NotebookLMで議事録を自動作成！実務にも使える最新音声フローとプロンプト集

毎回の会議後に数時間かけて議事録を整理しているなら、すでに大きな機会損失が出ています。NotebookLMはAI要約やテキスト生成が強力で、音声や資料をまとめて扱えることは各種解説でも触れられていますが、「議事録がそのまま実務に載るレベルで作成できるか」「無料の範囲でどこまで回せるか」「リアルタイムや話者分離をどう補うか」までは具体的に踏み込まれていません。

本記事は、NotebookLMを単なるAI要約ツールとしてではなく、会議音声から決定事項とToDoが一発で見える議事録フローに仕立てることを目的にしています。ZoomやMeet、Teams、iPhoneボイスメモなどの録音データをどうアップロードし、どのフォーマットとプロンプトで議事録を作成し、前回議事との違いまで自動抽出するか。さらに、長時間音声やファイル名誤認といった現場で起きがちなトラブル、リアルタイム議事録や話者分離を別のAI文字起こしサービスと組み合わせるハイブリッド運用まで、すべて具体的な手順と指示文で解説します。

また、NotebookLMで議事録を扱う際のセキュリティやGoogle Workspace環境での設定、機密情報の線引き、バックオフィス・情シス・フリーランス別のワークフロー設計まで押さえることで、「NotebookLMで議事録作りを始めてから業務全体がどう軽くなるか」が一目でわかるはずです。ここで得られるのはツール紹介ではなく、明日から会議1本あたりの工数を確実に削るための実務ロジックです。

NotebookLMで議事録を作成する前に押さえておきたい「できること」と「できないこと」も一気にまるわかり

会議が終わるたびにメモと録音を前にフリーズしているなら、この章で一度「このツールに何を任せて、何を人間がやるか」を整理しておくと一気に楽になります。

NotebookLMとは何かを30秒で整理しよう（GeminiやGoogle Workspaceとの意外なつながりも解説）

NotebookLMは、会議の録音や資料といった自分の手元の情報をまとめて理解・要約させるためのAIノートです。頭脳役はGeminiで、ノートブックという単位でPDFやドキュメント、音声ファイルなどを「ソース」としてアップロードし、その中身だけを使って要約やQ&Aを行います。

Googleアカウント1つで使え、Googleドライブからのファイル取り込みとも相性が良いため、Workspace環境の会議運営とつなげやすいのが強みです。ChatGPTのような汎用チャットというより、特定の会議フォルダ専用のAI秘書と考えるとイメージしやすくなります。

主な位置づけを簡単に整理すると次のようになります。

NotebookLMが議事録作成で発揮する強みとリアルタイムや話者分離で“つまずく”理由

録音データをアップロードしてからの要約精度と整理力は、既存のAI議事録ツールと比べても十分実務レベルです。特に次の3点はバックオフィスの負担を一気に軽くします。

• 1時間会議でも、数分で要点・決定事項・ToDoを抽出できる

• 会議資料（PDFやスライド）と音声を同じノートブックで扱える

• 「この論点だけ深掘りして」「○○さんの発言だけ抜き出して」のような後追い質問がしやすい

一方で、現場でよく勘違いされるポイントがあります。

リアルタイム議事録や明確な話者分離が必要な会議では、専用ツールと組み合わせて「文字起こしまでは他サービス、要約と整理をNotebookLM」という二段構えにしておくと、精度と運用のバランスがよくなります。

無料でどこまでNotebookLMで議事録を作れる？音声やMP3ファイルの制限もここでチェック

料金面では、まず無料枠でどこまで実務に耐えるかを見極める価値があります。会議議事に関係するポイントを整理すると次の通りです（目安レベルの情報です）。

• 音声ファイルはMP3など一般的な形式に対応

• 1つのノートブックに複数の録音データと資料を登録可能

• 長時間の録音は、前半・後半など分割アップロードした方がエラーが少ない

• モバイルから直接アップロードすると失敗しやすく、実務では「録音はスマホ、アップロードはPC」が安定運用

会議運営で特に注意したいのは、ファイルサイズと会議本数の管理です。

AI活用の支援をしている私の視点で言いますと、無料枠をテストする段階からフォーマットとアップロードルールを決めておく組織ほど、その後の業務効率化が加速する傾向があります。どの会議をNotebookLMに任せ、どこから先は人と他ツールで補完するのかを、この段階で明確にしておくと、後の運用設計がぐっと楽になります。

