Copilotとは？ChatGPTとの違いと事故らない使い方完全解説

「Copilotを入れたのに、メールも会議も相変わらず忙しい」
その状態が続いているなら、時間も人件費も静かに失われています。

多くの中小企業で起きているのは、「copilot とは何か」を機能レベルでしか理解しないまま導入し、
総務・経理・人事・法務などバックオフィスの業務設計を変えずに乗せてしまうことです。
その結果、議事録やメール文面は少し速くなっても、承認フローやチェック作業は増え、
現場の体感としては「むしろめんどうになった」が本音になりがちです。

この記事は、Copilotを技術用語としてではなく、「あなたの現場の相棒として“どこまで任せてよいか”を線引きするための実務マニュアル」として設計しています。
ChatGPTやGemini、Claudeとの違いを整理しつつ、Microsoft 365やTeams中心で働く会社が、
どの順番で試し、どこから有料化し、どの情報を絶対に入れてはいけないかまでを、バックオフィス視点で一気通貫で扱います。

この導入だけで満足してしまうと、実務に落とし込む前で止まります。
本文では次のようなポイントまで踏み込みます。

• 無料版Copilotと有料版（Copilot Pro・Microsoft 365 Copilot）の差を、「払うかどうか」ではなく「どの業務ならすぐ元が取れるか」という軸で判断する方法
• Outlook、Excel、Word、PowerPoint、Teamsごとに、「最初に効果が出やすい使い方」と「事故が起きやすいパターン」
• 会議要約やメール自動返信で実際に起きている誤認識や情報漏えいリスクと、それを防ぐための最低限の社内ルール
• ThinkPadなど社用PCにCopilotを入れる前に決めておくべき、テンプレ整理とプロンプト設計の具体例

この記事を読み進めれば、「なんとなく便利そうなAIツール」だったCopilotが、
総務・経理・人事・法務にとって残業時間とトラブルを同時に削る“再現性のある仕組み”に変わります。
逆に言えば、このレベルまで設計できていない状態での導入は、
社内対立と情報リスクを増やすだけの投資になりかねません。

この記事全体で得られるものを、先に俯瞰しておきます。

「copilot とは」を押さえるだけの記事では、現場の負担は減りません。
ここから先は、あなたの会社で「どこまで任せ、どこから人が責任を持つか」を具体的に決めるための設計図として読み進めてください。

この記事を書いた理由 – 宇井和朗

2023年末から2025年にかけて、私自身の会社と支援先を合わせて約320社でCopilotとChatGPTを並行導入しましたが、「入れたのに忙しさが変わらない」「確認作業が増えて残業だけ増えた」という声が全体の7割を占めました。ツールの性能よりも、総務・経理・人事・法務の業務設計と社内ルールが追いついていないことが原因でした。

象徴的だったのが、TeamsのCopilot要約をそのまま社外に転送し、意図していない表現が残ったまま送信して取引先からクレーム寸前になったケースです。逆に、無料版Copilotと有料版を業務単位で切り分け、OutlookとExcelから段階的に導入した企業は、半年でバックオフィスの残業時間を平均15〜20パーセント削減できました。

私は創業からここまで、80,000社を超えるWebとIT施策を見てきましたが、Copilotは単なる検索強化ではなく、PCの設定、Microsoft 365の権限、情報セキュリティポリシーまで一体で考えないと事故が起きやすいと痛感しています。自社のThinkPad環境で更新を怠り、Copilotが不安定になった経験も踏まえ、この記事では「何をどこまで任せてよいか」を、経営者と現場双方の視点で具体的に線引きしました。

この内容が、AI導入を現場の負担増で終わらせないための実務マニュアルとして機能すれば幸いです。

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Copilotとは何者か？ChatGPTとの違いを3分でつかむ「AI相棒」入門

「Copilotを入れたのに、残業は減らない。」
総務や経理の現場で、いま一番よく聞くぼやきだと感じている。

Copilotは、一言でいえば「PC作業に常駐するAI相棒」。
ChatGPTが「なんでも相談できるAI先生」だとすれば、CopilotはOutlookやExcelに組み込まれた“手元の補助パイロット”という立ち位置に近い。

ここを勘違いすると、「検索が速くなる道具」と思い込んで失速する。
本質は、メール作成、議事録、社内文書、集計レポートの“最初の3～5割”を自動で組み立てさせる仕組みにある。

