エクセルでPDFを取り込み効率化する全手順と業務別活用テクニック

「PDFに記載された表データを手作業でExcelへ転記すると、1シートあたり平均20分もかかる」という業務データがあります。日々の報告書や請求書を扱う企業では、月間30時間以上をPDF→Excel化の単純作業に費やしているケースも少なくありません。

「何度やっても書式が崩れる」「画像データの文字が正しく認識されない」「自動化ツールの選び方が分からない」――こうした声が絶えず届いています。

PDF取り込み失敗による情報の二度入力や再集計は、作業効率を大きく下げてしまいます。最新版のExcelではPower QueryやPDFデータ取得機能、AIによる自動変換など多彩な方法が登場しており、正しいアプローチを選ぶだけで作業時間を半減させる事例が続出しています。

「大量の帳票整理や請求データの一括管理をもっとラクに実現したい――」とお考えの方も、2025年の最新機能・失敗しないテクニック・無料＆有料ツールの活用ポイントまで、この1記事ですべて理解できます。

時間と労力を取り戻したい方は、まずは今日から始められる「ExcelでPDF取り込み」の最適解をチェックしてください。

エクセルでPDFを取り込みする基礎知識と現状の需要背景

エクセルでPDFを取り込みする定義と実務での役割

エクセルでPDFを取り込むとは、PDF形式の文書や表データをExcelに転記したり、編集可能な状態に変換したりする作業を指します。特にPDFデータの「表」をExcelに取り込むことで、計算や編集、集計などの作業効率が大幅に向上します。業務での役割としては、申込書やレポートなどPDF形式で提供される多様な資料をExcelに再利用する場面が増えています。近年は、紙資料からのスキャンPDFや画像PDFから直接データを抜き出す要件も増加しています。

以下は、エクセルでのPDF取り込みが想定される主な利用シーンです。

エクセルのバージョンによってPDF取り込み機能の差もあり、「エクセル2016 PDF取り込み」や「エクセル2019 データの取得 pdfがない」といった違いに注意が必要です。

増加するPDF取り込みニーズの背景と業務効率化の相関

近年、デジタル化や業務効率化の流れを受けて、PDFデータを直接Excelに取り込むニーズが急増しています。企業間の書類のやり取りや保存形式がPDF中心となり、紙に印刷せずデジタルでデータをやりとりするケースが日常となりました。

PDFをエクセルに取り込むニーズが拡大している背景には、次のような要因があります。

• 請求書やレポートなどがPDF形式で届くことが増加

• PDF上の表データをExcelで集計・加工したいという現場の要求の高まり

• 作業効率アップや人的ミス削減のため、取り込み・変換作業を自動化したい企業が増えている

従来の手作業によるデータ入力では時間がかかり、エラーも発生しやすいですが、直接取り込むことで作業時間の短縮や正確性の向上を実現できます。また、無料ツールやExcel付属機能（例：データの取得、PDFから表の貼り付け）も進化しており、難しかったPDFデータの編集や複数ページの取り込みにも対応しやすくなっています。今後さらに、PDFからエクセルへのデータ活用は企業の業務改善に欠かせないテーマとなるでしょう。

【2025年版】エクセルでPDFを取り込みする機能を網羅的に使いこなす

標準機能でのPDF取り込みと導入手順

エクセルには標準でPDFファイルを取り込む機能が搭載されています。もっとも一般的な方法は、「挿入」タブから「オブジェクト」を選択し、PDFファイルを選ぶ手順です。WindowsとMacで操作方法に若干の違いがあるため、注意が必要です。

PDFファイルを画像として貼り付けたい場合、「挿入」→「画像」からPDFを選択できます。この場合、一部のPDFは1ページずつしか取り込めないため、複数ページPDFを扱う場合は分割保存が便利です。

「データの取得」機能を使えば、表データを直接エクセルへ変換して取り込めます。ただし、バージョンやOfficeのエディションによっては「データの取得」にPDFが表示されないこともあります。特にExcel2016や一部の旧バージョンでは利用できない場合があるため、対応状況を確認してください。