会議音声からNotebookLMで議事録を作る神業フローを公開！ZoomやMeetやTeamsやボイスメモにも完全対応

「録音はあるのに、議事が一向に形にならない…」という会議地獄から抜け出すには、音声データをNotebookLMに渡すフローを“型”にしてしまうのが近道です。ここでは、現場で実際に回り続けているワークフローだけを厳選して紹介します。

まず押さえたいのは、録音から議事作成までを次の3ステップに固定することです。

• 録音データをクラウドに一時保存

• NotebookLMのノートブックに音声ファイルをアップロード

• 要約・決定事項・ToDoをプロンプトで抽出し、テキストを整形

この型を守るだけで、毎回の会議後に迷う時間が一気に減ります。

ZoomやGoogle Meetの録画データをNotebookLMで議事化する直伝テクニック

オンライン会議は、録画の持ち出し方でつまずきがちです。特に、ファイル名の数字列を開催日と誤認して、NotebookLMが間違った日付を議事内に書き込むケースが目立ちます。

安全な命名ルールは「YYYY-MM-DD_案件名_会議種別」の固定です。例として「2025-01-15_新製品企画_定例会」のように、意味のある日付だけを先頭に置くと誤認がほぼ起きません。

オンライン会議別のおすすめフローを整理すると、次のようになります。

ポイントは、クラウド保存→リネーム→アップロードの順番を崩さないことです。ここをショートカットして、撮って出しの「zoom_0.mp4」などをそのまま渡すと、後から議事を検索したときに迷子になります。

私の視点で言いますと、DX推進の現場では「録画の置き場所」と「ファイル名ルール」だけを最初に決めておくチームほど、議事の自動化がスムーズに進んでいます。

iPhoneのボイスメモやボイスレコーダー音声をNotebookLMで議事にする！“ハマりポイント”の回避術

対面打合せや出張先の商談では、スマホ録音をNotebookLMに渡すところで止まってしまうケースが多いです。モバイルから直接アップロードするとエラーやアップロード失敗が起きやすく、実務的には次の“二段構え”が安定します。

1. iPhoneボイスメモからクラウドドライブ（GoogleドライブやDropbox）へ共有
2. PCでクラウドからダウンロードし、ファイル名を整理してNotebookLMへアップロード

ここでのハマりポイントは3つです。

• M4A形式のまま容量が大きく、アップロードに時間がかかる

• 録音開始・終了の無駄な沈黙が長く、要約精度が下がる

• 「新規録音1」「新規録音2」のような名前で、後から内容を判別できない

これを防ぐために、会議直後の3分で次のミニ作業を済ませておくと、後処理が劇的に速くなります。

• ボイスメモのトリミング機能で冒頭と末尾の無音部分をカット

• 「日付_顧客名_テーマ」の規則でリネーム

• その場でクラウドドライブへ共有しておく

こうしておけば、デスクに戻ったときにはアップロードとプロンプト入力だけで議事作成に入れます。

音声ファイルも資料もNotebookLMで議事にまとめる整理のウルトラ裏ワザ

会議の「音」と「資料」がバラバラに保管されていると、AIに正確な要約をさせるのは難しくなります。特に、議題リストや事前資料を見ずに音声だけを要約させると、決定事項や金額のニュアンスが抜け落ちがちです。

そこでおすすめなのが、1会議1ノートブック運用です。構造はシンプルで構いません。

• ノートブック名：日付_プロジェクト名_会議種別

• ソース：録音データ（MP3/M4A）＋PDF資料＋スライド＋過去の議事テキスト

この形にすると、NotebookLMは音声の内容を資料と突き合わせながら要約できるため、たとえば「見積金額」「KPI」「前回からの変更点」の抽出精度が目に見えて上がります。

