ChatGPTが使えないとき仕事を守る復旧・再発防止ガイド実践版

「chatgpt 使えない」と感じた瞬間から、あなたの時間と信頼は静かに削られている。
画面が真っ白なまま動かない、急に英語UIになる、返事が途中で止まる、「全然賢くない」と部門からクレームが飛んでくる。事務・企画職として締切に追われている人も、夜に案件を回しているフリーランスも、なんでもIT担当にされている人も、この数十分のロスが積み重なって、残業と機会損失になっている。

多くの人は「障害かな」「使いすぎたかな」と曖昧な不安のままブラウザを再起動して終わる。しかし現場を見ていると、実際にサービス側の不具合であるケースは一部に過ぎない。ブラウザ拡張や企業プロキシ、セキュリティソフト、雑なプロンプト運用、社内ルールのねじれが複雑に絡み、表面上はすべて「chatGPTが使えない」に見えているだけだ。

この状態で「原因一覧」だけをググっても、毎回ゼロから調査が始まり、IT担当には問い合わせが雪崩れ込む。フリーランスは「使いすぎでブロックされた」と焦りながら、クライアントへの説明に余計な時間を払う。社内展開した情シスは、「またAIは使えない」とレッテルを貼られ、せっかくの投資が評価されない。

この記事は、そうした無駄を断ち切るためのものだ。
サービス側の障害と自分の環境トラブルを素早く切り分ける視点、ブラウザ・VPN・セキュリティ・企業プロキシのどこで通信が潰れやすいかという実務の勘所、「使いすぎ」で制限を招くプロンプトの失敗パターン、社内で「使えない人」を量産しないためのルール設計。現場で実際に使われている問い合わせテンプレやセルフチェックの型まで含めて、一度整えてしまえば、次からは短時間で同じ問題を潰せる状態をつくる。

読み終える頃には、「とりあえず再読み込み」「なんとなく様子見」といった消耗戦から抜け、
どの症状なら自分で直せるか、どの段階で情シスやクライアントにどう説明するか、どこまでが社内ルールの範囲かを、落ち着いて判断できるようになるはずだ。

この記事全体のロードマップは次の通りだ。

「chatGPTが使えない」と感じた瞬間こそ、環境・使い方・ルールのどこにほころびがあるかを見直す好機になる。ここから先では、そのための具体的なチェックポイントとテンプレを、実務でそのまま流用できるレベルで整理していく。

「chatGPTが使えない」の正体はどれ？まずは症状別にザックリ切り分ける

「またchatGPTが使えない…」と感じた瞬間、プロはまず深呼吸してどのタイプの“不調”かを10秒で仕分けします。ここで外すと、延々と的外れな対処を続ける羽目になります。

最初に、ざっくり次の3パターンに分けてください。

ここから、現場でよく出る具体パターンに落としていきます。

「開けない」「ログインできない」「真っ白」系のトラブル

一番多いのに、感情的になりやすいのがこのゾーンです。事務・企画職の人ほど「今日はサーバー落ちてる？」と決めつけがちですが、現場の切り分けでは4割以上が「自分の環境側の問題」で終わります。

代表的な症状と、プロが真っ先に疑うポイントは次の通りです。

• 画面が真っ白のまま動かない

  → ブラウザ拡張機能（広告ブロッカー、翻訳、ウイルス対策のプラグイン）

• ログインボタンを押してもクルクルするだけ

  → 会社やカフェのWi-Fiのフィルタリング、企業プロキシ

• 家では使えるのに社内PCだけダメ

  → 情報システム部が入れているセキュリティソフトやゼロトラスト系の制御

特に社内PCでは、クラウド同期型のセキュリティソフトがレスポンスを全走査しているケースがあり、画面は「固まって見える」のに裏では検査待ち、ということが珍しくありません。

「返事が来ない」「途中で止まる」「英語になる」系のトラブル

ここは「壊れているのか、重いだけなのか」が見えづらいゾーンです。

よくあるパターンは次の3つです。

• 返事がやたら遅い・途中で止まる

  • 社内のプロキシやVPNを経由して遠回り通信になっている
  • セキュリティソフトがレスポンスをスキャンして遅延

• いつの間にか英語UI／英語で返事をしてくる

  • ブラウザ翻訳がONで、サイト側が「英語ユーザー」と誤認識
  • 英語の資料をそのまま貼っており、「英語で続けろ」と解釈されている

• スマホは快適なのにPCだけ遅い

  • PC側ブラウザの拡張機能・古いキャッシュ・社内ネットワーク設定

「英語になった＝バグ」と扱われがちですが、裏ではブラウザ翻訳拡張が勝手にUIを書き換えているだけというケースも多く、IT担当はここをまず疑います。

「全然賢くない」「求めてない答えしか出ない」系のトラブル

フリーランスや企画職から特に多いのがこのタイプです。体感としては「chatGPTの性能が落ちた」と感じやすいのですが、中身を見ていくと8割以上がプロンプト設計の問題です。

