テキストメールとは何か？HTMLとの違いとビジネスでの賢い使い分けがわかる完全ガイド

テキストメールとは何か、HTMLメールとは何が違うのかを曖昧にしたまま運用していると、気づかないうちに到達率と信頼を同時に落とします。BtoBのビジネスメールで「HTMLメールはマナー違反か」「ビジネスではテキスト形式で送るべきか」と迷い続けたり、iPhoneやOutlookで「HTML形式メールが見れない」「返信すると勝手にテキスト形式になる」といったトラブルを場当たりで処理しているなら、すでに見えない損失が積み上がっています。
このガイドでは、テキストメールとは何かを基礎から整理し、HTMLメールとの違いと使い分け方針を一度で決め切ることを目的にしています。メールテキスト形式とHTML形式、リッチテキスト形式、マルチパートメールの位置づけを押さえたうえで、BtoBとBtoC、メルマガと1対1の営業メール、通知メールなどシーン別に「どっちがいいか」を具体的に示します。さらに、セキュリティポリシーでHTMLメールが隔離される現場事情や、テキスト版がスカスカなマルチパート配信が招く事故例、iPhoneやOutlookで起こる閲覧トラブルの原因と対処の考え方まで、実務で判断に迷うポイントをすべて言語化しました。
読み終える頃には、形式選びで迷う時間がゼロになり、自社の読者と環境に最適化されたメール運用フローを自分で設計できるようになります。

テキストメールとは何か？いまさら聞けないメールテキスト形式の正体

「見た目の派手さゼロなのに、ビジネス現場ではいまだに主役級」──それがテキスト形式のメールです。
華やかなHTML形式があるのに、なぜ多くの企業や公的機関が文字だけの形式を手放さないのか。その背景を押さえると、形式選びの迷いが一気になくなります。

テキストメールとは文字だけで勝負するメール形式のこと

テキスト形式のメールは、文字コードと改行だけで構成された、最も素朴なメールの形です。
画像・色・太字・リンクボタンといった装飾は一切使えません。言い換えると「どんな環境でも崩れにくい、メール界の黒電話」のような存在です。

特徴を整理すると、次のようになります。

• 文字と改行だけで構成される

• どのメールソフト、どのスマホでもほぼ同じように読める

• セキュリティチェックやアーカイブ（証跡保管）との相性が良い

• 装飾ができない代わりに、文章の設計力がそのまま成果に直結する

私の視点で言いますと、BtoBの現場では「トラブルを起こさない安心形式」として、今も最初に検討されるのがこの形式です。

HTMLメールやリッチテキスト形式との違いをざっくり図解イメージで押さえる

テキスト・HTML・リッチテキストを、現場での扱われ方も含めて比較してみます。

ポイントは、リッチテキストは「ソフト依存の装飾」という点です。
Outlookで太字にしても、相手が別のメーラーだと崩れたりテキスト扱いになったりします。対してHTML形式は、Webページと同じ仕組みでレイアウトを制御しますが、その分セキュリティチェックが厳しくなりやすいです。

テキスト形式は、この2つと比べて「一番地味だが、一番読まれやすく、一番監査に耐えやすい」という立ち位置になっています。

テキスト形式のメール配信とは何を指しどこまでがテキストなのか

メルマガや一斉配信で「テキスト形式で配信」と書かれている場合、配信システムが純粋なプレーンテキストだけを送るモードを指します。

現場で誤解されやすいポイントを整理します。

• 顔文字や絵文字

  → マルチバイト文字として扱われ、多くの環境で表示されますが、古いガラケーや一部業務端末では文字化けのリスクがあります。

• URLリンク

  → テキスト形式でも「https://〜」と書けば、多くのメーラーが自動でリンクとして認識します。ただし、行の途中で改行するとリンクが途中で切れてクリックできないケースが起きます。

• インデントや箇条書き

  → 半角スペースや「・」「-」を組み合わせてレイアウトします。スマホとPCで幅が違うため、1行の文字数設計を決めておかないと、スマホ側で読みにくくなります。

BtoBの配信現場でよくあるのが、マルチパート配信でHTML版に全力投球し、テキスト版は「こちらをご覧ください」の1行だけというケースです。セキュリティポリシーでHTMLが遮断されている企業では、その1行しか届かず、「日時も場所も分からないセミナー案内」になってしまいます。