Power Query、データの取得機能活用法

Power Queryを活用すれば、PDFからのデータ抽出や一覧表の自動整形が劇的に簡単になります。エクセルの「データ」タブから「データの取得」→「ファイルから」→「PDFから」を選択し、取り込みたいPDFを指定します。加えて、抽出時に表形式を選ぶことで、複雑なレイアウトのPDFからも実用的なテーブルデータとして取得できます。

エクセルのバージョンによっては「データの取得 pdfがない」という事例も多く、特にExcel2016ではPower Queryの標準機能にPDF対応が含まれていません。2021版やMicrosoft 365版ではPDFサポートが強化されているため、定期的なアップデートの確認が重要です。

Power Queryは繰り返しの更新も手動不要で自動化可能です。業務で複数PDFファイルを取り込む場合、各PDFファイルをまとめて一括変換もでき、業務効率化に貢献します。

AI搭載「Copilot in Excel」による最先端のPDF自動変換

2025年の最新Excelでは、AIアシスタント「Copilot in Excel」によりPDFファイルの自動取り込み・データ変換が可能です。PDFの表やテキストをファイルから直接ドラッグ＆ドロップするだけで、自動的に表形式に変換し、必要に応じて修正提案もAIが提示します。

このAI機能を使う最大の利点は、レイアウトの崩れや編集の手間を大幅に削減できる点です。また、複数ページのPDFや画像PDFにも対応し、文字認識（OCR）によるテキスト抽出も高精度です。

手順は「Copilot」ボタンを押してPDFを指定し、「表を抽出」と指示するだけ。自動で最適なデータ形式に整形され、編集作業が飛躍的に効率化します。

利用上の注意点として、セキュリティ設定による制限や、インターネット環境が一時的に必要な場面があるため、事前にネットワーク設定やExcelのバージョンを確認しておきましょう。

エクセルでPDFを扱う主な疑問とその答え

強調ポイント

• 2025年最新版ExcelにはAI機能の活用が必須

• バージョンによってPDF取り込み可否と機能差が大きいため、利用環境の見直しが重要

• 複数ページや画像PDFもAI、Power Queryでデータ化可能

PDFからエクセルへの取り込みを成功させるテクニック集

copy&pasteやスクリーンショット利用の基本Tips

PDFにある表やデータをエクセルへスムーズに取り込むには、基本のコピー＆ペーストとスクリーンショットの活用がシンプルで効果的です。テキストが選択可能なPDFなら、範囲選択してコピーし、エクセル上で貼り付けるだけでデータが反映されます。ただし、セルの区切りやレイアウトの崩れが起きやすいので、以下のポイントに注意してください。

• 表の場合は「貼り付けオプション」で「テキスト」や「貼り付け先の形式に合わせる」を選ぶと書式崩れを抑えやすい

• 画像やスキャンPDFの場合は、PCやMacのスクリーンショット機能で表部分を画像として挿入し、必要に応じて「図」として配置するのも有効

ファイル形式やエクセルのバージョン（2016/2019/2021等）によって、取り込み後の見え方が変わるため、都度プレビューしつつ微調整を行いましょう。

OCR活用による画像PDFの文字認識と変換精度向上策

表が画像化されたPDF（スキャンなど）の内容をエクセルで編集可能なデータに変換する場合、OCR（光学文字認識）機能の活用が欠かせません。
最近のMicrosoft 365や一部のWebツールでは、OCRで画像PDFの文字を読み取り、セルごとにテキスト化された表データとしてエクセルへ貼り付けできます。

精度を上げるコツ:

• 画像が鮮明なPDFファイルを使う

• 可能ならテーブルがまっすぐ平行になるよう調整

• 文字化けした場合は、セル書式を「テキスト」に変更し修正

OCRソフトには無料のWebツールやAdobe Acrobat、Excelの「データ」タブ→「PDFからの変換」など複数の手段があります。
ただし「ファイルサイズ」「対応しているバージョン」「言語設定」などによって認識精度に差があります。操作前には以下の比較表も参考にしてください。