よく見る指示の特徴は次のようなものです。

• 前置きが長いだけで、要件が1行もない

• 「いい感じに」「分かりやすく」など、ふわっとした単語しかない

• 1回のチャットで、関係ないテーマを次々要求して履歴がぐちゃぐちゃ

この状態で「使えない」と判断しても、モデルを変えても結果は同じになりがちです。

プロが最初にやる“30秒の原因仮説づくり”という発想

IT担当やAI導入支援の現場では、「chatGPTが使えない」と言われても、その場ですぐに直そうとしません。まず30秒で原因ゾーンの仮説を立ててから動くのが鉄則です。

手順はとてもシンプルです。

1. 症状のタイプを決める
   • 画面が出ないのか
   • 遅い/止まるのか
   • 答えが微妙なのか
2. 「いつ」「どこで」「どの端末」で起きるかを聞く
   • 自宅か社内か
   • PCだけかスマホもか
3. 「最初は使えていたか」「何かを入れた/変えた直後か」を確認する

この3つを押さえるだけで、

• サービス障害を疑うべきなのか

• 社内ネットワークの相談に回すべきなのか

• プロンプトと使い方の話として片付けるべきなのか

がほぼ見えてきます。

ここまで整理できると、「なんか使えない」のモヤモヤが「どこを触ればいいか」という具体的な行動に変わり、復旧までの時間が一気に短くなります。次の章では、この仮説をもとに、プロが実際にどの順番で環境チェックしていくかを深掘りします。

そのエラー、本当にchatGPTのせい？プロがやる環境チェックの裏側

「chatGPTが使えない」と叫ぶ前に、まず疑うのはあなたの通信ルートだ。現場感覚で言うと、体感で4割以上は「OpenAIでもChatGPTでもなく、手前の環境」が犯人になっている。

ブラウザ・拡張機能・VPN・セキュリティソフトで潰れる通信ルート

情シスやフリーランスが最初に見るのは、アカウントよりもブラウザとネットワーク。特にChrome拡張とVPN、クラウド型セキュリティが鉄板の落とし穴になる。

まずはこの3分チェックを回す。

• ブラウザを変えてアクセス（Chrome → Edge / Safari）

• シークレットウィンドウでログインし直し（Cookie・キャッシュ回避）

• 拡張機能を一時停止して再表示（翻訳・広告ブロック系が要注意）

• VPN・プロキシ・セキュリティソフトを一旦OFF（可能な範囲で）

• スマホのモバイル回線から同じアカウントでログイン確認

「chatGPTの障害かも」と悩む前に、ブラウザ×拡張×VPN×セキュリティで1本ずつ通信のホースを外していくイメージで潰していくと早い。

「会社のネットワークだけ使えない」ときに情シスが見るポイント

「自宅では使えるのに、会社のPCだけログインできない」「Wi-Fiを変えると普通に動く」──ここまで来るとターゲットは企業ネットワークだ。

情シス側でチェックされがちなポイントは決まっている。

• プロキシサーバーのフィルタリング

  ・chat.openai.com / api.openai.com / gpt.openai.com への通信ポート・ドメイン制限

• SSL検査付きセキュリティゲートウェイ

  ・暗号化通信を途中で開封するタイプは、AIサービスと相性が悪いケースがある

• クラウド型セキュリティ（エンドポイント）

  ・レスポンス生成時の通信を逐一スキャンし、体感で数十秒レベルの遅延を生むこともある

• 社内ポリシーによるAIサービス一括ブロック

  ・OpenAIやGemini、Copilotなどを「まとめて禁止」にしているケース

現場ユーザーとしては、情シスに問い合わせるときに最低限のログを添えると話が早くなる。

• 使用ブラウザとバージョン（例: Chrome 121）

• いつから発生しているか（時間・日付）

• 自宅・スマホでは使えるか

• 表示されたエラーメッセージ（可能ならスクリーンショット）

LINEやメールでよく来る相談文を分解すると見えてくる“典型パターン”

IT担当のもとには、こんなLINEやメールが飛んでくることが多い。

• 「chatGPT突然使えなくなりました。画面が真っ白です」

• 「ログインできません。アカウント消されましたか？」

• 「さっきまで動いてたのに、急に英語になりました」

これをそのまま受け取ると泥沼になるので、相談文を機械的に分解して分類する。

プロはここから「まず再現条件を聞く」ところから入る。

• どの端末か（PC / スマホ / Android / iPhone）

• どのブラウザか（Chrome / Edge / Safari）

• どの画面で止まっているか（ログイン / チャット画面 / 支払い画面）

この3つを聞くだけで、原因の8割は目星が付く。

他サイトが触れていない「企業プロキシ×AIサービス」の落とし穴

現場で本当にややこしいのが企業プロキシとAIサービスの組み合わせだ。ここは一般的な解説ではまず触れられないが、「chatgpt 使えない」を量産する元凶になりやすい。