さらに、次のような順番で質問すると、議事が実務レベルに仕上がりやすくなります。

• まず「この会議の要点を5つに要約してください」と大枠を把握

• 次に「決定事項・ToDo・未決事項をそれぞれ箇条書きで抽出してください」とアクションに特化

• 最後に「資料内の数値と食い違っている発言があれば指摘してください」とチェックを依頼

音声と資料を同じノートブックに集約し、この質問シナリオをテンプレート化しておくと、会議のたびにゼロから指示文を考える必要がなくなります。結果として、3時間分の会議でも、30分以内で“使える”議事まで持っていけるようになります。

使えるNotebookLMで議事録へ変身するプロンプトとテンプレートの教科書

人が書いたとしか思えない議事に、AIの速さでたどり着きたいなら、プロンプト設計が勝負どころになります。ここでは、日々会議の記録を回している現場で実際に使えるテンプレだけをまとめます。

NotebookLMで議事録作成時に必ず押さえたいフォーマット指定プロンプトのすべて

最初の指示でフォーマットを固めると、毎回の修正時間が一気に減ります。おすすめは、構造を細かく指定するやり方です。

例として、最初のチャットで次のように指示します。

• 議事のタイトル

• 開催日時

• 参加者

• 議題ごとの本文

• 決定事項

• ToDo

• 未解決の課題

この構造をそのまま文章で伝えます。

• 議事録として出力してください

• 見出し構造は h1に会議名、h2に議題、h3に発言要約

• 冒頭に日時、場所、参加者をまとめてください

• 最後に決定事項、ToDo、未解決の課題を箇条書きで整理してください

• 箇条書きは1行1トピックにしてください

現場でよくある失敗は、「いい感じに要約して」とだけ伝えてしまい、タスクや決定事項が本文に埋もれるパターンです。フォーマットを固定しておくと、チーム全員で見たときも迷いません。

フォーマット指定のポイントを表にまとめます。

私の視点で言いますと、最初の1回だけ丁寧にフォーマットを仕上げ、NotebookLMに「次回以降も同じ形式で」と伝えておくと、以降の会議が一気に楽になります。

NotebookLMで議事録に決定事項やToDoや課題まで自動抽出！絶対伝わる指示文のコツ

AIは、どこまでが雑談でどこからが決定かを自動では完璧に判定できません。そこで、抽出ルールを明文化して指示します。

おすすめの指示は次の通りです。

• 決定事項

  • 参加者全員の合意が取れている内容だけを抜き出す
  • あいまいな表現がある場合は、本文の該当箇所を引用してから要約する

• ToDo

  • 誰が 何を いつまでに の3要素がそろっているものを優先
  • 期限が発言されていない場合は「期限未定」と明記する

• 課題

  • 次回以降に検討が必要な論点や、保留になった事項を列挙
  • リスクや懸念点も課題として整理する

実際のプロンプト例としては次のようにまとめます。

• 会議の内容から、決定事項 ToDo 課題をそれぞれ独立した見出しで整理してください

• 各項目には、関連する議題名と発言者の名前を添えてください

• ToDoは担当者 具体的な作業 期限の3列に分けた表で作成してください

この指示を入れておくと、後からタスク管理ツールにコピーしやすくなります。特に中小企業やフリーランスの現場では、ここが業務効率に直結します。

前回議事録との違いも一発でわかる！NotebookLMで変更点をピックアップさせる裏ワザプロンプト

継続案件の会議では、「前回から何が動いたのか」が一番知りたいポイントです。ここで強いのが、前回と今回のソースを同じノートブックに入れて比較させるやり方です。

手順はシンプルです。

1. 前回の議事録テキストをソースとしてアップロード
2. 今回の文字起こしやメモも同じノートに追加
3. チャットで比較観点を指定して質問

具体的な指示の例です。

• 前回の議事録と今回の会議内容を比較し、変更点だけを抽出してください

• 特に、決定事項の追加 変更 取り消しに注目してください

• 変更点を次の3分類の表で出してください

  • 新しく決まったこと
  • 内容が変わったこと
  • 取り消されたこと

このとき、ファイル名に日付の数字だけを書いていると、NotebookLMが誤って開催日と解釈し、タイムラインを混乱させることがあります。西暦やプロジェクト名をセットにした命名にするなど、前提データの整理もあわせて見直すと精度が上がります。