編集や書式崩れを防ぐための取り込み後のデータ整理テクニック

PDFから取り込んだデータは、セルの結合ズレや余分な改行・空白が生じやすいです。作業効率・見やすさを高めるため、取り込み後の整理テクニックが重要です。

• セルのテキスト分割機能で不要な改行やスペースを一括整列

• 「区切り位置」ツールを用いたカンマ区切り・タブ区切りテキスト分割

• 書式設定（セルの書式/表示形式）を見直し、数値や日付が正しく表示されるよう調整

• 複数ページのPDFの場合は、シートごとに表を分け、リンク設定やシート間の参照で管理性を向上

• 画像データとして貼り付けた場合、画質やぼやけ防止設定を事前確認

こうしたステップを丁寧に進めるだけで、読みやすく編集もしやすいエクセルファイルに仕上がります。
バージョンによる機能の有無も考慮し、自分のPC環境に合った方法を選択することがポイントです。

エクセルでPDFを取り込みする際によくあるトラブル徹底解説

取り込み失敗・データ取得できない時の診断と解決策

PDFをエクセルに取り込む際、「データの取得」の機能が見つからない、うまく変換できないケースが多く見られます。特に「エクセルPDF取り込みできない」「エクセル2016でPDFの取り込みができない」などバージョン依存の問題はよくあります。以下のチェックポイントが重要です。

他の解決策一覧

• Excel2021/365を利用する

• フリーソフトやオンライン変換サービスを使う

• Officeの更新プログラムを確認する

最新版以外では機能差が大きいため、環境確認が最重要です。

オブジェクト挿入ができない・アイコン表示になる問題のケース別解決法

Excelで「オブジェクト挿入」を行った際、「オブジェクトを挿入できません」や「アイコン表示されない」といったエラーも多発します。この問題はPDFファイル形式やExcel自身の設定に原因があることが多いです。

困った時の追加対策

• Excel再起動やWindowsアップデート

• Officeの修復インストール実行

• ファイル名やパスの日本語・記号を避ける

設定見直しや小技で解決できる場面も多いので、複数の方法を試してください。

複数ページ・複雑表の取り込み失敗対策

複数ページのPDFや、複雑な表レイアウトの場合、エクセル取り込みが上手くいかないことがあります。よくある事例と解決法は以下の通りです。

• 複数ページPDFをまとめて取り込みたい場合

  • Power Queryではページごと選択が必要なことが多いですが、最新版Excelなら複数ページ選択も可能です。
  • 分割PDFツールで1ファイルずつ変換後、エクセルでまとめます。

• 複雑な罫線・結合セルがある表

  • テキストデータに変換後、「区切り位置」機能で整形します。
  • 一度Wordに貼り付け、余計な罫線や行を編集しエクセルに再コピーすると整形しやすくなります。

• 画像PDFの場合

  • OCR（文字認識）機能でまずテキスト変換
  • 無料や有料の変換サービス活用も有効です

作業手順を最適化するコツ

• データ量が多い場合 Macroやショートカットを活用

• 表形式にならないデータはセル結合や書式整形で調整

• 必要に応じて、手順やソフトの選択を切り替えましょう

正しい手順とツールの組み合わせで、取り込みの精度が大幅に向上します。

エクセルバージョン＆OS別のPDF取り込み対応策

Excel 2013～2021までのバージョン差と機能比較

エクセルでPDFデータの取り込みや編集を行う場合、利用するバージョンによって大きく操作や対応範囲が異なります。下記のテーブルを参考に、自分の環境に合った適切な方法を確認してください。

PDF表やテキストを取り込む目的なら、Excel 2021以降やMicrosoft 365がもっとも快適です。Excel 2016や2019は一部環境で「データの取得」からPDFが選べないケースがあるため、機能が見当たらない場合はOfficeの更新や代替ツールの活用を検討しましょう。

Windows環境とMac環境での操作上の注意点

エクセルでPDFファイルを取り込む際は、WindowsとMacで利用できる機能や手順に差が出ます。

• Windows版Excelでは、「データ」タブの「データの取得」からPower Queryを使いPDFを直接読み込める機能が最新バージョンに搭載されています。