テキスト形式のメール配信を選ぶとき、またはマルチパートのテキスト版を作るときは、次の3点を最低ラインと考えておくと安全です。

• 件名と同じレベルで内容が一目で分かるリード文

• 日時・場所・申込方法などの要点を1画面で読める長さにまとめる

• URLは行頭か行末に置き、途中改行で切らさない

ここまで押さえると、ビジネスメールでもメルマガでも、「装飾なしでもきちんと伝わるメール」の土台が整います。次章以降では、この土台とHTML形式をどう組み合わせるかを、用途別に深掘りしていきます。

HTMLメールとテキストメールの違いを徹底比較 見た目だけではない本当の差

「どっちで送るか」で迷うとき、多くの人は見た目だけを比べますが、現場で効いてくるのは計測と到達性と社内ルールです。ここを押さえるだけで、形式選びのストレスが一気に減ります。

表現力開封計測到達性で見るテキストメールの強みと弱み

テキストは地味に見えて、メールマーケティングではまだまだ主力級です。

• 強み

  • 文字だけなので表示が速く、スマホでも崩れにくい
  • 迷惑メール判定を受けにくく、到達率が安定しやすい
  • 一部の企業ゲートウェイでもブロックされにくい

• 弱み

  • 画像やボタンが使えず、訴求デザインに制約が大きい
  • 開封計測は件名テストとクリック計測が中心になりがち
  • 世界観やブランドイメージは伝えにくい

現場で成果が出やすいパターンは、「BtoBのメルマガはテキストメインで、リンク先LPで世界観を魅せる」運用です。メール本文は用件とベネフィットを一画面で言い切ることに集中した方が、むしろクリック率が安定します。

セキュリティ迷惑メール判定マナーの観点で見直すHTMLメール

HTMLはリッチで便利ですが、セキュリティの壁を意識しないと届いたのに読まれない状態を生みます。

業界人の視点で言いますと、BtoB企業では社内アーカイブや監査の都合でテキスト強制にしているケースが少なくありません。この場合、こちらがHTMLで送っても、相手環境で自動変換され、レイアウトが崩れた「謎の改行だらけメール」になってしまいます。

さらに、Outlookなど一部環境では、返信時だけ自動的にテキストへ落とす設定を入れている企業もあります。担当者本人はリッチなテンプレートを使っているつもりでも、実際はプレーンテキストとして届いている、というギャップが起きやすいポイントです。

HTML形式メール見れないテキスト形式でしか受信できない環境が生まれる理由

「スマホでレイアウトが崩れて読めない」「Outlookで文字だけになる」といった相談の裏には、3つの事情がからんでいます。

• セキュリティポリシー

  • 画像付きメールを自動で隔離
  • 外部コンテンツの自動読み込みを遮断

• 古い基盤や互換モード

  • 古いOutlookや独自カスタマイズ環境でHTML解釈が不完全
  • 一部タグやCSSが無視され、企画通りに表示されない

• スマホ側の省データ設定

  • iPhoneやAndroidで画像自動読み込みオフ
  • モバイル回線時のみ簡易表示、結果的にテキストに近い見え方になる

テキスト形式でしか受信できない読者も一定割合で存在するため、HTML配信を前提にする場合はマルチパートで必ずテキスト版を作り込み、日時やURLなど要点を1画面で完結させることが、安全運用の最低ラインになります。ここを手を抜くと、「セミナー案内が届いているのに、日程がどこにも書いていない」というクレームパターンが発生しやすくなります。

Htmlメールとテキストメールはどっちがいい？用途別に最適解が変わる理由

華やかなデザインで攻めるか、素朴な文章で刺しにいくか。形式選びを間違えると、せっかくのメールが「見られないまま倉庫行き」になります。ここでは、BtoBとBtoCの現場で実際に起きている事情を踏まえて、迷いを一気に解消していきます。

