Office365のE3で損しない選び方とMicrosoft365E3・E5比較！知らなきゃ損するポイントを徹底解説

Office 365 E3を調べている時点で、あなたの関心は「機能一覧」ではなく「どのプランを選べば後から後悔せずに済むか」にあります。それにもかかわらず、多くの情報は価格表と機能表、E3とE5の違い程度で止まり、E1からE3へ上げ直したときの再設計コストや、Teamsあり/なし判断の失敗、Copilot導入で逆に現場が混乱するパターンにはほとんど触れていません。ここを見落とすと、Office 365 E3の月額料金よりも、設計や教育のやり直しで失う時間と人件費の方がはるかに高くつきます。
本記事では、Office 365 E3とMicrosoft 365 E3/E5、Business Premiumの違いを情シス目線で整理しつつ、TeamsやOneDrive、SharePoint、Defender、Copilotをどう組み合わせれば「中堅〜中小企業で現実的に回る設計」になるのかを具体的に示します。「うちはOffice 365 E3で十分なのか」「今Microsoft 365 E3へ切り替えるべきか」「E5相当の守りはどこまで必要か」を、失敗事例と判断軸から逆算して絞り込める構成です。
この記事を読み進めれば、「とりあえずE1」「とりあえず全員にCopilot」といった高くつく選択を避け、貴社の業務とリスクに合った最小コストのライセンス設計まで一気にたどり着けます。

Office 365 E3の本当の立ち位置を知れば、価値が10倍アップ！

「とりあえず真ん中のプランで」と選ぶか、「設計の起点」として選ぶかで、このプランの価値はまったく別物になります。価格表だけを眺めている限りはただの中間グレードですが、情シス視点で見ると、業務の標準化とセキュリティ、Copilot活用までをつなぐ“土台ライセンス”になりやすいのがポイントです。

私の視点で言いますと、失敗している企業は例外なく「何をどこまでクラウドに寄せるか」という設計を曖昧にしたまま契約しており、逆に成功している企業は、このプランを“オンプレから脱却する分岐点”と位置付けています。

Office 365 E3の全体像をスッキリ理解！Enterpriseプランの本音ポジションとは

このプランは、クラウドメールのExchange Online、チームサイトのSharePoint Online、ストレージのOneDrive、コミュニケーションのTeamsをまとめて提供するEnterprise向けサブスクリプションです。ポイントは「デスクトップOfficeアプリ込み」「アーカイブや訴訟ホールドなどの情報保護機能あり」という点で、E1と比べて“業務の標準ツールをすべてクラウド側に寄せられる”ポジションにあります。

Enterpriseプラン内でのざっくりした位置付けは次の通りです。

E3は「メールもファイルも会議もクラウドで完結させ、紙とファイルサーバーを減らす」ことを狙う企業に、ちょうどフィットしやすい層と言えます。

Office 365 E3をMicrosoft 365 E3やMicrosoft 365 Apps for enterpriseと比べて見える「違いと選び方」

よく混同されるのが、Microsoft 365 E3やMicrosoft 365 Apps for enterpriseとの違いです。ライセンス構成を整理すると判断軸がはっきりします。

選び方のコツは「OSとID管理、端末管理をどこまでMicrosoftに寄せるか」です。Active Directoryや既存MDMを維持する前提ならOffice 365側のE3を軸にし、ゼロトラスト的な管理に寄せたいならMicrosoft 365 E3を検討する、という分岐が現場では多いパターンです。

Exchange OnlineやSharePointやTeamsやOneDriveのできること、その境界と活かし方に迫る

このプランで混乱が起きやすいのが「どのサービスに何を置くか」という境界線です。整理すると、次のような役割分担になります。

• Exchange Online

  メールと予定表、連絡先。業務の“外向きコミュニケーション”の履歴を残す場所。

• OneDrive for Business

  個人作業用のストレージ。容量に余裕があるため、ドラフトや個人メモ、共有前の下書き用に限定するのが安全です。

• SharePoint Online

  部署やプロジェクト単位の公式な情報共有サイト。規程類、マニュアル、営業資料の最新版など、「ここを見れば正しい情報がある」という“社内ポータル的な役割”。

• Teams

  チャットやWeb会議、チームごとの会話とファイルをひとまとめにする“作業現場”。裏側のファイルはSharePointに保存されるため、グループ設計を誤るとゴミ箱化しやすいポイントでもあります。