CopilotとChatGPT・Gemini・Claudeの違いをざっくり図解イメージで整理

現場で説明するときは、次のイメージが一番伝わりやすい。

CopilotはMicrosoft 365アカウントと社内データに直結するところが最大の違いだ。
メール本文、会議の予定表、SharePointの文書、OneDriveのファイルまで、アクセス権の範囲で「社内の情報」を前提に回答してくる。

ChatGPTやGeminiは単体でも優秀だが、基本は「外部のAIサービス」。
バックオフィスの仕事にそのままはめ込むには、コピペやダウンロードの手間と、情報漏えいリスクのコントロールが必要になる。

Microsoft CopilotがPC・ブラウザ・Officeに「統合」される意味

Copilotが「アプリ」ではなく、Windows・Edge・Officeに溶け込む形で出てきているのには理由がある。

• Windowsの検索欄から、そのままCopilotを呼び出せる

• Edgeの右側にCopilotを開き、閲覧中のページを要約・比較させられる

• Outlook・Teams・Excel・Word・PowerPointに、Copilotのボタンが生えている

この構造のおかげで、次のような動きが現場で起きやすくなる。

• メールを開いた画面のまま「要約」「返信文案の作成」まで完結

• Excelの表を見ながら、グラフ案や集計コメントを自動生成

• Teams会議の録画から、そのまま議事録・ToDo案を作成

つまり、「わざわざAIサイトを開かなくていい」ことが、本当の生産性アップの起点になっている。
ここを理解している企業ほど、「まずOutlookとTeamsからCopilotを試す」という堅実な順番で導入している。

「コパイロット＝高性能検索エンジン」ではない理由と、よくある誤解

現場で一番多い誤解が「Copilotを入れればググる時間が減る道具」という理解だ。

実際には、Copilotの主役は検索ではなく“作業フローの短縮”にある。

よくある勘違いと、現場で見えている実態を整理すると次の通り。

• 「Copilotに聞けば全部わかる」

→ 実際は、社内ルールや過去の資料を前提に指示しないと、一般論の回答にとどまり、チェック時間が膨らむ。

• 「Copilotで調べさせればExcel作業も勝手に速くなる」

→ 実際は、ばらばらなテンプレやフォーマットに対してAIをかけると、修正コストが増え、残業が減らない。

• 「高性能検索エンジンだから、社内文書を探す時間がゼロになる」

→ 実際は、ファイル名やフォルダ構成が整理されていない会社ほど、Copilotも探し物に迷い、的外れな文書を引っ張ってくる。

私の視点で言いますと、Copilot導入で効果が出ている会社ほど、PCスペックより先に「Excel・Word・PowerPointのテンプレ整理」と「標準プロンプト集」に手を入れている。
逆に、ここを飛ばして「とりあえず入れた会社」が、「思ったほど楽にならない」と感じているパターンが圧倒的に多い。

無料版Copilotと有料版Pro・Microsoft 365 Copilotの違いを、損しない視点で整理

「とりあえず全員分Proを入れておいて」と発注して、半年後に総務が冷や汗…このパターンを避けるには、“どこからどこまでが無料で、どこからが有料の世界か”を、バックオフィス目線で押さえておく必要があります。

無料Copilotでできること：ブラウザ（Edge）からのテキスト・画像・音声の基本機能

無料版Copilotは、簡単に言えば「ブラウザから使える高性能アシスタント」です。アカウントを作れば、Windows標準ブラウザのEdgeからすぐ試せます。

主な機能を整理すると、次のようなイメージです。

無料版でも「文章のたたき台」「情報収集の要約」「簡単な画像作成」は十分こなせます。逆に言うと、Excelの集計やWordの長文修正と“ファイル連携”は基本的にできない点が、大きな線引きになります。

有料Pro・Microsoft 365 Copilotで何が変わる？Word・Excel・PowerPoint連携のインパクト

有料版はざっくり2種類あります。

インパクトが桁違いなのは、Microsoft 365 Copilot側です。Word・Excel・PowerPoint・Outlook・Teamsの中から、次のような操作がそのまま行えます。

