が絡むためで、「Copilotが壊れている」のではなく「土台のTeams運用が整っていない」ことがほとんどだ。

この誤解を放置すると、部門側は「Copilotは使えないツール」というレッテルを貼り、情シス側は「仕様も読まずに丸投げしてくる」と疲弊する。
最初の一歩として、「Copilotは音声起こしの“代わり”ではなく、文字起こし後の“頭脳労働の肩代わり”」と定義し直すことが、会議地獄から抜け出すためのスタートラインになる。

現場で本当に起きているCopilot文字起こしトラブル集（原因まで解体する）

「Copilot入れたのに、議事録だけは一向に楽にならない。」
この状態になっている組織には、だいたい同じ“地雷パターン”が潜んでいます。情シス目線でも、部門マネージャー目線でも、ここを踏むか避けるかで「ゼロ効果」か「週に半日削減」かが決まります。

下の表は、実際に頻発しているトラブルを、情報システム部門・現場マネージャー・個人ユーザーごとに整理したものです。

この4つを潰すだけで、Copilot文字起こしの“歩留まり”は一気に変わります。

「録画してなかった問題」：会議後に気づいてもCopilotには何も残っていない

会議が終わったあとに、情シスにこんなメッセージが飛んできます。

「さっきの会議、Copilotで要約ください」
「……録画、されてませんよ」

Copilot in Teamsが使えるのは録画・トランスクリプトが有効な会議だけです。録音もトランスクリプトもなければ、Copilotには材料ゼロ、何も生成できません。

よくある原因は3つあります。

• レコーディングを開始するボタンを誰も押していない

• テナントの会議ポリシーで、録画やトランスクリプトが禁止されている

• 「録画はNG」という文化だけが残り、代替ルールが設計されていない

自治体や大企業の調査では、1時間会議に対して2.5〜3時間の議事録作成が発生しているケースが見つかっています。ここで録画を逃すと、その2.5〜3時間がまるごと“人力復旧”になります。

回避のためには、技術より前に会議設計のルール化が先です。

• 「議事録が必要な会議は、原則レコーディングON」

• 「レコーディング不可の会議は、誰がメモを取るかを明示」

• 「録画禁止の理由（法的・風土的）を分解し、代替手段を整理」

情シスとしては、PoC段階で「録画を前提にして良い会議リスト」を先に決めてから検証を始めると、検証が進まない問題をかなり抑えられます。

「音声ファイルは対応と言われたのにエラー地獄」Microsoft Q&Aに見る仕様の罠

MicrosoftのドキュメントやQ&Aでは、「オーディオファイルをアップロードしてトランスクリプト生成できる」と紹介されます。ここだけ読むと、多くの現場がこう誤解します。

「じゃあ、どんな録音ファイルでもCopilotに投げれば文字起こししてくれるんだよね？」

実際には、よく次のような状況になります。

• 正しい形式のはずのmp3 / mp4をアップロードしてもエラー

• OneDriveに保存したファイルを指定しても「ファイルが見つかりません」表示

• 英語の短い会話なら成功するが、日本語の長時間会議だと途中で止まる

背景にあるのは「どのCopilotで、どの機能を使っているか」の混同です。

Microsoft Q&Aやredditでは、「Studioで試したときは問題ないのに、本番テナントでは通らない」といった相談が目立ちます。「音声ファイル対応」という一言の裏に、フォーマット・保存場所・権限・ライセンスの4層があることを、情シス側が先回りして説明しておくと、現場からの問い合わせ爆発をかなり抑制できます。