現場での失敗例として多いのは、OneDriveをファイルサーバー代わりに使ってしまい、退職時や異動時にデータが迷子になるケースです。境界線を次のように決めておくと混乱が減ります。

• 個人だけで完結するものはOneDrive

• 2人以上で継続的に使うものは最初からTeamsまたはSharePoint

• 社内公式の「最新版」は必ずSharePointの決めたライブラリに集約

この“置き場所ルール”をセットで設計しておかないと、後からCopilotを入れてもAIが探し出す元データが散らかっており、せっかくの投資が活きません。プラン選定と同じタイミングで、「どのサービスをどんな業務に紐づけるか」まで決めてしまうことが、E3クラスを選ぶ企業の成否を分けるポイントになっています。

「とりあえずE1」から始めて後悔！？Office 365 E3選定の裏側に迫る

「メールとオンライン会議だけならE1で十分ですよね？」という一言から、数年後に情シスが疲弊するケースを何度も見てきました。表面のライセンス費は安くても、設計と教育をやり直すコストが財布をじわじわ削っていきます。

Office 365 E1とE3とE5を比較！設計や教育コストで企業が失敗しやすい落とし穴

E1とE3とE5の違いを「機能の多さ」だけで判断すると、ほぼ確実に設計ミスに陥ります。現場で効いてくるのは、次の3点です。

• デスクトップアプリの有無

• セキュリティとコンプライアンス機能の深さ

• 将来のCopilotやDefender連携の余地

私の視点で言いますと、情シスが本当に見るべきは「どこまでをクラウドで標準化できるか」です。

E1から始めると、TeamsやSharePoint、OneDriveの「どこに何を置くか」をまともに決めないまま走り出しがちです。その結果、後からE3に上げたときに、ファイルもチームもぐちゃぐちゃのまま機能だけ増える状態になり、教育コストが雪だるま式に増えます。

E1からE3へ切り替え時の“現場で本当に起きるトラブル”を徹底紹介

切り替えの現場でよく起きるのは、次のようなトラブルです。

• Web版Officeに慣れていないユーザーが、デスクトップアプリとOnlineの違いを理解できず、ファイルの保存場所を毎回迷う

• TeamsのチームとSharePointのサイト、OneDriveの個人フォルダの関係が説明されないまま、勝手にチーム乱立

• 旧来のファイルサーバーとクラウドが二重運用になり「どれが最新なのか分からない」と問い合わせが急増

よくある流れを時系列で整理すると、次のようになります。

• 1年目: とりあえずE1でメールとTeams会議だけ使い始める

• 2年目: ファイル共有が足りず、SharePointとOneDriveをなんとなく使い始める

• 3年目: 本格的にDXに取り組みたくなりE3へアップグレード

• 3年目以降: ライブラリ構成とチーム構成をゼロから再設計し、過去データの移行とユーザー教育に追われる

このとき、一番疲弊するのは情シス担当者と現場のキーユーザーです。新機能は増えたのに「前のほうが分かりやすかった」と言われ、説明会とマニュアル作成に時間を吸い取られます。

ライセンス費だけじゃない？再設計や再教育に隠されたコスト爆弾

E1とE3のライセンス費の差だけを見て判断すると、隠れコストを見落とします。特に負担が大きいのは次の3つです。

• 情シスと管理者の設計時間: TeamsやSharePointの情報構造やアクセス権限を再設計する工数

• 現場ユーザーの再教育時間: 新しい保存場所やチームのルールを説明するための研修と個別サポート

• 旧環境からのデータ整理: ファイルサーバー、個人PC、OneDriveのバラバラなデータを整理して移行する作業

コストのイメージをシンプルに整理すると、こうなります。

短期的な支出を抑えるためにE1を選び、その後E3へ切り替えた企業ほど「結局、最初からE3で設計しておけばよかった」という感想を持ちます。メールと会議だけで完結しない組織であれば、最初の段階でTeams、SharePoint、OneDriveの設計方針を決めておくことが、結果的に最も安くて速い道になります。

Office 365 E3とMicrosoft 365 E3の違いを情シス視点で徹底解剖！

「どっちを選ぶかで、5年分の情シス疲労度が変わる」くらいここは重要な分かれ目です。カタログでは見えない差を、現場感たっぷりで整理します。

OSやSecurityやMobilityやEMS「全部入り」で変わる守りの鉄壁度

まず押さえたいのは、両者の“守り方”のレイヤーです。

Office側のE3は「アプリとクラウドサービスの充実」が軸ですが、Microsoft側のE3はそこにOSとIntuneとEMSが乗り、IDとデバイスとデータをまとめて守るパックになっています。