典型的なハマり方はこの2つ。

• プロキシがAPIドメインだけを落としている

  ChatGPTのWeb画面にはアクセスできるのに、モデル切り替え時や画像生成・ファイルアップロードだけ失敗するパターン。
  →「チャットはできるのに、画像生成だけエラー」「TeamsのCopilotは動くのに、ブラウザのChatGPTは落ちる」といった“部分的につながらない”相談になる。

• キャッシュ付きプロキシによる“古い状態”の表示

  ステータスページやログイン画面がプロキシ側でキャッシュされ、障害復旧後もエラーページが出続けるケース。
  →ユーザーからは「ずっと障害のまま」に見える。

AIツール導入が進むほど、OpenAIだけでなくGemini / Claude / Copilotと複数のサービスを使い分けることになる。そのたびに企業プロキシの例外設定が追いつかず、「あの部署だけ使えない」「APIだけダメ」といった局所炎上が起きやすい。

環境側のトラブルを切り分けられるかどうかで、「chatGPTが使えない」という叫びを数分で沈静化できる人と、毎回振り回される人がはっきり分かれる。ここを押さえておくと、次の「制限」「プロンプト設計」「社内ルール」の話が一気につながってくる。

「使いすぎでブロックされた」夜のフリーランスを救うための現実的な対処

深夜2時、納期前。突然「エラー」「制限」の赤い表示。ブラウザをリロードしても反応なし。ここで焦るか、淡々と復旧モードに入れるかが“徹夜コース”と“定時就寝”の分かれ目です。

利用制限に引っかかりやすい“やってはいけない使い方”チェックリスト

実務の現場で制限に刺さりやすいパターンは、技術よりも使い方の癖が原因になりやすいです。

当てはまったら要注意

• 毎回、長文の前置きプロンプトをコピペしている

• ExcelやCSVをそのまま大量に入力している

• 「もう少し」「別パターン」だけを連打して生成回数を増やしている

• 同じアカウントでPC・スマホ・別ブラウザを同時利用している

• 画像生成や長文要約を短時間に何十本も回している

制限は「時間×リクエスト数×トークン量（文字数のようなもの）」の組み合わせで判断されるため、少ない回数でも1回が重いとアウトになりやすいのがポイントです。

復旧までにやるべきこと＆絶対にやらない方がいいこと

制限がかかった瞬間にやることはシンプルです。

やるべきこと（優先度順）

1. OpenAIの公式ステータスページとお知らせを確認
2. ブラウザを変えてログインし直し、アカウント状態をチェック
3. しばらく（15～60分程度）負荷の高いプロンプト送信を止める
4. その間は過去ログの見直しや資料整理など“オフライン作業”に切り替える

絶対にやらない方がいいこと

• 連続リロードや、同じ質問の連射

• 急いで新しいアカウントを量産

• 非公式アプリや怪しい拡張機能に乗り換え

• APIキーを共有して他人に使わせる

短時間での再送信は、システムから見ると“攻撃的なトラフィック”に近くなり、逆に制限を長引かせるリスクがあります。

制限を避けるためのプロンプト設計と、作業フローの組み替え方

根本対策は「1回あたりの情報密度を上げて、全体の回数と文字量を抑えること」です。

よくある悪いパターン

• 「あなたは優秀な〇〇です…」という長いテンプレを毎回フルで貼る

• 元データを小分けに送って、その都度指示を変える

• 内容が曖昧な質問を乱発し、会話で微修正を繰り返す

改善のコツ

• 役割やトーンは、最初の1メッセージで明確に指定し、会話内で維持する

• 大量データは、要点だけ抜き出して渡すか、クラウド上の共有リンク＋要約を渡す

• 「何を・いつまでに・どの形式で」欲しいかをプロンプトに必ず入れる

フローとしては、

1. まず自分でアウトラインだけ作成
2. そのアウトラインを元にChatGPTに肉付けさせる
3. 修正は「まとめて1回」で指示する

この3ステップに変えるだけで、トークン消費と生成回数が半分以下になるケースは珍しくありません。

制限がかかったときにクライアントへどう説明するかという視点

一番怖いのは、作業が止まることではなく、クライアントからの信頼が止まることです。ここは「技術トラブルの説明」ではなく、「リスク管理の説明」として組み立てる方が伝わります。