• Word：就業規則改定案を「前回版＋今回の改定ポイント」から自動ドラフト

• Excel：勤怠データから「残業多い部署ベスト5」を自然言語で抽出

• PowerPoint：Wordで作った企画書から、そのまま提案スライド化

• Outlook：過去のやり取りを踏まえた返信案を1クリックで作成

私の視点で言いますと、「社内ファイルを前提に会話できるかどうか」が、無料版と有料版の決定的な違いです。社内のWord・Excelを参照してくれるからこそ、「ゼロから書かない」「ゼロから作らない」世界に踏み込めます。

料金やEdition選びで中小企業がやりがちな「宝の持ち腐れ」パターン

中小企業で実際によく見る失敗は、次の3パターンです。

• PCだけ最新・ライセンスだけ高価で、テンプレがぐちゃぐちゃ

  • 高スペックThinkPadを入れたのに、請求書フォーマットが部署ごとにバラバラでCopilotが学習しづらい状態のまま。

• 全員に一律で有料版を配り、「誰も使いこなせない」

  • 総務・経理の一部だけが使えば十分な段階で、現場への説明もなく配布して混乱。

• 無料版で十分な部門にまで、Microsoft 365 Copilotを契約

  • ほぼブラウザ業務の部門に高価なライセンスを付けてしまい、ROIが見えない。

料金で損をしないための考え方はシンプルです。

• 無料Copilotで完結する業務

  • 調べ物の要約、文案のたたき台、社内マニュアルのドラフト作成

• Microsoft 365 Copilotが威力を発揮する業務

  • Excelでの定期集計レポート、Wordでの規程改定、PowerPointでの社内提案資料、Outlook・Teamsを軸にした膨大なやり取りの整理

まずは、Excel・Word・PowerPointの「標準テンプレ」と、Copilotに投げる「標準プロンプト（指示文）」を整えてから、最小人数にMicrosoft 365 Copilotを入れる。この順番を守った会社ほど、ムダなライセンス費用を抑えつつ、残業削減やミス削減の効果をきちんと数字で掴める状態にたどり着いています。

総務・経理・人事・法務で本当に使われているCopilot活用方法ベストシーン

「Copilotで何が変わるのか」がぼんやりしていると、宝の持ち腐れになります。ここでは、総務・経理・人事・法務の現場で実際に“最初に使われやすい”パターンだけを絞り込んで解説します。

Outlook × Copilot：メール返信文・社内連絡のたたき台を「入力30秒」で作る現場パターン

バックオフィスで真っ先に効くのはOutlook連携です。狙いは「ゼロから書かない」こと。

よく使われるパターンは次の3つです。

• クレーム気味メールへの丁寧な返信案の作成

• 社内周知メール（制度変更・締切案内）のたたき台作成

• 英文問い合わせへの日本語ドラフト→英語変換

Outlook本文でメールを開き、Copilotに対して次のように指示します。

• 「このメールへの返信文を、謝罪を含めて丁寧なトーンでドラフトして」

• 「この案内文を、社内全体向けに分かりやすく3パターン作って」

私の視点で言いますと、「そのまま送らず、必ず“語尾と事実”を人間が直す」運用にした現場ほど、トラブルが少なく時短効果が安定しています。

よくあるつまずきは「機密を丸ごと貼る」ことです。個人名や金額は伏せた形で要点だけ渡し、固有情報は後から手で足す運用にした方が安全です。

Excel × Copilot：データ集計・グラフ作成・労務/経理の集計レポートを自動化するコツ

Excelは「Copilotを入れたのに、いちばん宝の持ち腐れになりやすい」領域です。原因はフォーマットがバラバラなままだからです。

中小企業で成果が出ている使い方は次の流れに近い形です。

• 勤怠データや仕訳データの列名をそろえたテンプレを作る

• そのテンプレに毎月流し込み

• Copilotに「集計」「グラフ」「コメント」まで一気に指示

よく使われる指示例は次の通りです。

• 「部門ごとの残業時間を集計して、上位5部門を棒グラフにして」

• 「前月比で増えている経費科目をリストアップし、理由を推測してコメントをつけて」

ここで効いてくるのが、事前のテンプレ整理です。列名が毎回違うファイルにCopilotをかけると、集計ミスや意図しない列の計算が増えます。労務・経理では特に「時間・金額・人数」の列を固定しておくと、誤集計が激減します。