変更点比較のテンプレートは、次のように作っておくと便利です。

このレベルまでプロンプトとテンプレートを固定しておくと、議事録作成が単なる記録ではなく、会議の進捗管理ツールとして機能し始めます。

NotebookLMで議事録を作るときに気を付けたいトラブル＆プロ直伝の解決策

会議3時間分の録音を放り込めば一瞬で要約…と期待した途端、日付がズレていたり、処理が止まったり、Markdownだらけのテキストに心が折れる。そんな“議事録地獄の第2ラウンド”を避けるための、現場で磨かれた対処法をまとめます。私の視点で言いますと、ここを押さえるだけで実務ストレスは一気に減ります。

ファイル名の誤認で発生するNotebookLMで議事録の“日付迷子化”事件＆安全命名テク

音声ファイル名の数字列を開催日と誤解して、本文中の日時までズレるケースがよく起こります。
例: 202401231030.mp3 を「2024年1月23日10時30分の会議」と勝手に解釈、実際は別日だった、というパターンです。

避けるコツは、ファイル名に“紛らわしい連番だけ”を書かないことです。

加えて、ノートの冒頭で次のように指示すると誤読が減ります。

• 「ファイル名の数字は開催日とみなさず、本文に出てくる日付を優先して扱ってください」

• 「会議日時は要約前に私へ質問し、確定させてください」

このひと言で、“日付迷子化”をかなり防げます。

長時間や大容量ファイルでNotebookLMの議事録化が止まったときに試したいレスキューポイント

2時間超の録音や高音質MP3をそのままアップロードすると、処理が途中で止まる、エラーになる、要約が極端に浅くなる、といったトラブルが起こりやすくなります。原因は、容量・長さ・ノイズの三重苦です。

まずは次の順番で切り分けると安定します。

• 1時間前後で分割した音声ファイルを作る

• 128kbps程度までビットレートを落として再保存する

• 録音データの無音や雑音の長い部分をカットする

• それぞれを別ソースとしてアップロードし、

  「これら複数ソースをまとめて1つの議事録に統合してください」と指示する

どうしても落ちる場合は、先に専用の文字起こしツールでテキスト化し、そのテキストをNotebookLMに読み込ませてから要約と決定事項の抽出を任せる“二段構え”が安定します。

Markdownで出力したNotebookLMの議事録をGoogleドキュメントやスプレッドシートで美しく整える神ワザ

要約結果をMarkdownでコピーしたものの、ドキュメントに貼ると見出しサイズがバラバラ、スプレッドシートでは箇条書きが1セルに固まってカオス…という声は非常に多いです。ポイントは最初から「変換しやすい形」で出力させることです。

まず、NotebookLMへの指示文を次のように変えます。

• 「見出しレベルは最大2階層までにし、H2とH3だけ使ってください」

• 「決定事項・ToDo・未決事項は以下の列を持つテーブル形式で出力してください

  列: 種別 / 内容 / 担当 / 期限」

このテーブル形式は、スプレッドシートへの貼り付けと相性が抜群です。

Googleドキュメントに貼る場合は、Markdownを直接ではなく、一度「プレーンテキストとして貼り付け」てから見出しスタイルを一括指定すると崩れにくくなります。

• Ctrl+Shift+Vでプレーンテキスト貼り付け

• 主要見出しだけ選択し「見出し2」「見出し3」を割り当てる

この一手間で、議事録がそのまま社内共有テンプレになるレベルまで整えやすくなります。

NotebookLMだけじゃ物足りないシーンで活きる！AI議事録ツールの賢い併用術

NotebookLMに議事録を任せきれない“リアルタイム”“話者分離”が必要な現場の理由

会議中に「今の決定事項、もうチャットに流して」と求められる現場では、NotebookLM単体ではどうしても限界があります。理由はシンプルで、録音データやMP3をアップロードしてから要約・要点抽出を行う設計だからです。リアルタイムで発言テキストを共有したい、誰が何を言ったか話者単位で追いたい、といったニーズとは構造が噛み合いません。