私の視点で言いますと、メールやファイル共有のトラブル対応に追われている情シスほど、OSやEntra ID、MFAまでセットで押さえておいた方が結果的に“人手の防御”に依存せずに済みます。

Microsoft 365 E3やE5やBusiness Premiumまで、業務で使いこなすための境界線を暴く

ここを整理しないと「何となく高いプラン」で終わります。

E5は「リスクを数字で追い込みたい会社」、E3は「標準的な守りをきちんと固めたい会社」というイメージで捉えると判断しやすくなります。

Office 365 E3で十分？それともMicrosoft 365 E3今すぐ切り替え？ジャッジポイント伝授

情シスが最初に確認すべきは、どこで一番事故が起きやすいかです。判断材料を絞ると次のようになります。

• Office側のE3で止めた方がよいケース

  • 既にWindowsとDefenderをボリュームライセンスや他のセキュリティ製品で統一している
  • 全社でPC入れ替えやデバイス標準化を当面予定していない
  • Copilotは一部部署にアドオンで付ける設計にしている

• Microsoft側のE3へ切り替えを急いだ方がよいケース

  • BYODやリモートワークが多く、Intuneによる端末管理とアプリ配布で混乱を抑えたい
  • パスワード使い回しや誤送信など、人依存のヒヤリハットが増えている
  • 取引先からMFAや条件付きアクセス、端末暗号化の要件提示が増えてきた
  • Copilot導入を前提に、OneDriveやSharePointのアクセス制御をIDベースで固めたい

Copilotだけを先に入れると、「AIが何でも知っている」のではなく「整理されていない社内情報をごちゃ混ぜで引っ張ってくるアシスタント」が生まれます。ID管理とデバイス管理を同じプランで握れるMicrosoft側のE3は、Copilot時代の“前提インフラ”として再評価すべきゾーンになっています。

情シス兼務の総務や若手担当者が迷ったら、次の3点を紙に書き出してみてください。

1. 今、一番困っているのは「アプリの有無」か「端末とIDのバラバラ感」か
2. 3年後に増えそうな拠点数とリモートワーカー数
3. セキュリティ事故が起きた時に、取引先や監査から問われるのはどのレイヤーか

ここで2と3が重いなら、Office側のE3単体より、Microsoft側のE3を軸に設計した方が、教育と運用の二度手間を劇的に減らしやすくなります。

Teamsを付けるor外すで運命が変わる！グループ設計と失敗回避の秘訣

Teamsを「ビデオ会議のオマケ」と見るか、「社内情報のハブ」と見るかで、同じE3でも生産性とリスクがまったく別物になります。ここでは、情シス兼務の総務担当の方が実際にハマりやすい落とし穴に絞って整理します。

「Web会議ツールは他で十分」で本当に大丈夫？情報分断リスクをチェック

ZoomやGoogle Meetが既にあるから、Teamsはいらないと判断する企業は少なくありません。ところが現場で起きるのは、次のような「情報分断」です。

• 会議はZoom、チャットはLINE、ファイルは個人のOneDrive

• 社外との共有はメール添付、社内は社内サーバー

この状態になると、どのツールに最新情報があるのか誰も把握できなくなります。特にE3ではExchange Online、OneDrive、SharePoint、Teamsが密接に連携するため、会議だけ他ツールに逃がすと、メールとファイルとチャットがバラバラになります。

チェックの目安として、次の3点を確認してみてください。

• 会議資料が3パターン以上の場所に保存されていないか

• チャットとメールで同じ議論を二重にしていないか

• 社外共有の履歴を、誰も一覧で把握できていない状態になっていないか

1つでも当てはまるなら、Teamsを外す判断は慎重にした方が安全です。

TeamsやOneDriveやSharePointの使い分け！役割分担がセキュリティと効率を決めるワケ

E3で成果が出ない会社は、ほぼ例外なく「どこに何を置くか」が曖昧です。現場で整理しやすい役割分担は、次のようなイメージです。

ポイントは、最終版ファイルはSharePointかTeamsに集約し、OneDriveを「作業場」にとどめることです。これを決めないまま運用を始めると、個人のOneDriveにしかない重要データが増え、退職や異動のたびにデータ捜索というムダな作業が発生します。