「Studioでは動くのにTeamsでだけおかしい」カスタムCopilotの典型的つまずき

DX推進担当や情報システム部門がハマるのがここです。

• Copilot Studio上では、サンプルのオーディオファイルを使って要約ボットがきちんと動く

• ところが、実際のTeams会議から呼び出すと「何も返ってこない」「急に英語でおかしな要約が返る」

原因は、StudioとTeamsで“前提情報”が違うことです。

• Studio: 開発者が指定したファイルやテキストを、きれいな形でLLMに渡せる

• Teams: 会議ポリシー・ユーザー権限・トランスクリプトの保存場所（OneDrive / SharePoint）をまたぎながら情報を引き出す必要がある

つまり、Studioで作ったプロンプトやアクションは、「会議情報へアクセスできる権限設計」とセットで移植しないと再現しません。

情シス視点では、PoCの時点で次をチェックリスト化しておくと安全です。

• Bot実行ユーザーに、対象チームの会議レコーディングへアクセス権があるか

• トランスクリプトの格納先（OneDrive / SharePoint）と、ボットの接続先が揃っているか

• テストは“ダミー会議”ではなく、本番と同じ会議ポリシーが掛かった会議で行っているか

録画禁止文化が強い組織では、PoCのためにテスト専用チームとテスト用会議テンプレートを作り、そこだけ録画・トランスクリプトを許可する運用が現実的です。

情シスの迷惑相談LINE再現：「とりあえずCopilot入れたけど、議事録出てこないんだけど？」

情シスのスマホには、よくこんなLINEが飛んできます。

「Copilot for Microsoft 365入れたって聞いたんだけど、昨日の会議の議事録どこ？」
「Teamsのどこ見れば“自動生成された議事録”が出てくるの？」

この手の相談が止まらない組織は、ほぼ例外なく「3つのギャップ」を抱えています。

• ライセンスギャップ: Copilot付きプランを持っていないユーザーが期待だけしている

• 機能ギャップ: Teams標準の「会議メモ」と、Copilotの「要約・アクション抽出」の違いが伝わっていない

• 運用ギャップ: 「どの会議を録画し、どの会議は録音すらしないか」の線引きが曖昧

このギャップを埋めるには、「Copilotの説明会」より先に“議事録フローの見える化”が効きます。

• 情シス向け: 「録画ON → トランスクリプト生成 → Copilotで要約」の技術フロー図

• マネージャー向け: 「会議タイプ別に、議事録担当 / Copilot活用 / 録画有無」を一覧化した選択シート

• 個人ユーザー向け: 「Wordトランスクリプトを使った1対1ミーティングの自動化ミニチュートリアル」

Copilotは「ボタンを押した瞬間に魔法の議事録を作るツール」ではありません。
「録音された現場の情報」×「適切なトランスクリプト」×「LLMによる要約」という3段構えの最後のピースです。

この“3段ロケット”を共有しないままライセンスだけ配ると、
情シスには「動かない」という苦情が、現場には「やっぱりAIは使えない」という失望だけが残ります。

Teams × Copilot × Wordをどう組み合わせるかで“成果ゼロ or 半日削減”が決まる

「Copilot入れたのに、残業が減らない会社」と「同じライセンスで半日浮いている会社」の差は、ツールそのものではなく“並べ方”に出る。特に、Teams・Copilot・Wordの役割分担を間違えると、情シスも現場も「なんかイマイチ」で終わる。

「会議中はTeams、会議後はWord」が鉄板パターンになる理由

会議は録音されていない瞬間には何も残らない。まずここを外すと、どれだけAIを入れても“ゼロ”。だから設計の起点は常にTeamsのレコーディングとトランスクリプト機能になる。

鉄板パターンになる理由は3つある。

• 録音とトランスクリプトの保管場所が一元化される（OneDrive / SharePointでセキュリティ管理しやすい）

• 会議中は“メモより議論”、会議後は“AI＋人で仕上げ”に切り替えられる

• Copilotに渡す素材（音声ファイル・トランスクリプト・チャットログ）が自動で紐づくため、プロンプトがシンプルで済む

情シス視点では、「会議中はTeams」「テキスト編集はWord」と割り切ることで、ユーザーへの説明もポリシー設計も一気に楽になる。

1時間会議の2.5時間分の後処理を、どこまでCopilotに肩代わりさせられるか

自治体・企業の調査では、1時間の会議に対して平均2.5〜3時間の議事録作成時間が発生しているケースが多い。これを分解すると、実態は次のような作業セットになっている。