• Mac版Excelでは、PDFの直接読み込みに対応していません。画像としての貼り付けや、PDFをWord・テキスト化してから貼り付ける方法が主流になります。

• オブジェクト挿入や、PDFの一部画像の挿入は両OSで利用可能ですが、Mac環境では細かい表示崩れやファイル保存時の互換性問題が発生しやすいため注意が必要です。

Macユーザーへのポイント

1. 表の編集や加工をしたい場合は、一度PDFをテキスト化・表変換する無料ツールを併用するのが有効です。
2. Officeの最新バージョン導入と定期的なアップデートをおすすめします。

スマホ・クラウド連携でのPDF→Excel取り込みの可能性と制限

スマホやクラウドサービスを活用してPDFデータをエクセルに取り込むケースも増えています。しかし、いくつか制限があります。

• スマートフォン用Excelアプリは、PDFの直接取り込みや編集機能は限定的です。PDFビューワーアプリやスキャン機能を使い、画像としてエクセルに貼り付ける方法が主流です。

• OneDrive・Googleドライブ上での作業では、PDFからExcelへのオブジェクト挿入や表変換はパソコン用のWebブラウザ版Excelが前提となる場合が多くなります。Web版では一部機能が制限されていることがあるため注意が必要です。

• オンライン変換ツール（Adobe Acrobat Online、iLovePDFなど）を活用することで、スマホやタブレット端末からPDFファイルをExcel形式に変換し、クラウド保存・共有が可能です。ただしレイアウトや表のズレが発生する場合は、パソコンで最終調整するのがおすすめです。

便利な使い方リスト

• PDFをスマホでスキャン→オンラインでエクセル形式へ変換→パソコンで編集仕上げ

• OneDriveへPDFをアップロード→Web版Excelで取り込み作業→Officeアプリで本格編集

• クラウド連携アプリを使い、チーム全体でPDFデータをエクセル編集・共有

状況や環境に合わせて、最適な方法を選択しましょう。

効率重視！おすすめのPDF→エクセル変換ツール比較と選び方

無料ソフト・Webサービスの特徴と使いどころ

PDFファイルをエクセルに取り込む方法として、無料ソフトやWebサービスは手軽さと導入コストの低さが大きな魅力です。特に「Smallpdf」や「ILovePDF」などは登録不要で利用でき、PCやスマホからでも簡単にPDFデータをエクセル化できます。下記テーブルで主な無料サービスの特徴を比較します。

無料サービスは複数ページのPDFにも対応していますが、表形式が崩れたり、画像PDFの場合文字抽出が難しい場合もあります。迅速にデータ化したい場合や、簡単な表の取り込みには最適ですが、大量データや高度な編集には制限が感じられることもあります。

有料ソフト・専門ツールによる精度・効率の飛躍的向上例

より正確かつ大量のデータ処理を行う場合、有料ソフトや専門ツールの活用が有効です。代表的なものには「Adobe Acrobat Pro」「ABBYY FineReader」「Just PDF」などがあります。これらはOCR（光学文字認識）機能が優れ、画像データのPDFでも高精度で文字化しエクセルに変換可能です。

有料ツールは表データのレイアウト崩れが少なく、バージョンごとの互換性問題や「Excel2019」「エクセル2021 データの取得 pdfがない」といった不安も軽減できます。大量データの変換、業務効率化、編集作業の時短には大きなメリットがあります。

セキュリティ面を踏まえた安全な利用指針

PDFをエクセルに取り込む際に重要なのがデータの安全管理です。特に個人情報や業務上の機密データを扱う場合は、第三者による情報漏洩リスクを最小限に抑える必要があります。

• 社外秘データや契約書などはクラウド型Webサービスの利用を避け、PCインストール型のソフトを選択

• 変換後のファイルは必要に応じてパスワード設定・権限管理を実施

• 一時ファイルや履歴は速やかに削除し、ファイル保持期間を確認

• 公式ツールや信頼できるサイトからのみダウンロードすること

• Excelの「データ取得」や「オブジェクト挿入」機能を使う際はバージョン適合もチェック

これらを徹底することで、大切な情報を守りながら、効率的で安心なPDF→エクセル変換を実現できます。ユーザーの使い方やデータ内容に合わせて最適な手法を選びましょう。