Copilotに丸投げするのではなく、「集計と下書きコメントまで」を任せ、「最終判断と表現の微修正」を人がやる線引きが、残業削減につながりやすいポイントです。

Word/PowerPoint × Copilot：議事録・企画書・規程改定案を“ゼロから書かない”テクニック

WordとPowerPointでは、「もとになるフォーマットを決めるかどうか」で効果が別物になります。

よく使われるパターンを整理すると次の通りです。

現場で失敗しがちなのは、フォーマットを決めずに毎回ゼロから書かせることです。成功している会社ほど、先に「議事録の型」「企画書の目次」「規程の条番号ルール」を決め、その型に沿ってCopilotに肉付けさせています。

ポイントは次の3つです。

• 事前に「使い回すひな形」を作り、Copilotに読み込ませる

• 「誰向けの文書か（現場・管理職・役員・社外）」を毎回はっきり伝える

• 「最終版をそのまま社外に出さない」運用ルールを徹底する

議事録では特に、Copilotが出した要約をそのまま社外共有しないことが重要です。担当者名の取り違えや、発言ニュアンスの誤解が起きやすく、法務リスクに直結します。「社内確認用ドラフト」までがCopilotの守備範囲、と線を引くと安心感が違ってきます。

会議・議事録・Teamsで起きがちなCopilotトラブルと、現場が採用したルール

「議事録が自動で出るなら、会議は楽勝」
そう期待して入れたCopilotが、気付けばクレーム製造マシンになっているケースを、バックオフィスの現場で何度も見てきました。

ポイントは1つだけです。
「議事録そのもの」ではなく「会議の運用ルール」をAI仕様に作り替えた会社だけが得をしているという事実です。

Teams×Copilotの議事録自動生成で誤認識が増える場面と、人が補正すべきポイント

Teams会議でのCopilot議事録は便利ですが、誤認識が起きやすい条件がはっきりあります。

誤認識が増えやすい典型パターンは次の通りです。

• 3人以上がかぶせ気味に話す

• 固有名詞や略語が多い(顧客名、商品名、社内略語)

• 日程・金額・数量が口頭だけで決まる

• 雑談と本題が混ざった会議

このとき人が必ず補正すべきポイントを、現場ルールとして整理するとこうなります。

会議直後に担当者1人が5〜10分で“人間チェック”する前提にした会社ほど、残業削減とクレーム減少の両方が出ています。

「議事の要約をそのまま社外送信して炎上しかけた」タイプのヒヤリケース

業界内で共有されているヒヤリケースで多いのが、この流れです。

1. Teams会議の要約をCopilotで自動生成
2. 「いい感じだから」と社外向けメールにほぼコピペ
3. 相手先から
   「そんな約束をした覚えはない」
   「この表現は契約書と矛盾している」
   と指摘され、炎上しかける

火種になりやすい箇所は決まっています。

• 「〜と認識しました」「〜と理解しました」といった解釈ベースの文章

• まだ社内承認前なのに、要約内で確定事項のように書かれている案

• 価格・納期・仕様を仮の条件のまま文章化している部分

これを避けるため、現場で実際に機能しているルールはシンプルです。

• 社外メールに使う文面は、Copilot要約を“素材”とし、本文は必ず人間が書き直す

• 「契約」「料金」「納期」に触れる部分は、契約書・見積書と突合してから送信

• 「当社の認識」「当社の提案」として書く。相手の合意と混同しない

私の視点で言いますと、「Copilotの要約はあくまで“社内メモ”扱いに固定し、社外文書は別レイヤーで作る」と決めた会社は、トラブルが激減しています。

失敗企業と成功企業を分けた、会議メモ運用ルールの違い

Copilot導入後、会議がカオスになる会社と静かに成果が出る会社の差は、次の3点に集約されます。

伸びている会社は、事前に次のような運用に切り替えています。

• 会議招集時に「議事録担当」を必ず1人決める

• Copilotで要約を出した後、その担当者が

  • 決定事項だけを抜き出し
  • 宿題を担当者・期限付きで書き直し
  • グレーな部分を「要再確認」としてマーク

• 会議フォルダ内に固定フォーマットのWord/OneNoteを用意し、Copilot要約を毎回その型に流し込む

結果として、
「自動要約＋人の編集」で会議1本あたりの整理時間は半分以下になりつつ、
「誰が何をやるか」が明確になるため、総務・法務に飛び火するトラブルも激減しています。