特に次のような会議は要注意です。

• 議事の内容をその場でチャットやホワイトボードに反映したいプロジェクト定例

• 発言者ごとの責任範囲がシビアな経営会議

• コンプライアンス上、話者分離したテキストが求められる外部との打ち合わせ

こうした場面では、録音からの生成に強いNotebookLMは「会議後の整理」と割り切り、リアルタイム表示や話者分離は別ツールに逃がす発想が現実的です。

NotebookLMで議事録を補完するスマート書記等のAIツールとの違いとベストバランスを徹底解剖

リアルタイム系AI議事録サービスと組み合わせると、役割分担が一気にクリアになります。よくある機能の違いを整理すると次のイメージです。

私の視点で言いますと、リアルタイム系ツールで「発言ログ＋話者分離」を確保し、会議後にそのテキストをNotebookLMへ渡して決定事項・ToDo・論点整理を一気に再構成させる流れが、最も工数対効果が高いパターンです。生のログを作るツールと、知識として整理するツールを分けるイメージです。

Clovaや他AI文字起こしとNotebookLMで議事録を組み合わせる“ハイブリッド運用”事例

リアルタイムまで不要でも、話者分離や長時間録音の安定処理を求める現場では、Clovaなどの文字起こしサービスと組み合わせるハイブリッド運用が現実解になります。代表的なフローを3つ挙げます。

1. 話者分離強化フロー

   • 会議を録音し、Clovaなどでテキスト化（話者タグ付き）
   • テキストと元の音声ファイルをNotebookLMにアップロード
   • プロンプトで「話者ごとの決定事項とToDoを抽出して一覧化して」と指示

2. 長時間会議の分割フロー

   • 2時間超の録音を30分ごとに分割し、文字起こしツールでテキスト化
   • セッションごとのテキストを一つのノートブックにまとめてソース登録
   • NotebookLMに「全セッションをまたいで重複を除いた要約と決定事項を生成して」と依頼

3. 音声＋資料一体管理フロー

   • 文字起こしデータ、PDF資料、スライドを同じノートブックに保存
   • 「資料を参照しながら、議事の根拠ページ番号も併記して」とプロンプトで指定

この運用を取ると、NotebookLM側は「文字起こしエンジン」ではなく知識編集エンジンとして働くようになります。現場で起きがちな「文字起こしはあるのに、誰も読み返さない」というムダを、要約・決定事項・タスク抽出という実務アクションに変換できる点が、ハイブリッド運用最大のメリットです。

セキュリティ・コンプライアンスも安心！NotebookLMで議事録を扱う前に知っておくべき社内ルール

AIで議事録を一気に仕上げたい一方で、「これ本当に社内で使っていいのか…？」とブレーキがかかるのがセキュリティとコンプライアンスです。ここをあいまいにすると、あとから情シスやセキュリティ部門に止められ、せっかく組んだフローが全部やり直しになるケースを何度も見てきました。
そこで、会議の効率化とリスク管理を両立するための“社内ルールの型”を整理します。