• 録音の再生と聞き直し（早戻し・一時停止の繰り返し）

• 話者ごとの発言の整理

• 決定事項とToDoの抽出

• 文書フォーマットへの流し込み・整形・共有

Copilot in Wordで“任せてよい”ラインはここまで広げられる。

• トランスクリプトから要約と要点リストの自動生成

• 「決定事項」「宿題」「次回アジェンダ」などセクション別の抽出

• 社内標準フォーマット（議事録テンプレート）への自動流し込みと文言調整

• 部門別・担当者別のアクション一覧の生成

感覚的には、2.5〜3時間の後処理のうち1.5〜2時間分はCopilotに肩代わりさせられることが多い。ただし、最終確認とニュアンス調整は人が握る前提にしないと、「AIが勝手に決めたことになっている」という現場トラブルを招きやすい。

営業・顧客対応など「録画NG」シーンでの、現実的な“代替ルート”設計

最も悩ましいのが、営業・コンサル・顧客サポートのような録画NG文化の現場だ。Teams会議のレコーディングやトランスクリプトが禁止されている場面では、Copilot in Teamsはほぼ無力になる。

そこで現場で実際に取られている代替ルートは、次のような“グレーではないグレー寄り”の設計だ。

ポイントは、「録音NGならテキストログを厚くする」と割り切ること。録音とトランスクリプトが使えない環境でも、Word・OneNote・TeamsチャットをCopilotに食わせる用の“テキストセンサー”として設計しておくと、議事録担当の負荷は確実に下がる。

「精度が低い」では済まない、日本語文字起こしの落とし穴と潰し方

「Copilot入れたのに、トランスクリプトが日本語としてギリギリ読めるレベル…」
この状態で議事録を任せると、会議時間どころか後修正の時間が爆増する地獄モードに入ります。

日本語の文字起こしは、CopilotやAIの賢さだけでは決まりません。
現場を見ると、精度トラブルの8割は環境設計の負け試合です。

何をしても誤変換が減らない会議に共通する3つの“環境要因”

誤変換が多い会議は、たいてい次の3つが揃っています。

• 会議室の音響が悪い(反響・空調・キーボード打鍵音)

• 発話の仕方が悪い(同時発話・早口・主語省略)

• デバイス設計が悪い(マイク選択ミス・PC内蔵マイク頼み)

1時間会議の議事作成に平均2.5〜3時間かかると言われる理由の1つが、この環境要因を放置したまま修正で殴り合っているからです。

マイク・話し方・専門用語のチューニングで、Copilotの“頭の良さ”が変わる

同じCopilotでも、「設計の良い会議」と「悪い会議」で別物レベルのトランスクリプトになります。

• マイク設計

  • Teams会議は、発言者ごとにヘッドセットやUSBマイクを推奨
  • 会議室マイクを使う場合は、事前に録音→再生し、反響と音量差を確認

• 話し方のチューニング

  • 「結論→理由→数字」の順で話すと、要約生成と要点抽出が安定
  • 名詞ははっきり区切る。「この件」ではなく「Aプロジェクトのスケジュール」

• 専門用語・略語の下ごしらえ

  • よく出る社内用語をWordドキュメントやOneNoteに整理し、Copilotに参照させる
  • プロジェクト名・製品名は会議冒頭で一度フルネームで発話する

これだけで、「AIの精度が低い会議」から「人が微修正すれば使える会議」へ一段階引き上げられます。

「AIは日本語が苦手だから」論を一度分解してみる

「日本語はAIが苦手」という一言で片づけると、設計を変える発想が止まります。

実際には、次の3層に分けて考えた方が現場では役に立ちます。

• 音声認識層

  • マイク、会議室、発話の癖の影響をもろに受ける
  • ここが崩れている状態で「Copilotの精度が悪い」と言っても、本質的な改善は起きない

• テキスト理解層

  • 文章になりさえすれば、日本語の要約や要点抽出、アクションアイテム生成はかなり実用域
  • 1時間会議あたり「体感30分以上短縮」という声が出ているのはこの層の恩恵