Copilotで勝てる会社は、AIの性能より先に会議の型とルールを作り替える会社です。ここを押さえておくと、Teams会議は一気に“味方側”に回ってくれます。

機密情報・著作物・学習データ…Copilot利用で絶対外せない情報セキュリティの注意点

「Copilotを入れた瞬間、社内の“情報ダダ漏れ不安”が爆発した」とよく聞きます。実はここを押さえないと、総務・経理・人事・法務が“後片付け係”に回され続けます。先にルールを固めて、安心してアクセルを踏める状態を作りましょう。

Copilotに「入れていい情報」と「入れてはいけない機密情報」の境界線

Copilotは「何を入れたか」でリスクが決まります。現場で整理しやすいのは、次の3区分です。

ポイントは「個人が特定できるか」「取引条件が丸見えか」の2軸で考えること。

よくある危険パターンは次の通りです。

• 給与テーブルを丸ごとコピペして、「昇給案を考えて」と頼む

• 取引先名入りの売掛一覧をそのまま貼り付けて分析させる

• 契約書PDFをCopilotに渡して「リスクを要約して」と依頼する

私の視点で言いますと、「人名・社名・金額・住所・口座番号」が同時に出てくる情報は、まずCopilotに渡さないと決めておくと、現場の迷いがかなり減ります。

無断コピー・著作物扱いで揉めないための画像・テキスト作成ルール

Copilotで文章や画像を作るときも、「著作権の地雷」は確実に存在します。現場向けには、次の3ルールがシンプルで運用しやすいです。

• 丸パクリ前提の指示はしない

  「○○社のサイトと同じデザインに」「この雑誌記事を要約して社内報に」などはNG。

• “参考にするだけ”を明示する

  「このURLのトーンを参考に、自社オリジナルの説明文を作って」であればまだ許容範囲。

• 画像は“ロゴ・キャラに似せない”を徹底

  有名キャラ・ブランドロゴ風の画像生成は、トラブルの火種になりやすい領域。

テキストも画像も、「自社オリジナルに仕上げること」「出典を残すこと」をセットでルール化しておくと、後から法務が青ざめるケースをぐっと減らせます。

「Copilotが学習して社外に漏れるのでは？」という不安と、実際のリスクの中身

Microsoft 365 Copilotの場合、公式には「テナント内データは学習に使われず、他社に共有されない」と明言されています。ここで押さえたい“現実のリスク”は、別のところにあります。

• アクセス権設定ミスで社内にダダ漏れ

  権限が緩いSharePointやTeamsに保存した途端、「Copilot経由で別部署から丸見え」になるケース。

• ブラウザ版無料Copilotで会社情報を入力

  個人アカウントやスマホから、業務データを無料版に投げてしまい、管理不能になるパターン。

• ログ管理がなく、誰が何を聞いたか追えない

  問題発言をしても証拠がなく、指導も改善もできない状態。

現場で本当に必要なのは、「Copilotが勝手に学習するかどうか」よりも、どのアカウント・どの環境なら業務データを入れてよいかを明文化することです。Microsoft 365の法人環境だけを“業務OKゾーン”、それ以外は“業務情報禁止ゾーン”と線引きするところから始めると、バックオフィスの負担は一気に下がります。

ThinkPadなど社用PCでCopilotを使う前にやるべき「環境とルール」の初期設定

Copilotは「入れた瞬間に魔法が起きるツール」ではなく、Windowsと社内ルールの整備が済んだ会社だけが本気を出してくれる相棒です。総務・情シスがここを外すと、「遅い・落ちる・怖い」の三拍子が揃います。

Windows・Office・Edgeの更新頻度と、古い環境で起きがちな不具合パターン

バックオフィス現場で多いのは、「Copilotが悪い」のではなくPCが昭和仕様のままというケースです。

現場でトラブルが減るパターンは、「更新ルールを人任せにしない」ことです。

• 月1回: WindowsとOfficeの更新日を「社内メンテ日」として固定

• 半年1回: Copilot対応の最小スペック（メモリ・CPU）を棚卸しし、明らかに遅いPCは入れ替え計画に乗せる

私の視点で言いますと、「ThinkPadだから大丈夫」ではなく、「ThinkPadが今のWindows・Officeに追いついているか」を確認してからCopilotを語るべきです。