BtoBとBtoCそれぞれの業界で主流のメール形式が違う背景

同じメールでも、BtoBとBtoCでは「常識」がまったく違います。

BtoBでテキストが根強いのは、単に「派手だと失礼だから」だけではありません。

• HTML付きメールは社内ゲートウェイで添付扱いになり、隔離ボックス行き

• 監査や訴訟対応に備え、プレーンテキストのみを保存対象にしている

• 古い基幹システム連携の都合で、HTMLのログを扱いきれない

こうした社内基盤の事情から、「社外は基本テキスト形式」と決めている企業が少なくありません。一方で、BtoCではWebサイトや広告の延長としてメールを捉え、画像やボタンを前提にしたデザインメールが成果を出しやすい土俵になっています。

メールテキスト形式とHTML形式はビジネスメールではどう使い分けるべきか

ビジネスの場面ごとに、形式をざっくり仕分けすると次のようになります。

私の視点で言いますと、特にBtoBメルマガでは「マルチパートだが、テキスト版が本体」という設計が事故を減らします。現場でよくある失敗は、HTML版をリッチに作り込んで満足し、テキスト版はコピペ1行だけにしてしまうケースです。その結果、HTMLを遮断している企業には日程もURLも届かず、問い合わせが殺到するパターンが発生します。

避けるためには、テキスト版に最低限この3点を必ず1画面に収めて書くと安全です。

• 何の案内か(例:〇月〇日セミナーのご案内)

• いつ・どこで・どう参加するか

• 申し込み・詳細のURL

HTMLのデザインはあくまで「読みやすくするオプション」と考え、テキストだけ読んでも意味が通じる構成にしておくと、BtoBでも安心して配信できます。

メールテキスト形式マナーと現場感とのズレを埋めるリアルな判断軸

マナー本では「ビジネスメールはテキスト形式が基本」と書かれる一方で、マーケティング部門は「HTMLでクリック測定したい」と求めます。このズレで板挟みになっている担当者は非常に多いです。

その溝を埋めるには、次の3つの軸で判断するとブレにくくなります。

1. 相手の環境優先か、効果測定優先か

   • 取引先のITリテラシーやセキュリティレベルが読めない初回接触はテキストで安全運転
   • すでにHTMLメルマガに同意を得ている読者には、開封・クリックを測定できるHTMLで攻める

2. 「文書」か「広告」か

   • 見積もり、契約条件、トラブル対応は完全に文書扱いなのでテキスト
   • キャンペーン告知や新機能紹介は広告寄りなのでHTMLやマルチパートが有利

3. 社内ポリシーとグレーゾーンの線引き

   • 社内規程で「業務メールはテキスト形式」と明記されている場合は、それを踏まえたうえで、メルマガだけは専用配信システムからHTML配信するという住み分けが現実解になりやすいです。

判断の目安をリストにまとめると、次のようになります。

• 相手との関係が浅いほどテキスト寄りにする

• 読まれなければ意味がない通知系はテキストでシンプルに

• 効果検証したい施策メールはマルチパートでテストしながら最適化

• テキスト版だけで意味が通じるかを常にチェックする

形式選びは「どっちが正しいか」ではなく「誰に、何を、どんな環境で届けるか」を設計する作業です。この視点で見直すと、テキストとHTMLを対立させるのではなく、補い合う武器として使い分けられるようになります。

メルマガ担当のためのテキストメールの作り方 読まれる文章とレイアウトのコツ

メルマガの成果が伸びないとき、件名やデザインより先に見直すべきなのが「テキストの設計」です。文字だけのメールでも、設計次第でクリック率は平気で倍変わります。ここでは、現場で成果が出ている作り方だけをぎゅっと絞ってお伝えします。