GoogleアカウントやWorkspace環境でNotebookLMを安全に議事録で使うための３つのチェックポイント

まずは、どのアカウントで使うかの設計が肝になります。最低限、次の3点は社内で合意してから使い始めることをおすすめします。

1. 個人アカウント禁止 / 会社アカウント必須かを決める
2. 保存先と共有範囲のポリシーを明文化する
3. 退職・異動時のノートブック引き継ぎルールを決める

特に1と2は、あとから「誰のGoogleドライブに議事録データが散らばっているのか分からない」という“迷子問題”を防ぐうえで重要です。

「AIで要約された議事も、元データの音声やテキストもすべて“業務データ”として扱う」という認識をチームで揃えておくと、あとからの運用が格段に楽になります。

機密情報や個人情報までNotebookLMで議事録に入れるor入れない…その“境界線”を明確に！

実務で一番モメるのが、「どこまでAIに食べさせていいのか」というラインです。ここを感覚ではなく、カテゴリごとの線引きにしておくと安全です。

現場でよく機能するのは、次のようなシンプルな指針です。

• 「漏えいしたら謝罪会見レベル」の情報は入れない

• 個人が特定できる情報は、議事の段階で極力抽象化する

• どうしても必要な場合は、AIでの要約後に人手で機微情報を追記する

私の視点で言いますと、この境界線を先に決めておくと、現場の担当者が毎回迷わずに済み、AI活用のスピードが一気に上がります。

セキュリティ部門や上司が納得するNotebookLMの議事録データ管理の正しい説明術

情シスやセキュリティ部門に説明するときのポイントは、「技術の細かい話」ではなく、データのライフサイクルが一枚絵で説明できるかです。次の3ステップで整理して伝えると、承認されやすくなります。

1. データの流れを図解で見せる

• 会議録音 → 文字起こしツール（必要なら別サービス） → テキスト or 音声ファイル → NotebookLMにアップロード → 要約・議事録生成 → Googleドキュメントにコピーして保存

• どの段階で何がクラウドに置かれ、どこに最終保存するかを明示する

2. アクセス権とログの考え方を説明する

• Workspaceの共有ドライブに保存し、アクセス権はグループ単位で管理する

• NotebookLM内のノートブックは「部署ごと」「案件ごと」に分け、オーナーと編集権限を決めておく

• 誰がいつ触れるかを、Workspace側の監査ログで追える状態にしておく

3. 「PoC段階」と「本番運用」のルールを分けて提案する

説明するときは、「どのデータが、どこに、どの権限で、どれくらい残るのか」を一文で言えるようにしておくと、上司もセキュリティ担当も安心しやすくなります。

この3つの観点を押さえておけば、「便利だけど怖いツール」から「ルールの下で安心して使える業務インフラ」へと評価が一段上がり、議事録の自動化が社内で正式なプロジェクトとして進めやすくなります。

バックオフィスや情シスやフリーランスも納得！NotebookLMで議事録が“業務効率化”に変わるリアルな使い方

中小企業の管理部門がNotebookLMで議事録を武器に変える“実践ステップ”

バックオフィスで一番ムダになりがちなのは、議事録が「読むだけの長文」で終わることです。NotebookLMは要約や決定事項の抽出が得意なので、最初から「業務アクションに直結する構造」に寄せて使います。

まず、会議ごとにノートブックを作らず、テーマ単位（人事・営業会議・経営会議など）でまとめておくと、過去議事との比較や検索が一気に楽になります。そのうえで、毎回冒頭で次のようなフォーマットを指示します。

• 議題ごとの要約

• 決定事項

• ToDo（担当者・期限つき）

• 保留事項・リスク

この4ブロックがそろっているだけで、「あとでSlackに転記」「タスク管理ツールに登録」という二度手間を大きく減らせます。私の視点で言いますと、管理部門はまず「全会議で同じフォーマットを徹底する」だけで、チーム全体の理解速度が目に見えて変わります。

次の表のように、会議の種類ごとに重点を変えておくと、NotebookLMへの指示もブレません。

情シスやDX担当がPoCでNotebookLMを議事録化業務に導入する時の本音チェックリスト

PoC段階で「なんとなく便利」で終わると、本番導入で炎上します。情シス目線では、次の3レイヤーでチェックしておくと安全です。

• 技術・運用

• セキュリティ・コンプライアンス

• 業務インパクト

特に技術・運用では、音声ファイルの最大サイズや対応形式、アップロードにかかる時間、長時間会議のエラー発生率を必ず検証します。長時間録音データをいきなり本番で流して止まると、「AIは信用できない」という空気が一気に広がります。