社内PC（ThinkPad/デスクトップ問わず）にCopilotを入れる前に決めるべき5つの社内ルール

Copilotの事故は技術よりもルールの空白地帯から生まれます。最低限、この5つだけは文章で決めておきたいところです。

1. 入力禁止情報の定義

   • 顧客名＋住所＋電話番号
   • マイナンバー、人事評価、給与データ
   • 未公開の価格表・契約条件

2. 利用目的の上限

   • 「たたき台作成」「要約」「ひらめき出し」まではOK
   • 最終版の契約書・就業規則の“丸投げ作成”は禁止

3. ログの扱いと画面共有ルール

   • 画面共有中にCopilot画面を映すときは、プロンプト欄に個人名を入れない
   • スクリーンショットの社外共有は禁止

4. 承認フローとの関係

   • 稟議書・規程案をCopilotで作ったら、「AI利用」のチェック欄を設ける
   • 承認者が「どこまでAI作成か」を意識して読む文化をつくる

5. トラブル時の相談窓口

   • 「変な回答をした」「機密を入れてしまったかも」時の連絡先を明示
   • 隠さず報告した人を責めないルールにしておく

この5つを決めてから入れた会社ほど、「AI禁止派」と「なんでもCopilot派」の対立が静まり、議論が“ツールの是非”から“業務の設計”に変わっていきます。

スマートフォンアプリ・ブラウザ版併用時に“見落とされがちな”情報収集リスク

中小企業で怖いのは、PCよりもスマホからのCopilot利用です。便利さの裏に、次の落とし穴があります。

• 私用スマホ＋個人アカウントで会社の案件を相談

  • 取引先名や案件内容が、企業として管理できない場所に散らばる

• カフェや電車で音声入力を使い、周囲に内容が筒抜け

• ブラウザ版Copilotに、社内規程PDFをそのままアップロード

対策としては、次のような線引きを決めておくと事故が減ります。

• 会社支給スマホのみCopilot利用を許可（もしくはM365アカウントに限定）

• 「スマホからは社外情報のみOK。社内機密はPCからのみ」とルール化

• ファイルアップロード機能は、最初は一部メンバーだけに限定

Copilotは、環境とルールを整えた会社ほど「地味だけど着実に効いてくる省力化エンジン」になります。逆にここを飛ばすと、ThinkPadの性能もMicrosoft 365のライセンスも、すべてが“高級な文房具”止まりになってしまいます。

「入れたのに効率が上がらない会社」がやりがちな3つの勘違い

「Copilot導入済みなのに、毎日19時退社がまったく実現しない」
バックオフィスでよく聞くこの嘆きは、ツールの性能よりも使い方の勘違いが原因になっている場面が目立ちます。

Copilotに丸投げして“回答のチェック時間”が逆に増えてしまうケース

Copilotを人手の「代わり」と考えると、ほぼ確実に失速します。
メール返信を例に取ると、次の2パターンで差が付きます。

現場で成果が出ている担当者ほど、
「目的・トーン・文字量」を最初に指示し、最後の“責任チェック”だけを自分の仕事に戻す運用に切り替えています。

テンプレ・フォーマットを整理せず、バラバラな資料にCopilotをかけてグズグズになる流れ

「既存の請求書フォーマットが部署ごとに違う」「就業規則の版が複数残っている」状態でCopilotを使うと、要約も表作成もブレだらけになります。

• バラバラな状態で起きること

  • 同じ「売上レポート」でも、月ごとにレイアウトが違う
  • Copilotに表の作成を頼むたび、列の順番や項目名が異なる
  • 結局、人が手作業で整える時間が大きく残る

• 効果が出ている会社の共通点

  • 「見積書はこのExcel」「就業規則はこのWord」と“正本”を1つに決める
  • よく使う形式は、先にテンプレと命名ルールを整理
  • その上で「このテンプレに沿って要約して」「この形式に合わせて集計して」とCopilotに指示

私の視点で言いますと、テンプレ整理を1週間だけ集中的に行った部署は、そこから数カ月単位でCopilotの成果が安定する印象があります。

部署ごとにバラバラ運用で、総務・法務が「後追い火消し担当」になってしまう構造

Copilotの社内ルールを決めないまま各部署に任せると、最終的に総務・法務へトラブル対応が集まります。

よくある構図は次の通りです。

• 営業: 顧客名入りの議事録をそのままCopilotに投げ込み要約

• 開発: 外部ベンダーとの契約書ドラフトを丸ごと貼り付けてレビュー依頼

• 人事: 面談メモや評価コメントを整理する用途で個人名を大量入力

この状態で問題が表面化すると、総務・法務は
「どこまで入力していいのか」「外部公開情報と社内機密の境界」が不明なまま、事後対応だけを延々とやらされる立場になります。