私の視点で言いますと、セキュリティ製品やDefenderをどれだけ強化しても、この役割分担があいまいな組織は、情報漏洩リスクも生産性も頭打ちになりがちです。

部署ごとのTeams設計パターンと、Office 365 E3で“絶対にやってはいけない”構成とは

E3ではTeamsチームの作り方を間違えると、数年後に「ゴミ箱Teams」だらけになります。よくある失敗パターンと、現実的な設計の例をまとめます。

E3で絶対に避けたい構成は、個人名のチームと、目的不明のテストチームの乱立です。これらはOneDriveの闇ストレージ化と同じで、「誰の管轄なのか」が不明なままデータだけが溜まり続けます。

失敗を避けるために、導入前に次のルールだけは紙1枚でもよいので決めておくと効果が出やすいです。

• チームは「部署」と「プロジェクト」の2種類だけにする

• プロジェクト用は開始日と終了予定日をチーム名に含める

• プロジェクト終了から半年たったチームは、責任者がアーカイブを必ず実施する

• 個人業務はOneDrive、部署の公式資料は部署チームのSharePointに集約する

このレベルのシンプルなガイドラインでも、結果的にライセンスのムダや再教育コストを大きく抑えられます。E3の価値は機能数ではなく、「情報の置き場」と「グループ設計」をどこまで意図して決められるかで決まります。

Copilotが劇変させるOffice 365 E3の実力！職種別活用と導入ガイド

Office 365 E3とCopilotの連携を解説！Chatとアプリ内Copilotのリアルな違い

同じCopilotでも、「Chat中心で使うか」「ExcelやPowerPoint、Teamsの中で使うか」で生産性はまったく変わります。私の視点で言いますと、ここを曖昧にしたまま導入すると、ユーザーは“便利な検索チャット”で止まりがちです。

Officeのプラン側でExchange Online、SharePoint、OneDrive、Teamsをきちんとクラウドに寄せておくほど、Copilotは「探し物係」から「段取りも考える相棒」に変わります。逆にローカルストレージや別クラウドに情報が散っていると、せっかくの機能がほとんど拾えません。

ExcelやPowerPointやTeamsでCopilotを活かせる職種・できない職種を本音で語る

Copilotが特に効果を出しやすいのは、次のような職種です。

• 営業・コンサル

  • PowerPointでの提案書のたたき台作成
  • Teams会議の要約から次回アクション抽出

• 経営企画・バックオフィス

  • Excelでの売上・原価の傾向分析
  • Outlookでの長文メール要約、返信案作成

一方、現場作業が中心で、「そもそもExcelやPowerPointをほとんど開かない」ユーザーに一律でCopilotライセンスを付けても、利用率は伸びにくいです。メールと簡単な承認フローだけの人には、まずTeamsとクラウドメールへの移行と教育を優先した方が、企業全体の費用対効果は高くなります。

Copilot全員導入の前に必ず見直すべき「データ整理」と「アクセス権限」とは

Copilotは、組織のデータ設計とセキュリティ設計をそのまま“増幅”します。乱れた環境に入れると、情報漏洩リスクもそのまま増幅されます。

導入前に最低限チェックしたいポイント

• ファイルの置き場

  • 個人用はOneDrive、部署共有はTeams配下のSharePoint、全社共有は専用サイト、といったルールがあるか

• アクセス権限

  • 「部署ごとのグループ」と「プロジェクト横断のグループ」を分けて設計しているか
  • Entra IDと多要素認証(MFA)で外部アクセスやデバイス制御をかけているか

• メールとチャット

  • 重要なやり取りが個人メールや電話に逃げていないか
  • ExchangeとTeamsにきちんと記録が残る運用になっているか

この土台ができていない状態でCopilotを全員に配ると、「見せたくないファイルまで要約される」「退職者のOneDriveに重要データが眠ったまま」といった事態になりがちです。ライセンス費だけで判断せず、Defenderや条件付きアクセスとあわせたセキュリティ対策まで含めて検討することが、情シスにとっての本当の導入ガイドラインになります。

OneDriveの容量やSharePoint設計でOffice 365 E3の満足度が激変！

OneDriveとSharePointの設計を外すと、せっかくのEnterpriseプランが「高いクラウドストレージ」で終わります。逆にここを押さえるだけで、メールもTeamsもCopilotも一気に生きてきます。

OneDriveの容量運用ミスで起きる“闇ストレージ化”の恐怖と対策

よくあるのは、ユーザーごとのOneDrive 1TBやそれ以上の容量を「とりあえず個人フォルダ」として放置するパターンです。気付くと、組織の重要データが個人アカウントにバラバラ保存され、退職や異動のたびに発掘作業が発生します。これが闇ストレージ化です。