説明の骨組み例

• 何が起きたか

  • 「利用しているAIツール（ChatGPT）の利用制限に一時的にかかりました」

• どこまで影響するか

  • 「本日の作業の一部で遅延が出る可能性がありますが、納期全体への影響は最小に抑えます」

• どんな代替手段を持っているか

  • 「バックアップとして、別AIツールと手動作業のフローを用意しています」

• 今後の再発防止策

  • 「プロンプトと作業フローを見直し、制限にかかりにくい運用に切り替えます」

クライアントは「AIのエラー内容」そのものより、リスクを把握し対処しているかを見ています。ここを押さえておくと、「AI頼みの危ない人」ではなく「AIをコントロールできるプロ」として評価されやすくなります。

「賢くない」「使えない」と言われるプロンプトの共通点と修正のコツ

「ChatGPT、頭悪くなった？」と感じる瞬間の9割は、モデルの性能より指示の出し方＝プロンプト設計の事故が原因になっていることが多いです。現場で山ほど見てきた“ダメな指示文”を分解しながら、「一文足すだけ」で精度を跳ね上げるコツを整理します。

現場で量産されている“ダメな指示文”を分解してみる

事務職・フリーランス・なんでもIT担当それぞれの現場で、本当に頻出しているのは次の3パターンです。

• 丸投げ型

  「この文章を要約して」「企画案を出して」だけで前提条件ゼロ

• 感情丸出し型

  「全然ダメ。もっとちゃんとして」「賢い人みたいに直して」

• 条件ごちゃ混ぜ型

  「初心者向けに詳しく分かりやすく専門的で短く3種類くらい」

どれもAI側から見ると、「何を優先すべきか」が分からずブレーキとアクセルを同時に踏まされている状態です。

よくある“ダメ文”の構造

一文書き換えるだけで精度が急に上がるケーススタディ

プロがやっているのは「長いプロンプト」ではなく“一文の質”のチューニングです。典型的な書き換え例を挙げます。

-要約が薄いとき
NG: 「この文章を要約して」
OK: 「この文章を業務マニュアル用に、3行で要約してください。専門用語はそのまま残し、数字は削らないでください。」

-企画案が的外れなとき
NG: 「SNSキャンペーンの案を出して」
OK: 「20〜30代の会社員向けに、Xで1週間実施するキャンペーン案を3つください。予算は少なめ、工数は少なめ、拡散しやすさを優先してください。」

-文章の“賢さ”が足りないとき
NG: 「もっと賢い感じに直して」
OK: 「この文章を社外向けビジネスメールのトーン（丁寧だが堅すぎない）に書き換えてください。否定的な表現は避け、代案を添える形にしてください。」

ポイントはいつも3つだけです。

• 誰向けか（読者・相手）

• どんな場面か（業務・プライベート・社外/社内）

• 何を優先するか（分かりやすさ・スピード・専門性など）

この3点を一文で足すと、体感で「別物レベル」に変わります。

社内共有されている“勝ちパターン・負けパターン”テンプレの構造

社内で「ChatGPTが手放せない部署」は、モデルの性能ではなくプロンプトのテンプレ共有に投資しています。典型的な構造は次の通りです。

• 冒頭で「役割」を固定

  例: 「あなたは中小企業向けのITコンサルタントです。」

• ゴールを1行で明示

  例: 「目的は、社内向けの簡易マニュアルを作ることです。」

• インプット情報のフォーマットを決める

  例: 「これから【現状】【困りごと】【対象ユーザー】の順に入力します。」

• 出力フォーマットを指定

  例: 「最終的な回答は、見出し＋箇条書き＋簡単な例の3構成で出してください。」

逆に“負けパターン”テンプレは次の特徴を持ちます。

IT担当や情シスが時間を守るために、「このテンプレを使ってから相談して」という運用にすると、社内の「使えない」相談の3〜4割は自然に消えていきます。

他社記事があまり言わない「AIに任せない方が速い仕事」の線引き

どれだけプロンプトを磨いても、AIに任せると逆に非効率な領域があります。現場で線引きにしているのは次の3つです。

• 3分で自分でできる単純操作

  例: Excelの列削除、ファイル名の一括変更など、手でやった方が確実で速い作業

• 社内の微妙な政治や感情が絡む判断

  例: 部署間調整のメール文案の「誰を立てるか」というニュアンス決定

• 「失敗したらシャレにならない」最終判断

  例: 契約書の最終チェック、法務・コンプライアンスの最終OK

AIは「叩き台」と「草案量産」には圧倒的に強い一方で、「最後の1ミリの責任」は人間が持つ前提で設計した方が、結果的に速くて安全です。

プロンプトを磨くのは、「AIに丸投げするため」ではなく、“人が判断しやすい素材を高速で揃えるため”と捉えると、ChatGPTを「使えないツール」から「仕事の相棒」に一段引き上げられます。