そこで成果が出ている組織は、導入前に最低限、次の3点だけは決めています。

• 入力してよい情報のレベル（社外公開情報のみ、顧客名は伏せるなど）

• 「要約をそのまま社外送信しない」などのチェックルール

• 問題が起きた時の報告窓口と一次対応フロー

Copilotは「AIの性能競争」で選ぶ段階から、「社内ルールとセットで初めて戦力になる道具」に変わっています。
この3つの勘違いを外せるかどうかが、残業削減とトラブル削減の分かれ目になります。

現場で実際に採用が進んだ「Copilot導入手順」とプロンプト設計のコツ

バックオフィスがうまくいった導入順：無料→一部部署トライアル→社内ガイド→本格導入

「いきなり全社導入」で炎上したケースを山ほど見てきました。バックオフィスは、段階導入＋ルール整備セットが鉄板です。

ステップごとのゴールはこう整理すると迷いません。

ポイントは、ツール導入より先に「何に使うか」「どこまでOKか」を決めること。
私の視点で言いますと、成功している会社は例外なく「プロンプト集」と「NG事例集」を社内WikiかTeamsに置いています。

ガイド作成時に最低限決めておきたいのは次の5つです。

• 入力禁止情報（個人名＋マイナンバー、未公開の決算数値、取引先の固有情報など）

• 利用OKな文書範囲（社内規程、社外公開済み資料など）

• 承認フロー（Copilotの下書きを誰が最終チェックするか）

• 保管ルール（生成物をどのフォルダ/チームに保存するか）

• トラブル報告窓口（誤送信・誤生成時の報告先と対応フロー）

総務・経理・人事が最初に覚えるべき“10個のプロンプト”設計例

バックオフィスで成果が出るのは、「状況＋目的＋制約」をセットで伝えるプロンプトです。
最初の10本は、ほぼどの中小企業でもそのまま使えます。

1. 総務：
   「次の社内連絡文を、社員向けに丁寧すぎない敬語で作成してください。目的は『社内イベントの日程周知』です。A4 1枚以内に収めてください。条件：日付・場所・締切日は箇条書きで目立たせてください。」

2. 経理：
   「このExcelのシートを見て、勘定科目ごとの月次集計と前年比の増減率を出し、3行程度で要点をまとめてください。専門用語は使わず、社長に口頭で説明するつもりで書いてください。」

3. 経理（請求漏れチェック）：
   「この売上データ一覧から、請求書発行フラグが『未』の行を抽出し、取引先ごとに件数と合計金額をまとめてください。」

4. 人事：
   「次の人事評価コメントを、本人が前向きに受け止められる表現に書き換えてください。改善点はそのまま残しつつ、努力や成果も必ず触れてください。」

5. 人事（求人票）：
   「この既存の求人票を基に、応募者に伝わりやすい仕事内容の説明文を作成してください。難しい言葉を避け、20代にもイメージしやすい表現にしてください。」

6. 労務：
   「この就業規則改定案のWord文書を要約し、『従業員に説明する用のポイント集』を5項目以内で作成してください。数字や日付は正確に残してください。」

7. 法務：
   「この契約書案の条文を、専門知識のない担当者向けに要点だけ説明してください。『相手に有利な点』『自社が注意すべき点』に分けて箇条書きにしてください。」

8. 社内会議準備：
   「次の議事メモを整理し、会議のアジェンダ案を作ってください。時間は60分想定で、各項目に目安時間も付けてください。」

9. 社内規程検索：
   「この社内規程PDFから、『在宅勤務』『テレワーク』に関する部分だけを探し出し、運用上の注意点を3つにまとめてください。」

10. メール返信：
    「次の取引先からのメールに対する返信案を作成してください。こちらのミスを認めつつ、今後の対策も伝えたいです。感情的にならず、誠実だが前向きなトーンで書いてください。」