テキストメール装飾の落とし穴と最小限で効くレイアウト件名前文改行リンク

プレーンテキストは「装飾できない」のではなく、「装飾しすぎると読まれない」と考えた方がしっくりきます。特にNGになりやすいのは次のようなパターンです。

• 記号だらけの件名（【★★超お得★★】など）

• ＃や★を多用した見出し

• URLを何本も連続して並べる

• 顔文字や機種依存文字の乱用

スパム判定リスクが上がるうえ、BtoBでは「軽い会社」に見られやすくなります。私の視点で言いますと、装飾は「ここぞの一段」に1種類だけが基本です。

テキストレイアウトは次の型をベースにすると安定します。

• 件名

  読者の状況＋メリット＋具体キーワード
  例：営業向けWebセミナーで「明日の提案資料が30分で仕上がるコツ」紹介

• 前文（2〜3行）

  「誰に」「なぜ届いたか」「読むと何が得か」を一気に書く

• 本文

  1テーマ1ブロックで、ブロックの頭に短い見出し行

• リンク

  1メール1〜2個までに絞り、「行動理由＋リンク」のペアで書く

装飾に迷ったら、記号は「・」「■」「▶」のどれか1種類だけにすると、視認性とビジネス感のバランスが取りやすくなります。

スマホとPCで崩れないテキストメールの改行ルールと1行の文字数設計

メールマーケティングで意外と差がつくのが「改行の設計」です。スマホ中心の読者が多いのにPCで70〜80文字の1行を作ってしまうと、スマホ画面では折り返しがバラバラになり、読み疲れを起こします。

おすすめは次の目安です。

• 1行の文字数目安

  • BtoB中心：全角32〜35文字
  • BtoCスマホ中心：全角25〜30文字

• 段落設計

  • 3〜4行ごとに1行空けてブロックを区切る
  • 箇条書きは1項目1行に収める

改行のコツを整理すると、次のようになります。

特にメルマガでは、リンク直前の1行だけは必ず単独で表示されるように改行しておくと、スマホでも「ここが押す場所だ」と直感的に伝わります。

テキストメールとHTMLメールの違いを踏まえたCTAの置き方

HTML形式ではボタン画像や色でCTAを目立たせられますが、プレーンテキストでは「言葉の置き方」と「位置」で勝負することになります。ここで多いミスが、本文の途中にURLをぽんと差し込むだけのパターンです。

テキストで行動を促したいときは、次の3ステップで組み立てると反応が安定します。

1. 読者の不安や悩みを1行で代弁
   例：新規リードへの初回メールの内容に、毎回悩んでいませんか。

2. メールを読むメリットを具体化
   例：このテンプレートを使うと、5分で失礼のない営業メールが作成できます。

3. 行動＋期限をセットにしたCTA
   例：テンプレートを確認する方はこちらから（本日23時までダウンロード可能）
   https://xxxxx

HTML形式では「上部にボタン、下部にテキストリンク」と重ねて設計しますが、テキストでは同じURLを2回出すのではなく、「1回だが、その前の数行を丁寧に作り込む」方が開封後の離脱が少ないという傾向があります。

CTAの置き場所は、基本的に次の2か所で十分です。

• スクロール1画面目の終わり

  → すでに興味がある読者向けのショートカット

• 本文の要点を読み終えた直後

  → 内容に納得した読者を逃さない本命のCTA

テキストでもHTMLでも共通するのは、「行動する理由」と「今押す理由」をセットで書くことです。文字だけのメルマガは、この2つをどれだけ言語化できるかが勝負所になります。

マルチパートメールとは何か？HTMLメール時代のテキスト形式の賢い活かし方

「華やかなHTMLデザインも捨てがたい。でも到達率とマナーも守りたい。」そんなワガママを叶えるのがマルチパート配信です。

マルチパート配信とはHTMLとテキスト形式を同時に届ける保険のような仕組み

マルチパートメールは、1通の送信の中に「HTMLパート」と「プレーンテキストパート」をセットで入れる仕組みです。受信側のメールクライアントが、環境に合わせてどちらか片方を自動で表示します。

ざっくり言うと、次のような「保険付き」の配信です。

メールマーケティングの現場では、BtoCは主にHTMLで見せつつ、BtoBやセキュリティの厳しい企業にはテキストで逃がすための標準的な配信形式になっています。

マルチパートメールでよくある失敗テキスト版がスカスカ問題とその防ぎ方

現場で本当に多いのが、「テキスト版がほぼ空っぽ」という事故です。次のような作り方をしているケースが典型です。

• HTMLでLPのような長文を作る

• テキストパートは「詳細は以下のURLをご覧ください」だけ

• 日時や締切、料金など肝心な情報が一切書かれていない

この状態だと、HTMLがブロックされる環境では何も伝わらないメールになります。セミナー案内や重要なお知らせでこれをやると、「日程が分からない」「場所が分からない」という問い合わせが一気に増えます。