みんながハマる「最初は順調だったのに突然おかしくなる」ケースの解剖

「昨日まで神アシスタントだったChatGPTが、今日から一気に役立たず。」
この“急ブレーキ”は、モデルの性能低下よりも、人とルールと環境が追いついていないサインであることが多いです。

社内展開した途端にクレームが増えたとき、裏で起きていること

個人で試している間は静かでしたが、全社メールで「ChatGPT使えます」と流した瞬間、情シスの受信箱が燃える。現場で見かける裏側はほぼ次の組み合わせです。

• 問い合わせの質がバラつく

  「開けない」「遅い」「賢くない」が同じメールに混在し、原因切り分け不能。

• ブラウザやセキュリティ設定が部署ごとに違う

  拡張機能入りChrome部隊と、IE風Edge部隊、VPN常時ON部隊が混在。

• 暗黙ルールのまま口コミ導入

  先に触った数人の“我流プロンプト”が、そのまま社内標準になる。

この結果、「サービス障害っぽいクレームの4割前後が、実は社内環境かルール起因」というパターンが現場では珍しくありません。

個人利用とチーム利用でまったく違う「使えない」の意味

同じ「使えない」という言葉でも、ペルソナごとに中身がまったく違います。

• 事務・企画職（ペルソナA）

  →「文章が微妙」「日本語が固い」＝アウトプット品質の不満

• フリーランス（ペルソナB）

  →「急に制限」「夜だけ重い」＝料金・利用制限と納期リスクの不安

• なんでもIT担当（ペルソナC）

  →「〇〇部署だけ開かない」＝ネットワークやセキュリティ設定の疑い

このギャップを揃えないまま議論すると、「Aさんの“使えない”は感情」「Cさんの“使えない”は障害調査」という、噛み合わない会議だけが量産されます。最初にやるべきは“使えない”の定義をそろえることです。

IT担当が実際に作りがちな“問い合わせ分類表”の中身とは

現場のIT担当は、自分を守るために高確率で簡易の問い合わせ分類表を作ります。代表的な構造は次のようなものです。

ポイントは、技術カテゴリではなく「言われ方」で分類していることです。LINEやメールの短いメッセージから、どこを疑うかを一瞬で判断するための“翻訳表”になっています。

失敗から学ぶ：設定ではなく「ルール設計」を見直した方が早い場面

多くの現場でやりがちなのが、「設定をいじり倒してもクレームが減らない」パターンです。実際には、次のようなルール側のテコ入れの方が効きます。

• プロンプトの禁止事項を決める

  「毎回、前置き2000文字を貼るのは禁止」「顧客データは要約してから入力」と明文化し、不要なトークン消費とリスクを削る。

• “これで聞いて”テンプレを配る

  「議事録要約用」「企画書たたき台用」など用途別のサンプルプロンプトを共有し、「賢くない」クレームを減らす。

• 問い合わせの入口を整理する

  「画面が開かない系は情シスフォーム」「文章の質はチーム内で相談」など、誰に何を聞くかを決める。

設定を追いかけ続けると、IT担当の時間がひたすら溶けます。“使い方の枠”を決めるだけで、クレーム総量が目に見えて減るケースが多いので、「おかしくなった」と感じたタイミングこそ、ルール設計を見直すチャンスになります。

それ、chatGPTの障害じゃなくて社内ルール違反かもしれない話

「chatGPTが使えないんです」と言われて情シスが駆けつけたら、実は社内ポリシーに引っかかって“わざと”止めているだけ。現場では、このパターンがかなり多いです。
システム障害とルール違反がごちゃ混ぜになると、IT担当も現場も消耗します。この章では、その“ごちゃ混ぜ”をほどく視点をまとめます。

情報漏洩・規約違反が理由で「使えない」ことにされるパターン

ChatGPTがブロックされる理由は、技術よりリスク判断で決まるケースが目立ちます。

代表的なパターンを整理します。

現場で情報漏洩リスクが問題になるのは、主に次のような入力です。

• 顧客名、メールアドレス、電話番号

• 見積書や契約書、設計図面の全文コピペ

• 社内だけで共有している売上数字や人事情報

こうした情報をクラウド上の外部サービスに貼り付ける時点でNGという会社は珍しくありません。
この“前提ルール”を説明しないまま「使えない」にしてしまうと、ユーザーは「AI嫌いの上層部が止めている」と誤解し、地下利用が増えます。