典型的な失敗は次の通りです。

• 部署共有すべきファイルを個人OneDriveに保存

• メール添付ファイルをそのままローカルとOneDriveに二重管理

• Copilotが参照すべきデータが個人領域に散らばりAIが活用しきれない

対策として、容量の使い方を明文化しておくと事故が激減します。

• OneDriveは「個人の下書き・一時保管」専用にする

• 共有が発生した時点でSharePointサイトかTeamsのチャネルに移動

• 退職時はOneDriveを一定期間だけ管理者が閲覧し、必要なデータだけ移管

私の視点で言いますと、容量の上限（GBやTB）よりも、「どこまでを個人利用と認めるか」を管理者が最初に言語化しておくことが、後のサポート負荷を決める最大要素になります。

SharePointやOneDriveやTeamsの最適なファイル置き場を決める賢い3ステップ

Microsoft 365のクラウドストレージを使いこなす鍵は、「誰が・どのくらいの期間・どのリスクで使うか」で置き場を決めることです。シンプルに3ステップで設計できます。

1. 業務単位でサイトを分ける
   • 営業、バックオフィス、経営層など、Business単位でSharePointサイトを作成
2. チーム単位のやり取りはTeamsに集約
   • チャネルごとにSharePointのドキュメントライブラリと紐づける
3. 個人の作業中データだけOneDriveに限定
   • 完成したら必ず部署サイトへ移動するルールにする

この3つを視覚的に整理すると、次のようなイメージになります。

Exchange OnlineやOutlookから送られてくる添付も、原則としてSharePointかTeamsに保存し直す運用にしておくと、後からCopilotや検索機能での横断参照がしやすくなります。

Office 365 E3で多発する情報漏洩のリアル事例と、誰でもできる簡単ポリシー

このプランを導入した企業でよく聞くのが「ライセンスもDefenderも入れているのに、共有リンクから情報が外に出た」というパターンです。高度な攻撃ではなく、設定ミスや運用不備が原因になっていることが少なくありません。

ありがちなケースは次の通りです。

• OneDriveやSharePointの共有リンクを「リンクを知っている全員」にして外部へ送信

• Teamsゲストユーザーに機密ドキュメントへのアクセス権を付けたまま放置

• Entra IDとMFAを入れているが、デバイス側の管理が甘く私物PCからもフルアクセス

これらは、難しいセキュリティ構成を組まなくても、ポリシーとルールだけでかなり対策できます。

• 外部共有は原則SharePointの特定サイトだけに限定

• 共有リンクの既定値を「組織内のユーザーのみに制限」に変更

• 機密情報は専用ライブラリにまとめ、アクセス申請制にする

• 重要ファイルにはラベルを付け、機密・社外秘をユーザーに見える形で表示

加えて、MFA必須化と条件付きアクセスで「会社管理のデバイスからのみフルアクセス」「個人デバイスはWeb閲覧だけ」などを決めると、脅威への耐性が一気に変わります。

このあたりを最初に設計しておくと、Copilot導入時にも「どのデータまでAIに触らせるか」を明確に線引きでき、サブスクリプション費用に見合う安心感と効率を両立しやすくなります。Microsoftの豊富な機能は、ツール任せではなく、組織側のルール設計とセットで活用してこそ真価を発揮します。

Office 365 E3かE5か？リスク数値化で差がつく選定理論

情シスの頭を悩ませるのは「高機能なE5が良いのは分かる、でも本当にそこまで要るのか？」という一点です。ここを感覚ではなく、リスクを数字っぽく見える形にして判断軸に落とし込むと、社長や役員とも話が一気にかみ合います。

Microsoft 365 E3やE5のセキュリティ・Defender「ここが違う！」非エンジニアにもわかりやすく解説

ざっくり言えば、Microsoft 365 E3は「標準装備の堅牢な鍵」、E5は「鍵＋監視カメラ＋警備員」レベルの違いです。

主な違いを、非エンジニア向けに整理すると次のようになります。

私の視点で言いますと、E3は「守る仕組み」は持っていて、E5は「攻めてくる相手を見つけて潰す道具」まで含んでいるイメージです。どこまで可視化しておきたいかが分かれ目になります。