• セキュリティ部門確認ポイント

  • データ保存場所と保持期間
  • 社外共有の有無と制御方法
  • 機密区分ごとの利用可否ルール

• 業務インパクト確認ポイント

  • 1本の会議あたり、作業時間が何分減るか
  • 既存の議事録テンプレートとの整合性
  • タスク管理ツールへの転記のしやすさ

このチェックリストを満たせるかどうかを、経営会議や重要プロジェクト会議など「失敗できない場」でテストせず、まずは内輪の打合せから回していくのが現実的です。

フリーランスや士業がNotebookLMで議事録を最大活用するワークフロー完全公開

フリーランスや士業の場合、議事録はそのまま「提案書」「契約条件のメモ」「作業指示書」に直結します。ここでは、商談後の黄金フローを例としてまとめます。

1. 商談をZoom録画またはボイスメモで録音

2. 文字起こしツールでテキスト化（話者分離が必要なら専用ツールを先に使用）

3. テキストと共有資料（PDF・スライド）をNotebookLMの同じノートブックへアップロード

4. 次のようなプロンプトで要約

   • クライアントの課題
   • こちら側の提案・約束した内容
   • 次回までのToDoと期限

5. 抽出された内容を、そのまま見積書・提案書・議事メールのたたき台に転用

この流れにしておくと、「あのとき何を約束したか」を後から探し回る時間が消えます。特に士業は、決定事項とリスク説明のログが重要になるので、NotebookLM上で「決定事項だけ」「懸念点だけ」を再抽出しておくと、トラブル時のエビデンスとしても機能します。

NotebookLMで議事録が“回る”組織をつくる運用の極意と共有アイデア

会議の目的・参加者・決定事項が絶対迷子にならない！NotebookLMで議事録フォーマット設計術

議事そのものより「何が決まり、誰が動くか」が一目で分かるフォーマットにしておくと、NotebookLMの要約精度が一気に業務レベルになります。私の視点で言いますと、まずは次の5ブロックをテンプレとして固定するのがおすすめです。

• 会議情報: 開催日 / 会議名 / 目的 / 参加者

• アジェンダ一覧

• 決定事項

• ToDo（担当者・期限付き）

• 未決事項・宿題

NotebookLMへの指示文も、フォーマットをそのまま埋めさせる形にします。

「上記5ブロックの見出しを必ず出力し、不足があれば『なし』と明記してください。特に決定事項とToDoは箇条書きで整理してください。」

こうしておくと、会議ごとのブレが減り、バックオフィスや情シスが後から検索・集計しやすくなります。

NotebookLMで作った議事録とタスク管理やメール連携を実現する“超効率”運用パターン

議事録を読んでからタスク登録していると、せっかくのAIがただの「きれいなメモ」で終わります。タスク管理ツールとメール連携までを1本の流れにすると、会議後30分→5分レベルまで圧縮できます。

代表的な運用パターンを整理すると、次のようになります。

プロンプト例としては、「ToDoだけを表形式で出力し、列は『タスク内容 / 担当者候補 / 期限候補 / 参考発言のタイムスタンプ』としてください」と指定すると、そのままスプレッドシートに貼り付けて使えます。

誰でも迷わずNotebookLMでナレッジ共有！議事録テンプレとプロンプトで属人化ゼロへ

属人化を防ぐコツは「テンプレートとプロンプトをノートブック単位で共有すること」です。会議の種類ごとに、次のセットをチームで持っておきます。

• 定例会議用ノートブック

  • 固定アジェンダ一覧
  • 定例用議事録フォーマット
  • 「前回との変更点だけ抽出」プロンプト

• プロジェクト会議用ノートブック

  • 目的・KPI・マイルストーンの説明ソース
  • 決定事項とリスクにフォーカスしたフォーマット

• セールス・商談用ノートブック

  • 顧客情報テンプレ
  • 次回アクションと提案内容に絞った要約プロンプト

チームのトップページに「この会議では、このノートブックとこのプロンプトを使う」と一覧で貼っておくと、新人でも迷わず同じ品質の議事録を作成できます。結果として、会議の知識がクラウド上に整理され、後から検索・再利用しやすい「ナレッジ基盤」として生きてきます。

WebやAIや業務改革の現場目線でNotebookLMを“本当に使える議事録”運用へ変える秘訣

NotebookLMで議事録を作るだけじゃ成果に直結しない理由と“決定事項”とKPIをズバリ結びつける発想法

多くの現場で起きているのは、「議事録がきれいになっただけで、売上もコストも変わらない」という状態です。AIが要約や決定事項を自動抽出してくれても、それがどのKPIを動かすアクションなのかが設計されていないと、ただの「読み物」で終わります。