防ぎ方のポイントはシンプルです。

• テキストパートだけ読んでも、要点が1画面で完結するようにする

• 少なくとも「誰に・何の案内か・いつ・どこで・いくら・申込期限・申込リンク」をテキストで書く

• 箇条書きで構わないので、数字情報は必ずテキスト側にも入れる

私の視点で言いますと、「テキストパートはダイジェスト版のチラシ」と捉えると破綻しにくくなります。デザインは削っても、判断に必要な情報だけは絶対に削らないスタンスが重要です。

HTMLメール時代遅れ論に振り回されないマルチパート前提の設計思考

「ビジネスではテキストだけにすべき」「HTMLは時代遅れ」など極端な議論が出がちですが、多くの案件を見ていると、本質は形式そのものではなく設計の順番にあります。

• まず「誰に送るか」

• 次に「どんな環境で受信しているか」

• そのうえで「HTMLで強く訴求したいか」「テキストで確実に届けたいか」

この順番で考えると、次のような設計が自然と見えてきます。

ポイントは、「どちらかを選ぶ」ではなく「マルチパートを前提に両方設計する」発想に切り替えることです。配信システムやエディタに任せきりにせず、テキストパートを戦略的に作り込むことで、到達率とマーケティング効果の両方を安定させやすくなります。

iPhoneやOutlookで起きるHTML形式メール見れない問題の原因と対処の考え方

HTMLのメールが「ぐちゃぐちゃに崩れる」「真っ白で何も出ない」。実務では、この一歩手前で手を打てるかどうかが、機会損失を減らせるかの分かれ目になります。

テキストメールとはiPhoneユーザーにとってどう見えるのかSMSとの違いも含めて整理

iPhoneユーザー視点で整理すると、まず入り口が3つあります。

• キャリアメール（docomo / au / SoftBankなど）

• GmailやiCloudなどのメールアプリ

• SMS・メッセージアプリ

同じ「文字だけのメール」でも、受け手の感覚はかなり違います。

iPhoneでテキスト形式のメールを読むとき、改行と1行の文字数が乱れていると、一瞬で「読みにくいからあとで」に飛ばされることが多いです。現場でよく見るのは、PCで70文字折り返しにしたつもりが、スマホだと中途半端な位置で折れてしまうパターンです。

スマホ中心の読者に配信する場合は、次のようなルールを置いておくと致命傷を防ぎやすくなります。

• 1行は全角25〜30文字程度を目安にする

• 箇条書きやURL前後は必ず1行空けて、タップしやすくする

• 前文の1〜2行で「誰から・何の用件か」を完結に書く

メルマガ担当者から相談を受ける際も、iPhoneで一度自分の配信を読んでからレイアウトを決めるだけで、クリック率が目に見えて変わるケースが多いです。

Outlookで返信がテキスト形式になってしまう現象と組織ポリシーの関係

Outlookで「自分はHTMLで送ったはずなのに、相手にはテキストだけで届いている」という相談は、BtoBの現場ではかなり頻度が高いです。これは個人の設定ミスよりも、組織全体のポリシーが原因になっていることが少なくありません。

代表的なパターンは次の通りです。

• 情報システム部門が「返信メールは自動でテキスト形式に変換する」ポリシーを配布している

• ウイルス対策やアーカイブシステムが、HTMLのままでは検査しづらい設計になっている

• 取引先への外部メールだけ、画像ブロックやテキスト強制がかかっている

このタイプの問題は、ユーザー側でボタン1つでは変えられないことが多く、「なぜか返信だけ質素になる」状態が長年放置されがちです。情報システム部門に確認する際は、単に「HTMLを許可してください」と言うよりも、

• ログ保全やセキュリティ要件を満たした上で

• どの範囲ならHTMLを使ってよいか

• 重要案内だけはマルチパート配信を前提にしてよいか

といった、落としどころの選択肢を持ち込むと前に進みやすくなります。メール運用に関わっている私の視点で言いますと、ここを握らずに「見た目だけ華やかにしたHTMLテンプレート」を導入すると、到達率がじわじわ落ちる危険ゾーンに入りやすい印象があります。