実務別に使い分けるPDF取り込みの活用ケーススタディ

請求書・契約書・報告書の表データ抽出テクニック

エクセルでPDFの請求書や契約書、報告書から表を取り込みたい場合、テキストPDFか画像PDFかで方法が変わります。テキストPDFなら、Adobe Acrobatの「書き出し」機能やExcelの「データの取得」で直接変換が可能です。スキャンされた画像PDFの場合はOCR機能付きソフトが必要です。以下のテーブルで主な方法と推奨ケースをまとめました。

ポイント

• 変換後のセル結合や改行は「テキスト区切りウィザード」で最適化

• 表崩れ・レイアウトずれを回避するため、まず小規模PDFで動作確認

大量ページ・複数ファイルの自動処理・一次加工

PDFが複数ページに及ぶ場合や、多数ファイルを毎回手動で取り込むのは非常に手間がかかります。こうした実務では一括変換や自動処理ツールの活用が強く推奨されます。例えば、Power Query機能が搭載されたエクセル2019以降ならPDFのテーブルデータの自動取得が可能です。ただし、バージョンやPDFの仕様により一部制限があるため注意が必要です。

Excel2016以前の場合はPower Queryが使えないため、フリーのオンライン変換サービスや、表のみ画像として一旦保存しOCRで読み取る方法も検討してください。

データ分析や統計処理に使いやすい形への整形テクニック

PDFから取り込んだ表データは、そのままでは集計や分析に使いづらい状態になっていることが多いです。効率的なデータ活用のためには、セルの結合解除や区切り位置指定、「テキストから列へ」などの機能を駆使しましょう。

整形のチェックリスト

• 余計な改行や空白、不要な文字の削除

• 日付や数値データの形式統一

• 項目名の並び替え、集計用テーブルへの変換

具体的には、取り込んだデータ範囲を選択し「データ」タブから「区切り位置」を実行、カンマやタブで正確に列分けします。また、必要に応じて「検索と置換」機能で全体を一括修正し、失敗しやすい日本語項目名や特殊記号もクリーンアップしてください。

最終的に集計やグラフ化に適した構造に整えることで、請求書の金額集計や契約書データ分析など、幅広い実務に対応できます。

エクセルでPDFを取り込みすることに関するよくある質問Q＆A集

エクセルでPDFのデータを取り込む具体的な方法は？

エクセルでPDFデータを取り込むには、以下の方法が使えます。まず、PDFがテキストデータか画像かを確認してください。

• コピー＆ペースト：PDF内の表やテキストを直接選択し、エクセルへ貼り付けます。貼り付け後、表形式が崩れた場合は手動でセルを調整します。

• 「データの取得」機能（対応バージョン限定）：エクセル2016以降（特にサブスクリプション版）では、「データ」タブ＞「データの取得」から「PDFから」を選択し、指定のPDFファイルをインポートできます。

• Adobe Acrobat等の変換ツール：PDFをエクセル形式に変換し、そのファイルを開くことで取り込みが可能です。

• 無料オンライン変換ツールの利用もできますが、機密情報への注意が必要です。

取込時はPDFの種類やバージョン、エクセルの対応機能により扱い方が異なるため、最適な方法を選びましょう。

PDFをExcelに挿入・リンク・埋め込みする手順は？

エクセルにPDFファイルをコンテンツとして取り込む場合、以下の手順で挿入やリンク設定が可能です。

• オブジェクトとして挿入：

  「挿入」タブから「オブジェクト」→「ファイルから」→対象PDF選択。「アイコンとして表示」にチェックを入れると、アイコンで埋め込まれます。WクリックでPDFが開けます。

• ハイパーリンクでリンク：

  選択セル右クリック→「リンク」→「ファイルまたはWebページ」→PDFの保存場所を指定。クリックで直接PDFを開けます。

• 画像取り込み：

  スクリーンショットやPDFのページを画像化し、エクセル上に画像として貼り付ける方法もあります。

このような挿入・リンク・埋め込みはバージョンや設定により細かな違いがあります。アイコン表示のみになる、または貼付できない場合があるため、エクセルの仕様も事前に確認しましょう。