• 組織運用層

  • 録音禁止文化、レコーディング保存ポリシー、TeamsとWordのどちらでトランスクリプトを扱うかという設計の問題

「AIが日本語に弱い」のではなく、環境・話し方・専門用語・運用設計が“日本語に厳しいまま”になっているケースが多い、というのが現場で見えている実態です。
ここを整えて初めて、「Copilot 文字起こし」が議事録担当の残業を本気で削りにかかれます。

Copilotではカバーしきれない領域と、他社文字起こしツールの賢い併用ライン

「全部Copilotで済ませよう」とした瞬間から、文字起こしプロジェクトは足元をすくわれる。どこまでがCopilotの守備範囲で、どこからが専用サービスの出番なのかを、ここで一気に線引きしておく。

「セキュリティ重視 vs 精度特化」どこから先を専用ツールに任せるか

Copilot in Teamsは、Microsoft 365のセキュリティとOneDrive / SharePoint上のデータ統合が最大の武器。だが、議事録地獄を抜けるには「守り」と「攻め」の分業が要る。

ざっくり言えば、守りと統制はCopilot、精度と柔軟なファイル処理は専用ツール。
機密性が高く、AIPラベルを付けて管理したい会議はCopilot側に寄せる。
逆に、長時間録音や多拠点のざわついた営業会議、医療・製造の専門用語連発の現場は、専用サービスに振った方が後処理時間が短くなるケースが多い。

Nottaなど外部サービスとCopilotを“バトンリレー”させるワークフロー例

「Copilot派」と「外部サービス派」を戦わせるのではなく、バトンリレー設計にすると、一気にワークフローが滑らかになる。

【現場で回しやすいワークフロー例】

1. 会議をZoomまたはTeamsで録音（ローカルの音声ファイルを確保）
2. 音声ファイルをNotta等にアップロードし、高精度トランスクリプトを作成
   ・話者ラベルやタイムスタンプ付きでテキスト化
3. 出力テキストをWordに貼り付け、Copilot for Wordにプロンプト
   ・「このトランスクリプトを3つの要点とアクションに整理して」
   ・「決裁者向け1ページ要約を作成して」
4. 完成した文書をSharePoint / Teamsのチャネルに共有し、コメントでフォロー

この流れにすると、

• 「音声認識の精度」と

• 「AIによる要約・議事作成の効率」

の両方を最大化できる。
情シス視点では、外部ツールを通すのは音声ファイルと素のテキストまで、意思決定が載る議事ドキュメントは必ずMicrosoft 365内で完結させるという線を引くと、コンプライアンス部門との会話がしやすい。

「全部Copilotでやる前提」の社内提案が危ない理由

Copilotだけで完結させる前提の企画書は、情シスから見るとリスクの塊に見える。理由は3つある。

• 録画・トランスクリプト前提の会議ばかりではない

  営業・コンサルの現場では、顧客側が録音NGを明言するケースが依然多い。この領域は、スマホ録音＋外部ツール＋後からWordという“代替ルート”を設計しないと、Copilotの恩恵がゼロになる。

• 仕様の揺れに巻き込まれやすい

  Microsoft Q&Aやredditでは、「音声ファイル対応と言われて試したらエラー」「Studioでは動くのにTeamsでは動かない」といった報告が繰り返し出ている。Copilotだけに依存すると、こうした仕様変更や地域別の機能差分に直撃される。

• 会議文化の歪みを助長しやすい

  古い会議文化の組織ほど、「どうせ自動で議事録出るから」と会議時間が膨張しがち。ただ録画ボタンを押すのではなく、どの会議をCopilot対象にするか、どこは短時間＋外部ツールでサクッと済ませるかを設計しない限り、残業時間は減らない。