HTMLメールを見る方法やテキスト形式へ変更する時に気をつけたいポイント

スマホやOutlookで「表示がおかしい」と感じたときに、送る側と受け取る側の両方で取れる対処を整理しておきます。

送る側が意識したいポイントは次の3つです。

• マルチパート配信を基本にする

  HTMLとテキストの両方を同時に送り、受信環境に合わせて自動で最適表示させることで、「真っ白で何も読めない」事故をほぼ防げます。

• テキスト版を手抜きにしない

  セミナー案内や重要なお知らせをHTMLだけで作り込み、テキスト側は1行の定型文だけという運用は、BtoBでは特に危険です。セキュリティでHTMLが隔離された場合、日程やURLが一切伝わらず、問い合わせやキャンセルが一斉に発生するパターンがよくあります。最低限、日時・場所・申込リンクはテキスト側にもフルで書くルールが必要です。

• 画像だけで訴求しない

  「画像1枚＋ボタン画像だけ」のメールは、画像ブロックがかかった瞬間に白紙になります。テキストでの補足キャプションと、テキストリンクを必ず併記しておくと、OutlookやiPhoneの厳しめの設定でも要点は伝わります。

受け取る側の環境調整としては、iPhoneではメールアプリの設定から画像の自動読込やHTML表示の設定を確認し、Outlookでは受信メールの表示形式や信頼済み送信者の設定を見直すことで、「毎回崩れる」状態からは抜け出しやすくなります。

配信システムのレポートだけでは見えないのが、相手側の画面でどう見えているかという現場のリアルです。BtoBマーケティングでも営業メールでも、月に一度は実際のiPhoneやOutlookでテスト受信し、「テキスト版でも意味が通るか」を目で確認することが、事故を防ぎながら成果を安定させる近道になります。

現場で本当に起きているテキストメールとHTMLメールの事故例とその回避策

「どの形式で送るか」を甘く見ると、メールは届いていても“情報が届いていない”状態になります。ここでは、現場で繰り返されている典型的な事故パターンと、二度と同じミスをしないための設計視点を整理します。

セミナー案内や重要通知をHTML任せにしてしまい情報が届かなかったケース

セミナー案内や障害報告を、華やかなHTMLだけで作成するパターンは今も多いです。問題は、テキスト版を「詳細はバナーからご確認ください。」の一文だけで済ませてしまうケースです。

実際の現場では、以下のような流れで事故になります。

• 受信側企業のセキュリティ設定で画像付きHTMLが自動隔離

• 担当者の受信トレイにはテキスト版だけが届く

• しかしテキスト版には、日付・会場・障害内容が一切書かれていない

結果として、受信者からは次のような問い合わせが殺到します。

• 「セミナーの日時がどこにも書かれていない」

• 「障害の影響範囲が分からないので社内に共有できない」

私の視点で言いますと、これは技術の問題ではなく設計ルールの欠如です。避けるためには、マルチパート配信を行う場合に次のルールを徹底します。

• テキスト版だけ読んでも、要点が1画面で完結すること

• 少なくとも「日時・場所（URL）・対象・問い合わせ先」はテキスト側に明記すること

• 画像に埋め込んだ文字情報は、必ずテキストでも重ね書きすること

ポイントは、テキスト版を「おまけ」ではなくもう1つの本体として扱うことです。

ビジネスメールをHTMLで送り先方のセキュリティに引っかかったケース

初回アプローチの営業メールや見積書送付を、WebページのようなHTMLで作り込む企業もあります。ところがBtoBの現場では、HTMLがそのままセキュリティアラートのトリガーになる環境が少なくありません。

よくある状況を整理すると、次のようになります。

BtoBでは、社内アーカイブやコンプライアンスの都合で「プレーンテキストのみ保存」というルールが残っている企業もあります。この場合、送信側がHTMLでどれだけ凝ったレイアウトを組んでも、相手の記録上は味気ないテキストだけが残ります。