禁止されたあとに現場でこっそり起きがちな危ない代替手段

完全禁止にした瞬間から、IT担当の知らないところで危ない回避行動が動き始めます。

• 個人スマホから無料版ChatGPTを利用

  → 業務用データを自分のGmailやLINE経由でスマホに送り、そのまま入力。

• 自宅PCやカフェのWi-Fiから作業

  → 社外ネットワークで顧客ファイルを開き、クラウドにアップロード。

• 名前を変えた“自作AIツール”の登場

  → 実態は外部のGPT APIや別AIツールに丸投げしているだけなのに、社内申請をすり抜けて利用。

• 無料の翻訳・要約Webサービスに置き換え

  → ChatGPT禁止だが翻訳サイトは禁止されていないため、そこに資料を丸ごと投入。

どれも「公式に認めたChatGPT利用」よりはるかに危険です。
現場側の心理はシンプルで、「仕事を終わらせたい」「納期を守りたい」。禁止にした瞬間、その目的のためにルール外のツールへ流れてしまいます。

守るべき最低ラインを決めると、現場が逆に楽になる理由

経験上、“全部ダメ”より“ここだけ守ればOK”を決めた方が、むしろ安全になります。
IT担当がよく整理するのは次の3レベルです。

この「最低ライン」を明文化しておくと、メリットが3つ出ます。

• ユーザーが自分で判断できるようになる

• IT担当が毎回ゼロから説明しなくてよくなる

• 情報漏洩リスクのある問い合わせがそもそも減る

ペルソナCのような「なんでもIT担当」にされがちな人ほど、“ここまでは自分で判断して”“ここから先は相談して”の線引きを文章で持っておくと、問い合わせ対応が一気に楽になります。

「禁止」ではなく「ここまではOK」の線をどう引くか

線引きが曖昧なままだと、「chatGPTが使えない」ではなく「使っていいのか分からない」というストレスが溜まります。
社内でルールを決めるときは、次の4つを必ずテーブルに載せて話すとブレにくくなります。

• 入力のルール

  顧客情報はID化する、金額は桁を丸める、社名は仮名にするなど。

• アカウントのルール

  個人アカウント禁止か、業務専用アドレスで統一するか、Plus利用は誰まで許可するか。

• ログ・保存のルール

  会話履歴の削除方針、ブラウザやアプリでのキャッシュ管理、スクリーンショットの扱い。

• 代替手段のルール

  ChatGPTが本当に障害で止まった場合、GeminiやCopilotなど別AIや、アナログ手順にどう切り替えるか。

「禁止リスト」だけを共有すると、ユーザーは抜け道を探します。
“この条件ならOKだから、ここまではどんどん使ってほしい”というメッセージまでセットで出すと、「chatGPT 使えない」が「chatGPT 使っていいのか分からない」から「chatGPT ここまでは安心して使える」へ変わっていきます。

なんでもIT担当にされる人のための「社内向け・丸投げ防止テンプレ」

「chatGPT使えないんだけど？」という一行メッセージで、あなたの午前中が吹き飛ぶ。ここから抜け出す鍵は、“質問テンプレ”で現場に一次情報を出させる仕組みを持つかどうかだけです。