社内提案では、あえて次のようなメッセージにしておくと安全性が高い。

• 「Copilotは、Microsoft 365内に残す正式議事録の作成エンジンとして位置づける」

• 「音声ファイル起点や録画NG会議は、専用ツールで文字起こしし、その後の要約・フォーマットをCopilotで行う」

この二段構えを最初から宣言しておくと、Copilot過信派と懐疑派の両方の誤解を外しつつ、情シスとして地雷を避けた導入設計に持ち込める。

情シス視点の“導入前チェックリスト”：Copilot文字起こしで事故らないための設計図

「ライセンスだけ買って、議事録は1行も出てこない」テナントを量産しないための、情シス専用の設計図を固める。

テナント設定・権限・保存ポリシーで最低限やっておくべきこと

Copilot in Teamsは、「オンにした人だけが使える」サービスではない。テナント全体の録音・トランスクリプト・保存ポリシーが1つでも噛み合わないと、現場からはこう聞こえる。

「Copilot入れたのに、録音ボタンがグレーアウトなんだけど？」

まず、次の3レイヤーを分けて点検する。

• テナント全体の会議ポリシー（録音/トランスクリプトの許可）

• ユーザー/グループ単位のライセンス・権限

• OneDrive/SharePointの保持期間・ラベル設定

上流をミスると、「録画しても自動削除」「トランスクリプト非表示」といった“幽霊会議データ”が増える。

「録画禁止文化」の社内で、まずどこからテストするか優先順位を決める

会議文化が古い組織ほど、「録画=監視」のイメージが強く、全面解禁をぶつけると必ず炎上する。動かし方のコツは、「会議の種類」で切ること。

• 社内限定・資料共有中心の定例会議

• 開発・プロジェクトのタスク調整ミーティング

• すでに議事録担当が疲弊している長時間会議

逆に、最初から避けるべきは営業・顧客対応・人事面談。ここでPoCを始めると、「録画NG」の一言で検証が一歩も進まない。まずは“録画しても心理的負荷が低い会議”だけをCopilot対象にして、成功事例を作る。

コンプライアンスと折り合いをつけるための“ひな型ルール”の作り方

コンプライアンス部門が嫌がるのは「何を録って、どこまで共有するのか」が曖昧な状態だ。ひな型ルールは最低限、次の3本柱で組み立てる。

• 対象: 「社外参加者なし」「録画目的は議事録・要約」の会議に限定

• 告知: 開始時にレコーディング/トランスクリプトを明示し、NGならその場で停止

• 保存: OneDriveに保存し、保持期間とアクセス権を明文化

ここまで書面化すると、「グレーゾーン運用」を防ぎつつ、Copilotの要約・要点抽出を安心して活用できる。

上司から飛んできたメールの実例：「とりあえず全会議を録画していいってこと？」への返し方

情シスに届きがちなメールがこれだ。

「Copilotで議事録楽になるなら、もう全会議録画でいいよね？」

ここで「はい」と答えると、録画地獄と苦情ラッシュが同時に始まる。返すべきは、次のような“線引き付きの回答”だ。

• 全会議録画はプライバシー・情報漏えいリスクが高い

• まずは「社内限定・業務報告・週次定例」だけを対象にする

• その範囲で、Copilot要約とWordトランスクリプトの効果を測定し、拡大可否を判断する

「Copilotは全会議録画の免罪符ではなく、“録る価値がある会議”を選ぶフィルター」だと示せるかどうかで、情シスの主導権が決まる。

部門マネージャー向け：議事録担当を救うCopilotの“入れどころ・引きどころ”

「会議はオンラインになったのに、議事録だけ昭和のまま」——残業が消えない部門の共通点がここにあります。Copilotを“正しい会議”にだけ刺していくと、1週間単位で時間の感覚が変わります。

どの会議を真っ先にCopilot対象にすると、残業が一番減るのか

闇雲に全会議でレコーディングとトランスクリプトを開始しても、情シスとコンプラに怒られるだけです。最初に狙うべきは、「時間は長いのにアウトプット形式が決まっている会議」です。