事故を防ぐための現実的な指針は次の通りです。

• 初回接点や重要通知は、原則テキスト形式に寄せる

• HTMLを使う場合も、装飾より「読めるテキスト量」を優先する

• 開封測定やクリック計測より、相手企業のセキュリティポリシーを優先する

派手さよりも、「稟議に添付されても恥ずかしくない読みやすさ」を基準にすると判断を誤りません。

形式選びより誰に何をどう届けるかが先という逆転発想

事故例を並べると、共通する原因が1つ見えてきます。
それは、形式から考え始めてしまい、読者の環境と目的を後回しにしていることです。

本来の順番は次の通りです。

1. 誰に送るのか

   • BtoBかBtoCか
   • 個人のスマホ中心か、企業のPC中心か

2. 何を届けたいのか

   • 日程や障害内容など、絶対に伝わらないと困る情報か
   • メルマガのような読み物か

3. どう届く可能性が高いか

   • セキュリティでHTMLが削られても成立するか
   • スマホの小さな画面でも要点が一目で分かるか

この順番で考えれば、「今回はテキスト主体で、必要最低限のHTMLに抑えよう」「このメルマガはマルチパートでテキスト版もしっかり作ろう」といった判断が自然に決まります。

形式はゴールではなく、届け方を調整するためのツールにすぎません。
どの形式が“正しいか”ではなく、「この読者とこの目的なら、どの組み合わせが事故を最も減らせるか」を基準にすることが、現場を守る一番堅実なやり方です。

形式選びで迷わなくなるチェックリスト テキスト形式とHTML形式の判断フロー

「どっちで送るか」で毎回止まってしまう時間を、一気に短縮するためのフローを用意しました。迷った瞬間に、この章だけ見返しても決め切れるレベルを目指しています。

読者の環境関係性目的から逆算する形式選択チェックリスト

まずは、送る側ではなく読む側の条件から逆算して判断します。

下の3軸をサクッと埋めてみてください。

• 環境: 受信側のメールクライアントやセキュリティ

• 関係性: 初回か継続か、BtoBかBtoCか

• 目的: 信頼構築か、コンバージョンか、通知か

そのうえで、判断フローを表にまとめます。

セキュリティが厳しい企業は、画像付きHTMLを自動的に隔離ボックス送りにしているケースがあります。営業メールやセミナー案内をそこで止めないために、BtoBでは「迷ったらまずプレーンテキスト」で考えると判断が速くなります。

メールテキスト形式とHTML形式のハイブリッド運用で成果を安定させる

成果を追いながら事故を避ける現実解は、ハイブリッド運用です。つまり、目的ごとに形式を固定しない運用です。

おすすめのパターンを整理します。

• 信頼重視の場面

  • 初回の営業メール、役員宛、契約関連 → テキスト

• 反応・数字重視の場面

  • BtoCメルマガ、キャンペーン案内 → HTML＋テキストのマルチパート

• 到達率最優先の場面

  • 障害連絡、緊急メンテナンス、パスワード通知 → テキスト一択

マルチパート配信でよくあるのが、「テキスト版は『このメールはHTMLでご覧ください』の一文だけ」という手抜きパターンです。業界人の目線で言いますと、これが一番クレームを生みます。HTMLが遮断された瞬間、受信者には何も伝わりません。テキスト版にも以下だけは必ず載せてください。

• 要点（日時・場所・金額・期限）

• 1つ目の行動ボタンに対応するURL

• 問い合わせ先

この3点があれば、HTMLが潰れても最低限の成果は守れます。

小さなテストと記録で自社に合ったテキストメールの最適解を作る

形式選びに「正解」はなく、自社環境での勝ちパターンを作った担当者が強くなります。そこで、テスト設計をミニマムに回すコツを押さえておきましょう。

• 1回で試すのは「1要素だけ」に絞る

  • 例: テキスト版を今より100文字だけ厚くする

• 開封率だけでなく、返信率・クリック率・問い合わせ件数も一緒に見る

• セキュリティが厳しい業界（金融・公共など）宛ての結果は別枠でメモする

テストの記録フォーマットを、担当者用の「簡易台帳」として1枚決めておくとブレません。

テキスト版を丁寧に書いた途端、「今まで届いていなかった先から急に返信が来た」という話は珍しくありません。形式はゴールではなく、誰に何をどう届けるかを支える設計です。チェックリストと小さなテストを回し続けることで、迷い時間を減らしながら、成果が出るメール運用に近づいていきます。