現場で実際に使われている型を、そのまま流用できるレベルまで分解します。

社内からの「chatGPT使えない」問い合わせを一発で整える質問セット

まずは、情シスやなんでもIT担当が「これだけ聞ければ原因を8割まで絞れる」質問セット。

問い合わせフォームやチャットボットに、そのまま組み込める形で整理します。

必須で聞く7問

1. 利用環境

   • PC/スマホ（Android・iPhone）
   • ブラウザ名（Chrome/Edge/Safari）かアプリか

2. 状態

   • アクセスできない
   • ログインできない（エラーメッセージが出る/画面が真っ白）
   • 回答が遅い・途中で止まる
   • 内容が変・英語UIになる

3. 場所

   • 社内ネットワーク
   • モバイル回線
   • 自宅Wi-Fi

4. 時刻

   • 発生した日時と、毎回か時々か

5. アカウント

   • 会社メールか個人メールか
   • 無料/有料プランの別

6. 試したこと

   • ブラウザ再起動
   • 別ブラウザ
   • シークレットウィンドウ
   • VPNのON/OFF

7. 画面の情報

   • エラーメッセージ全文
   • スクリーンショット有無

この7問だけで、「ChatGPT側の障害」「ブラウザ拡張」「企業プロキシ」「使い方の問題」のどこが怪しいかが一気に見えてきます。

メール・チャットでそのまま使える“セルフチェック用テンプレ”例

ユーザーにまず自分で確認してもらうテンプレは、コピペで貼れる文章にしておくと運用が安定します。

【社内アナウンス用テンプレ例】

お困りの前に、下記のセルフチェックをお願いします。

1. ステータスページで障害情報を確認

   • OpenAI公式のステータスページ
   • 社内お知らせ（メンテナンス情報）

2. ブラウザ確認

   • 別のブラウザ（Chrome/Edge）でアクセス
   • シークレットウィンドウで再度ログイン
   • ブラウザ拡張（翻訳・広告ブロック）を一時OFF

3. ネットワーク確認

   • 社内Wi-Fiとモバイル回線を切り替えて動作比較
   • VPNを利用している場合は一旦OFF

4. アカウント確認

   • ログアウト→再ログイン
   • パスワード再設定を試したか
   • 無料利用制限時間帯（アクセス集中時間）でないか

5. それでも解決しない場合

   • 上記1〜4の結果
   • エラーメッセージ全文
   • 発生している画面のスクリーンショット

を添えてご連絡ください。

このテンプレを社内ポータルやTeams、Slackのピン留めに置いておくだけで、「とりあえず聞いてみた」系の問い合わせが目に見えて減ります。

現場に任せること／担当者が見ることの境界線を決める

全部抱え込むと、IT担当の仕事は1日中「チャットの保健室」になります。境界線を明文化しておくと、問い合わせが自然と整理されます。

境界線の例

ポイントは、「現場でやってよい操作」を明文化することです。これを決めないと、「VPN切っていいのか」「ブラウザ拡張削除して大丈夫か」で毎回止まります。

相談が減るヘルプページの共通点と、よくあるダメな作り方

問い合わせが減るヘルプページは、FAQではなく“チェックリスト＋判断フロー”になっていることが多いです。

相談が減るヘルプの特徴

• 症状別に入口が分かれている

  「開けない」「遅い」「内容が変」の3カテゴリから選ばせる構造

• 1画面に1ステップだけ

  「まずはブラウザ」「次にネットワーク」の順で分ける

• 社内ルールとセットで書いてある

  「機密レベルAの情報は入力禁止」「有料版の申請フロー」も同じページに記載

逆に、ダメなヘルプの典型パターン

• 用語解説ばかりで、今すぐ何をすればいいか分からない

• 「AI活用事例」ばかりで、エラーや制限の対処法がない

• PDFや資料が散在し、検索しても必要な情報にたどり着けない

「ヘルプページ＝問い合わせ削減ツール」と割り切り、“質問テンプレ”“セルフチェック”“境界線”の3点セットを置くと、「chatGPT 使えない」が業務を止める頻度は大きく下がります。

緊急時に仕事を止めないための“第2・第3のAI”と切り替え戦略

「今日に限ってChatGPTが不調」──現場で本当に困るのは、精度よりも止まることです。事務・企画職もフリーランスも情シス担当も、「AI前提の作業フロー」が増えた今、切り替え戦略＝業務継続計画（BCP）の一部と考えた方が安全です。

「今日はchatGPTが不調」のときに現場でよく使われる代替手段

実務でよく使われる“第2・第3のAI”は、用途ごとに分けて持っておくと切り替えが速くなります。

IT担当が実際にやっているのは、「ChatGPTで詰まったらこのURLへ」「このプロンプトはGemini用」とリンク付きの社内ミニ一覧表を配ることです。これだけで「使えないから全部ストップ」が「2分で切り替え」に変わります。

ツールを増やしすぎて逆に非効率になる失敗パターン

代替AIを増やすほど安心に見えますが、現場では次のような“カオス化”が頻発します。

• ツールごとにアカウント・料金・制限がバラバラで管理しきれない

• 部署AはChatGPT、部署BはGeminiで、成果物の文体や用語がバラバラ

• 情報セキュリティ部門が把握していないツールが勝手に導入される

「用途×候補2つ」程度に絞るのが安全圏です。
例：文章用にChatGPT＋Gemini、コード用にChatGPT＋Copilot、といった具合に「第1候補と第2候補だけ」を正式サービスにしておくと、情シス側の管理も現場の使い方教育も一気に楽になります。