私の視点で言いますと、次の3点をテンプレ化しておくと、NotebookLMで作る議事メモが一気に“成果物”へ変わります。

• 決定事項を「どのKPIに効くか」でタグ付け

• ToDoを「担当者＋期限＋使用ツール（CRMやスプレッドシートなど）」まで分解

• 未決事項を「次回の議題」として別リストに独立

例えば要約プロンプトで、「売上・リード獲得・コスト削減・工数削減の4軸でタグ付けして出力してください」と指示しておくと、会議後の打ち手と数値目標を結びつけやすくなります。

AI議事録を導入しても生産性アップできない会社の“よくある設計ミス”を徹底図解

AI議事録を入れても「残業は減らない」「誰も読んでいない」という会社には、共通する設計ミスがあります。

• 録音担当だけが頑張る“属人ワーク”化

• ノートブックやソースの構造が会議ごとバラバラ

• エクスポート後の整形や転記に人手がかかりすぎる

• セキュリティ方針が曖昧で、重要会議に使えない

特に見落とされがちなのが、「どこからどこまでをAIに任せるか」を決めていないことです。文字起こしは他サービスで話者分離まで終わらせ、NotebookLMには要約・決定事項整理・過去議事録との比較だけを任せると、処理時間もエラーリスクも一気に減ります。

設計時は、次の分業表を一度作ることをおすすめします。

WebマーケティングやSEO現場で見えた！NotebookLMによる議事録業務への組み込み時の注意ポイント

マーケ会議やSEO定例の現場でよくあるのは、「会議では良いアイデアが出ているのに、次回も同じ議論を繰り返している」というパターンです。この“堂々巡り”は、AI議事録でも簡単には解消しません。

組み込み時のポイントは、次の3つです。

• キャンペーン単位・プロジェクト単位でノートブックを分ける

  →「サイトAのSEO」「広告キャンペーンB」など、ノートの構造をビジネス単位と揃えると、過去議事録との比較プロンプトが刺さります。

• 前回との差分だけを抽出するプロンプトを固定化

  →「前回の会議と比較して、変わった方針・新しく決まった施策だけを箇条書きにしてください」と指示し、毎回同じフォーマットで出力させます。

• レポートやダッシュボードと一緒に保管する

  →議事メモとSearch Consoleや広告レポートのPDFを同じノートブックにアップロードしておくと、「この施策はどの数値変化と連動しているか」をAI側が文脈として理解しやすくなります。

この運用に切り替えるだけで、会議のログが「単なる記録」から、「数値と紐づいた意思決定の履歴」に変わり、AI議事録がビジネスのエンジンとして回り始めます。

この記事を書いた理由

著者 – 宇井 和朗（株式会社アシスト 代表）

経営とWebマーケティングの現場では、会議そのものより「議事録を整理する時間」がボトルネックになる場面を何度も見てきました。私自身、年商が急拡大した時期に、週の大半が役員会議と報告会で埋まり、議事録作成と共有が追いつかず、決定事項が現場に届かない状態を経験しています。延べ80,000社以上の支援でも、ZoomやMeet、Teams、そしてiPhoneのボイスメモまで録音は残っているのに、後処理が追い付かずタスク漏れやKPI未達につながる相談が絶えませんでした。NotebookLMを業務に入れた直後は、リアルタイム記録や話者分離の限界、長時間音声での停止、ファイル名の管理ミスなど、ツール紹介だけでは解決できないつまずきも実際に発生しました。本記事では、その過程で固めてきた音声取り込みからプロンプト設計、他のAI議事録ツールとの併用、Google Workspaceとの連携、社内ルール整備までを一連のフローとしてまとめています。会議後数時間かけていた作業を短縮しつつ、決定事項とToDoが現場で確実に動く状態まで落とし込むための「実務で回る形」を、同じ悩みを持つ方にそのまま持ち帰ってもらうことが、この内容を書いた理由です。