著者が大切にしているメール形式設計の考え方と今後のアップデート方針

なぜテキストメールとは何かをここまで細かく分解しているのか

多くの担当者は「形式の好み」で悩んでいるように見えて、実は
到達性・マナー・社内ポリシー・マーケ効果を同時に満たしたいだけです。
そこを雑に扱うと、同じ文章でも「届かない・読まれない・怒られる」が一気に起きます。

私の視点で言いますと、形式を理解しないまま配信システムやテンプレートだけを入れ替えても、
トラブルの再発防止にはなりません。そこであえて、

• プレーンテキストとHTMLとマルチパートの役割

• セキュリティポリシーが形式に与える影響

• iPhoneやOutlookが作る“見えない落とし穴”

といった地味な部分を、業務フローに紐づけて細かく分解しています。
派手なデザインより、「必ず届いて、誤解されない」設計図のほうが、現場では価値が高いからです。

現場で集まる相談テーマとそれを記事内容へ反映していくプロセス

日々寄せられる相談は、形式そのものより「困りごとベース」が中心です。代表的なものを整理すると次のようになります。

これらの相談をそのまま「Q&A」にせず、次のステップで記事へ反映しています。

1. 相談の表層ではなく、組織ルールやツール構成まで掘り下げて聞く
2. 共通するパターンを抽出し、「チェックリスト」や「判断フロー」に翻訳する
3. セミナー案内や重要通知で実際に起きた失敗パターンを、個社が特定されない形で一般化する
4. 形式の選び方だけでなく、テキスト版に必ず書くべき“要点セット”として整理する

このプロセスを繰り返すことで、「形式の豆知識」ではなく、
読者がそのまま社内ルールに落とし込めるレベルのノウハウに育てています。

読者の疑問や失敗事例をもとに今後加えていきたいテーマ

現時点では、形式選択と基本トラブルシューティングを中心に整理していますが、今後は次のようなテーマを追記していく予定です。

• 業界別の“暗黙ルール”整理

  金融・製造・IT・自治体など、業界ごとにHTMLへの厳しさやアーカイブ要件が違います。
  どのレベルまで装飾してよいのか、どこからがリスクなのかをパターン化していきます。

• テキスト版の「最低限テンプレート」集

  マルチパート配信時に起きがちな「テキスト版がスカスカ問題」を避けるため、
  セミナー案内・障害通知・請求関連など、用途別に
  「1画面で要点が伝わるテキスト構成」を具体的な型として提示していきます。

• 環境別の検証チェックリスト

  iPhone、Android、Gmail、Outlook、社内Webメールなどでのテスト観点を整理し、
  「どこまで検証すれば、実務として十分と言えるか」を線引きできるようにします。

メール形式の設計は、一度覚えれば長く使える“通信インフラのリテラシー”に近いスキルです。
この記事群全体を、メルマガ担当や営業担当が迷ったときに戻ってこられる「形式選びのベースキャンプ」として、今後もアップデートしていきます。

この記事を書いた理由

著者 – 宇井 和朗（株式会社アシスト 代表）

ここ数年、支援先のメール相談で「内容は良いのに届いていない」「Outlookだけレイアウトが崩れる」といった話を、年間で200社近くから聞いてきました。ところが詳しく聞くと、多くの担当者がテキストメールとHTMLメールの違いを「見た目」程度でしか捉えていません。
実際、私自身も創業初期に、セミナー案内をすべてHTMLメールで配信し、一部の大手企業ではセキュリティポリシーにより隔離され、肝心の決裁者に一通も届いていなかったことがあります。また、社内のシステム担当がOutlookの設定を変更した結果、重要な営業メールがすべてテキスト形式に変換され、意図したリンク導線が機能しなくなったこともありました。
メールは「形式の流行」ではなく、「誰の環境に、どのリスクで届けるか」の設計がすべてです。この記事では、私が現場で何度も失敗と改善を繰り返してきた視点から、テキストメールとHTMLメールの本質的な違いと、ビジネスで迷わず選べる判断軸をまとめました。形式に振り回されず、自社の読者にとって一番安心で成果が出る運用を、自分たちで設計できるようになってほしい、というのがこの記事を書いた理由です。