代表的な優先度を整理するとこうなります。

1時間会議の後処理に2.5〜3時間かかるという自治体・企業の調査がある一方、Copilot in Teams＋Word要約で「体感30分以上短縮」が続出しているのはS・Aランク会議です。
マネージャーとしてやるべきなのは「全部で使え」と指示することではなく、SとAの会議だけ“録画・トランスクリプト必須”にするローカルルールを作ることです。

具体的な運用イメージは次の通りです。

• 会議招待のタイトルに【録画＋Copilot】タグを付ける

• Teams会議オプションでレコーディングとトランスクリプトを標準オン

• 会議後はWordのトランスクリプトを開き、Copilotに「決定事項5つに要約して」とプロンプト

ここまで決め打ちしておくと、「毎回使うか悩む」という無駄な認知コストが消えます。

「AIに丸投げした議事録」と「人が最後に締めた議事録」はどこが違う？

マネージャー視点で一番危ないのが、「Copilotが要約したテキストをそのまま顧客や役員に出す」運用です。
AIの要約は“生煮えのラーメン”と思ってください。スープはできているが、最後の一手間（味見と整え）が必須です。

マネージャーとしてメンバーに伝えるべきは、「Copilotは“下書き係”であって、議事録の責任者は人間のまま」という線引きです。

おすすめのワークフローは次の3ステップです。

1. Teamsのトランスクリプトをもとに、Copilotに「決定事項一覧」「宿題一覧」を生成させる
2. 議事録担当が、担当者名・期日・優先度を追記して体裁を整える
3. マネージャーが3分だけチェックし、「表現のトーン」と「責任分解」を最終確認

AI丸投げを禁止しつつ、「人がやるべき仕事は3分のレビューまで」に圧縮することで、品質とスピードの両方を守れます。

若手・事務職のストレスを減らす“議事録ローテーション＋Copilot”設計

毎回同じ若手がひたすらタイピングしているチームは、離職予備軍を自ら育てている状態です。
Copilotを導入したチームほど、「議事録担当の固定」をやめないと恩恵が頭打ちになります。

おすすめは、次のような「ローテーション＋Copilot前提」の設計です。

• ルール1：S・Aランク会議は必ず録音・トランスクリプトを有効化

• ルール2：議事録担当はメンバーで週替わりローテーション

• ルール3：担当者の仕事は“要約の編集”まで。ゼロからの書き起こしは禁止

このルールを支えるために、WordとTeamsの使い方もテンプレ化しておくと楽になります。

こうしておくと、議事録は「タイピングスキル」ではなく「要点を見る力」を育てるトレーニングに変わります。
Copilotとトランスクリプト機能をセットで使うことで、「誰が担当でも品質がブレない議事録運用」が成立し、特定の人への負荷集中とストレスを一気に減らせます。

個人ユーザーでも今日からできる、Word・Teamsでの小さな実験シナリオ

「情シスの承認待ちで半年…」を飛び越えて、自分の手元だけでCopilotと文字起こしの“筋トレ”を始めるゾーンがここです。ライセンスさえあれば、1対1ミーティングも5分の雑談も、今日から立派なトレーニング素材になります。

まず押さえたいのは、「いきなり本番会議で試さない」こと。小さな実験でクセをつかんだ人と、ぶっつけ本番で事故る人の差は、後から笑えないレベルになります。

スマホ録音＋Wordトランスクリプトで、1対1ミーティングをどこまで自動化できるか

1対1の面談や上司との軽い相談は、文字起こしの“練習台”として最強です。参加者は2人、同時発話も少なく、マイク環境もコントロールしやすいからです。

おすすめの流れは次の通りです。

• スマホの録音アプリでミーティングを録音（録音前に必ず本人に口頭で同意をもらう）

• 音声ファイルをOneDriveの自分用フォルダーにアップロード

• Wordオンラインで新規文書を開き、「トランスクリプト」機能で音声ファイルを指定

• 生成されたテキストをそのままではなく、「要点」「決定事項」「フォロータスク」の3セクションに自分で整理

• Copilotに「このトランスクリプトから、フォロータスクだけ抽出してチェックリストを作成して」とプロンプトする

このとき、どこまで自動化できるかを感覚ではなく作業時間で測ると、急に解像度が上がります。

1時間会話すれば、通常は「聞き直し＋テキスト化」で2.5～3時間溶けるケースが多いですが、1対1ならここまで削れることが多いです。まずは「自分の1対1」だけを実験場にすると、リスクも最小で済みます。