PDFから複数ページのデータを一括で取り込むには？

PDFが複数ページ構成の場合、全てのデータを一括でエクセルへ取り込むには次の方法が有効です。

• エクセルの「データの取得」機能（バージョン限定）：この機能ではPDF内の全テーブルやデータを選択してインポートできます。一度に複数ページを選択可能です。

• Adobe Acrobat DCのエクスポート機能：PDF全ページをエクセル形式で変換・保存でき、複数ページも一括対応。

• 無料変換ツールの活用：一度に全ページ変換できるサービスも存在しますが、表形式の保持や機密性には注意が必要です。

取込後は不要なページやデータをエクセル上で削除・整形しましょう。

OCR認識精度を上げるにはどうすればいい？

PDFが画像ベース（スキャンPDF等）の場合、OCR（光学文字認識）の精度向上が重要です。効果的な方法は以下の通りです。

• 高解像度のPDFを使う：最初にスキャンする際は300dpi以上に設定すると認識率が上がります。

• 明るいコントラストでスキャン：背景が白、文字が明瞭なほうがOCRに適しています。

• 最新のOCRソフトを利用する：Adobe AcrobatやReadiris等の高性能OCRエンジンを選びましょう。

• 日本語対応設定を確認：OCRの言語設定は日本語を選択してください。

• 手直しを前提にする：誤認識が起こるため、変換後のデータは必ず内容確認と修正を行います。

これらを実践することで、エクセルへのデータ取り込みの正確性が向上します。

操作中に出るエラーコードや警告への対処方法は？

PDF取り込みや挿入時にエラーや警告が表示される場合は、下記を参考に対応してください。

エラー内容によっては、公式サポートを利用し最新情報やパッチを確認することもおすすめです。

まとめと今後のPDF→Excel取り込み技術の展望

この記事で押さえた重要ポイントの振り返り

エクセルへPDFを取り込む際の主要な方法と注意点について解説しました。PDFの種類やExcelのバージョンによって利用できる機能や結果が異なるため、手順を正しく把握することが重要です。

• PDFの表をExcelに取り込む主な手順

  1. Excelの「データの取得」機能を活用
  2. Adobe Acrobatなど専用ソフトによる変換
  3. コピー＆ペーストや画像として取り込み

• バージョンごとの取り込み可否や特徴

• よくある失敗例と解決策

  • 文字や書式崩れ → レイアウト調整や貼り付けの方法変更
  • 「データの取得」機能がない→バージョンアップや外部ツールを検討
  • 複数ページの取り込み→個別ページで分割や結合を工夫

上記ポイントを理解しておくことで、トラブルを回避し効率的に作業を進められます。

最新技術の進化傾向と今後期待される機能

PDFからエクセルへのデータ移行は、AIやOCR技術の進化で飛躍的に精度が向上しています。特に2021以降のExcelバージョンでは、PDFの表組みやデータを直接テーブル化できる機能が充実し、従来のような手動での修正負担は大きく軽減しています。

• 今後特に期待される機能等

  • 複雑なPDF表の自動認識精度向上
  • 画像PDFやスキャンデータへの対応強化
  • 複数ページや大量データの一括取り込み
  • セキュリティ確保しつつの共有機能の充実

今後もPCやクラウド環境の変化に合わせて、ExcelとPDF連携の利便性と精度はさらに発展していく見込みです。

実体験に基づく活用事例の紹介

実際にPDFの請求書や帳票類をエクセルへ取り込むことで、データ集計や編集が大幅に時短化できます。たとえば会議資料や経費明細書をPDFからExcelに移す際、手作業よりも「データの取得」やPDF変換ツールを活用したほうが正確性が高まり、作業効率の向上につながります。

• 活用メリットの一例

  • 頻繁なPDF帳票をExcel台帳と連携し、転記ミスを防止
  • スキャン画像PDFもOCR変換を併用して編集可能データ化
  • 年次や月次での集計にデータベース化しやすい

PDFからExcelへの取り込みに最適な方法を選ぶことで、業務の自動化や情報活用の幅が広がります。どの方法を選んでも、変換結果の内容を確認し、必要に応じてレイアウトや体裁を整えることがポイントです。