モデルやサービスを切り替えるときに最低限チェックすべきこと

AIを乗り換える時、現場のトラブルは「性能」より仕様の思い違いから生まれます。切り替え前に、最低限ここだけは確認した方がいいポイントです。

• 利用規約と情報の扱い

  社外秘データを送ってよいか、ログの保持期間、クラウド上での学習利用有無を必ず確認する

• 制限と料金体系

  「無料」でも回数・トークン制限が厳しいケースは多い。業務利用ならPlusや有料プラン前提でシミュレーションしておく

• ネットワーク・プロキシ対応

  企業プロキシやVPN経由でアクセスできるか、ステータスページや公式ドキュメントで事前チェック

• ブラウザ・拡張機能との相性

  Chrome拡張や社内セキュリティソフトで通信がブロックされると、「不具合」に見えるため検証環境を1つ用意しておく

この4点をIT担当と業務側の両方が共有したチェックリストにしておくと、「入れてみたけど会社のネットワークだけ動かない」という定番トラブルをかなり抑えられます。

「AIが全部止まっても回る」保険としてのアナログ運用

最後に、プロが必ず用意しているのが「AIゼロでも業務が進む最小ルート」です。これは古い運用に戻る話ではなく、停止時用の非常口をあらかじめ決めておくイメージです。

• 重要な定型文（顧客への案内メール、社内稟議文）は、AI生成版＋人が整えた完成版をクラウドに保存

• よく使うプロンプトは、「AIへの指示」と「人が自力でやるときの手順書」をセットでWikiに記録

• 会議議事録は「AI要約がなくても最低限残るメモフォーマット」を決めておく

事務・企画職にとっては「テンプレ集」、フリーランスにとっては「納期を守るための保険」、なんでもIT担当にとっては「問い合わせ爆発を防ぐ安全弁」になります。
ChatGPTが使えない日に慌てない組織は、AIより先にルールと逃げ道を設計している組織です。

明日から「chatGPTが使えない」と言わせないためのチェックリスト総まとめ

「調子悪い時だけ大炎上するツール」から、「黙って仕事を前に進めてくれる同僚」に変えるための締めくくりパート。ここだけ印刷してモニター横に貼っておくと、ほとんどのトラブルは現場で自己解決できます。

個人利用で最低限やっておきたい“3分メンテ”

毎日フルメンテは不要ですが、トラブルが出た瞬間にやる“3分ルーティン”を決めておくと復旧が一気に速くなります。

3分メンテ・チェックリスト

• ブラウザをChrome / Edgeのどちらかに固定して再起動

• ChatGPTだけでなく他サイトも開けるかネットワークを確認（Wi-Fi / 4G切り替えテスト）

• 拡張機能を一時停止（翻訳系・広告ブロック系・セキュリティ系を優先）

• Cookie / キャッシュを「chat.openai.com」だけ削除して再ログイン

• OpenAIの公式ステータスページで障害やメンテナンス情報を確認

• 長すぎるプロンプトや画像大量貼り付けをやめ、短い質問で応答テスト

問題が「自分の環境」か「サービス側」かをこの3分で切り分けておくと、サポートに聞く時も話が一瞬で通ります。

チーム利用で最初に決めておくべき4つのルール

同じChatGPTでも、「手放せないチーム」と「二度と使わないチーム」を分けるのはルール設計の有無です。最低限、次の4つは紙に落として共有しておきたいポイントです。

最初に決める4ルール

1. 何に使ってよくて、何に使ってはいけないか
   機密情報・個人情報・顧客名は入力禁止など、セキュリティの線引きを明文化。

2. 公式プロンプトテンプレの場所
   社内のクラウドストレージに「営業」「事務」「企画」ごとのテンプレを集約。

3. 「使えない時」の連絡フロー
   「まずはセルフチェック」「次にIT担当」「最終的にベンダー」の順番を決める。

4. 有料プラン／代替AIの扱い
   ChatGPT PlusやGemini、Copilotなど、どこまで経費で認めるかを事前に決定。

月1回の「運用棚卸し」でトラブルを潰していくやり方

ChatGPTは入れた瞬間より、1〜3カ月後の“運用崩れ”で炎上するケースが多いです。月1回、15分で良いので次の観点で棚卸しをしておくと、「使えない」がほぼ口に出なくなります。

月1棚卸しのチェック項目

• 先月1カ月で発生したエラー・ログイン問題・ネットワークトラブルの件数をざっくり記録

• 「よくある問い合わせ文」を3パターン抜き出し、セルフチェックテンプレに追記

• プロンプトが長文化していないか、不要な前置きや長文貼り付けで制限を踏んでいないか確認

• 新しく入ったメンバーが、ルールとテンプレにアクセスできているかを確認

• モデルやプラン（無料/有料）の見直しが必要なほど業務量が増えていないかを点検

この月1の棚卸しは、バグ取りではなく「使い方のクセ取り」です。ブラウザやネットワークの問題と、プロンプトやルールの問題を分けて管理しておくと、次に「chatGPTが使えない」と声が上がった時に、どこから手を付ければいいか迷いません。

執筆者紹介

執筆者情報は、職種・主要業務領域・具体的な実績（年数や担当業務・支援社数など）の事実データがないと作成できません。
創作が禁じられているため、以下のような項目を教えてください。

• 現在の肩書き・職種（例：社内情シス担当、フリーランス◯◯ など）

• 主要領域（例：社内ITサポート、SaaS導入支援、AIツール運用設計 など）

• 実績の事実ベースの数値（年数、支援社数、対応ユーザー数、プロジェクト数 など）

• 特徴となるスタンスや仕事の進め方（例：現場向けテンプレ・チェックリスト作成を重視 など）

これらをいただければ、約200文字でそのまま使える執筆者紹介文を作成します。