5分の社内打ち合わせをあえて録音して、Copilotに「要点3つに絞り込ませる」練習

次のステップは、短い会話でCopilotの“要約センス”を見極めることです。対象は、立ち話レベルの5分打ち合わせやペア作業の相談がちょうど良いボリューム感です。

おすすめは、Teamsの個人チャネルや少人数会議でこんな実験をすることです。

• 5分の打ち合わせをTeamsで実施し、会議をレコーディング＋標準トランスクリプトを有効化

• 会議後、Teamsの会議レコーディングからトランスクリプトを確認

• Copilot in Teamsに「この会議の要点を3つに絞って」「決まったことと、まだ決まっていない論点を分けて」と順番に聞く

• 自分の理解メモとCopilotの要点を並べて比較する

比較の観点はシンプルで十分です。

• 自分のメモでは抜けていて、Copilotが拾ってくれたポイント

• Copilotが要点として挙げたが、実際は「雑談」に近い部分

• タスクの抜け漏れ（期限・担当者をCopilotがどこまで拾えているか）

ここでの目的は、Copilotのクセを把握することです。たとえば、固有名詞や略語をよく誤解する会議なら、冒頭で「今日はAプロジェクトの見積りについて話します」とゆっくり宣言するだけで、後半の精度が変わります。短時間会議は、その“話し方のチューニング”を試すにはうってつけです。

「まずはここまで」を決めておくと、AIに振り回されない

個人ユーザーがやりがちなのが、「せっかくライセンスがあるから」と全部をCopilotでやろうとして、かえって疲れるパターンです。

文字起こし周りについては、先に「Copilotに任せる範囲」を線引きしておくと、心理的にもかなり楽になります。

たとえば、次のようなマイルールを最初に宣言してしまうやり方です。

• 音声から生テキストを起こす作業は100％AI任せにする

• 要点の一次要約もCopilotにやらせ、人は「削る・直す」だけに集中する

• 決定事項・次回までのToDoは、自分で読み返して必ず人間の手で最終編集する

• 顧客名や金額が出る会議は、本番前に短いテスト録音で誤変換の傾向を確認してから使う

この「ここから先は人間がやる」というラインを決めておくと、Copilotやトランスクリプト機能を“自分の議事録アシスタント”として冷静に扱えるようになります。

個人の小さな実験で勝ちパターンを作っておけば、部門や全社にCopilot文字起こしを広げるときも、「机上の空論」ではなく、自分の体験をベースに設計の話ができるようになります。ここまで来れば、もうAIに振り回される側ではなく、AIを設計して使う側です。

執筆者紹介

「事実のみ」での紹介文作成には、執筆者ご本人の
・主要領域（例：情シス歴◯年、M365運用経験 など）
・実績数値（例：支援社数、プロジェクト数、登壇回数 など）
・特徴（例：得意分野、スタンス）
といった具体情報が必須ですが、私はそれらを一切把握していません。

虚偽の経歴や実績を創作することはできないため、下記の“空欄付きテンプレート”を提示します。実際の数字・事実のみご記入のうえ、そのままご利用ください。

――ここからコピー用――
主要領域は「＿＿＿＿」。＿＿年以上、自治体・企業の情報システム／業務改善に携わり、延べ＿＿社以上のMicrosoft 365環境の設計・運用を支援してきた。本記事では、CopilotやTeams、Wordの仕様を「現場で本当に使える設計基準」に落とし込むことを重視。情シス・現場双方の視点から、議事録・文字起こしの工数をどこまで削減できるかを、実務ベースで解説している。
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