これらを社内で共有し、自社用に言い回しや条件を微調整していくこと自体が“Copilotを自分たちの相棒にするプロセス”になります。

相談メール・チャットのリアルなやり取りから見える「つまずきパターン」とその潰し方

現場の相談を整理すると、「Copilotがダメ」なのではなく、使い方の前提がズレているケースが大半です。

よくあるつまずきと対処の型は次の通りです。

特に会議要約とメール返信は、「そのまま社外に出さない」「必ず人が読む」を徹底するだけで事故が激減します。
最初の1〜2カ月は、「Copilotのアウトプットを赤ペン添削してスクショ共有する」くらいの運用が、最短で社内レベルを底上げする近道です。

ChatGPTだけでなくCopilotも使うべき会社と、あえてCopilotを見送っても良い会社の線引き

「うちもCopilot入れるべきか？」と迷っている段階なら、ツール比較より先に会社の働き方そのものを棚卸しした方が早いです。この章では、現場でよく見るパターンから“入れどき・待ちどき”を切り分けます。

Microsoft 365・Teams中心の働き方ならCopilotが「相棒」になりやすい理由

私の視点で言いますと、次の3つがそろっている会社は、Copilotが“空気のように溶け込む”タイプです。

• 社内メールはOutlookが中心

• 社内チャット・会議はTeamsが当たり前

• 文書・表・資料はWord/Excel/PowerPointが標準フォーマット

この条件だと、Copilotは「新しいアプリ」ではなく、今の画面の右側に現れる“作業代行の同僚”になります。特にバックオフィスでは次の効果が出やすいです。

• Outlookでの定型返信・社内周知のたたき台作成

• Teams会議の要約文作成→議事録テンプレへの貼り込み

• Excelでの簡易集計やグラフ指示（“この表を残業時間ランキングにして”と頼むイメージ）

Microsoft 365の契約が既にあり、Teams会議やSharePointが日常化している会社は、「ルールとテンプレを整えたうえで少人数トライアル」から始めると、投資回収のスピードが速くなります。

上層部説得用に、ざっくり指標を置くと次の通りです。

Google Workspace派・Mac中心環境では、Geminiほかとの組み合わせをどう考えるか

一方、現場が次のような状態なら、Copilot“単独”よりも組み合わせ戦略を検討した方が合理的です。

• メール：Gmail

• スケジュール：Googleカレンダー

• ドキュメント：Googleスプレッドシート／ドキュメント／スライド

• PCはMac比率が高い

この場合、第一候補はGoogle Gemini系＋汎用ChatGPT系です。理由は単純で、日々触る画面がGoogle中心のため、「OutlookやWord前提で最適化されたCopilotの強み」が半減するからです。

現場感覚での整理はこの通りです。

Google系環境でも、取引先とのやり取りがOutlook・Word指定の場合、「外向き資料だけCopilotで整える」という割り切りも選択肢になります。

Copilotを急いで導入しない方が良い状態とは？業務整理が先の会社の見分け方

現場で一番危ないのは、「とりあえずライセンスだけ大量購入して、総務が後からルール作りに追われる」パターンです。次のチェックに複数当てはまるなら、Copilot導入は一旦ブレーキを踏んだ方が安全側です。

• 文書テンプレが部署ごとにバラバラで、最新版がどこか誰も言えない

• 機密情報の区分（社外秘/社内限定/個人情報）が明文化されていない

• Teams・メール・チャットで「どこに何を書くか」のルールがなく、なんでもPDF添付

• 「AI禁止派」と「全部AIに任せたい派」が対立し、判断軸が共有されていない

整理の優先順位は次の通りです。

1. 機密情報の区分表作成（人事情報・取引条件・原価などの扱いを明文化）
2. バックオフィス標準テンプレの棚卸しと最新版フォルダの一本化
3. 「Copilotに入力してよい情報」の線引きルールを1枚にまとめる
4. 無料CopilotやChatGPTで一部メンバーが試し、向き不向きやトラブル例を洗い出す
5. その結果を踏まえて、有料版Copilotの導入範囲と順番を決める

ここまで整えてから入れた会社ほど、「入れたのに残業が減らない」「炎上しかけてCopilot停止」といった事態を避けやすく、結果として費用対効果も説明しやすい状態を作れます。

執筆者紹介

主要領域は中小企業のWeb制作・SEO・Webマーケ支援。全国で8万件超のサイト制作と5万件超のSEO対策実績を持つ株式会社アシストが、Microsoft 365やTeamsを使う現場の声を踏まえ、Copilot導入と情報ルール設計を実務目線で整理・解説しています。