「監査対応」や「取引先要件」や「インシデント経験」によるコース分岐をチェック

情シス兼務の総務や経理の方が迷った時は、次の3つの質問でコース分岐をすると判断がぶれません。

• 監査対応はどこまで求められているか

• 取引先や親会社からのセキュリティ要件はどのレベルか

• これまでに情報漏洩やマルウェア被害を経験しているか

これを簡易的に点数化します。

合計が

• 0〜2点なら、まずはE3軸で十分検討余地あり

• 3〜5点なら、E3に一部追加か、一部部門だけE5を混在させる構成を検討

• 6点以上なら、最初からE5前提で設計した方が後戻りコストを抑えやすい

このように「なぜE5が必要か」を点数で示せると、経営層にも説明しやすくなります。

E3に追加するMicrosoft DefenderやEMS、ケース別の必須指南

とはいえ、全員E5は現実的でない企業が多いはずです。そこで効くのが「E3をベースに足りない防御だけ足す」設計です。

代表的な組み合わせを整理します。

ポイントは、ライセンス費だけでなく「後からの再設計コスト」を必ず見積もることです。E1からE3へ上げ直してTeamsやSharePointを作り直した企業では、情シスの作業時間とユーザー再教育に、月額ライセンスの何倍もの人件費がかかるケースが珍しくありません。

E3とE5の二択ではなく、「自社のリスクと要求水準を数字で棚卸しし、足りない防御だけDefenderやEMSで補う」という発想に切り替えると、コストと安全性のバランスがぐっと取りやすくなります。

中小企業でOffice 365 E3を失敗せず導入するコツと実例集

情シス1人で100〜300人規模を支えると、ライセンス選定の一手がその後5年の働き方を決めます。ここでは、現場で本当に起きているパターンから、無理なく使いこなす導入順番とつまづきポイントを整理します。

どの部署からOffice 365 E3を導入すべきか？営業・バックオフィス・経営層で徹底検証

私の視点で言いますと、「影響力が大きいがルールが作りやすい部署」から始めるのが成功パターンです。

営業から始める場合は、最初に次の3点を必ず決めておくと失敗しにくくなります。

• 案件フォルダの作り方(顧客別か案件別か)

• Teamsの「チーム名」と「チャンネル名」のルール

• OneDriveに置いて良いものとSharePointに置くべきもの

バックオフィスは、給与・人事・経理のような機密度の高い情報を扱うため、アクセス権と承認フローを先に設計しないと、あとから権限の張り替え地獄になります。

パイロット導入から全社展開まで、現場がつまづきやすい設計と教育の落とし穴

パイロット導入で失敗しがちなのは、「ライセンスだけ先に配り、設計と教育が後ろ倒し」になるパターンです。

• ありがちな進め方

  1. 営業とバックオフィスにだけE3を付与
  2. TeamsとSharePointを自由に作らせる
  3. 3カ月後、チームが乱立し検索性が崩壊

• おすすめの進め方

  1. 情シスと現場リーダーでファイル構造とチーム構成を紙に描く
  2. 代表的な3業務(営業案件・稟議・社内通知)だけをE3で標準フロー化
  3. その3業務についてだけマニュアルと短時間トレーニングを実施

教育では「全部教えよう」とせず、1人1業務だけ“明日から変わること”に絞ると定着率が一気に上がります。Copilotを段階的に使わせる場合も同じで、まずはExcelの集計やPowerPointのたたき台作成など、目に見える時間短縮が出やすい業務から対象者を限定したほうが、社内の納得感が高まります。

トラブル例も公開！ユーザーサポートのリアルなやり取りを大公開

現場で多い問い合わせは、技術的なものよりも「どこに何を保存すればよいか」に集中します。典型的なメールの往復は次のような内容です。

• ユーザー:

  「昨日の会議資料を探していますが、TeamsのファイルかOneDriveか分かりません」

• 情シス:

  「会議で使う最終版は、チームのSharePointに保存するルールです。個人作業中はOneDriveで、共有開始のタイミングで移動してください」

• その後起きる問題:

  「同名ファイルが3つ出てくる」「どれが最新版か分からない」

このパターンを防ぐには、命名規則と置き場所ルールをサポート窓口で“毎回同じ言葉で繰り返す”ことが効きます。

• ファイル名ルールの実例

  • 顧客名_案件名_版数_v1
  • 部署名_申請名_日付_承認済み

• 置き場所ルールの例

  • 個人作業中: OneDrive
  • 部内共有: 部署チーム内のSharePoint
  • 全社展開資料: 全社ポータルサイトのドキュメントライブラリ

ユーザーサポートで回答をテンプレート化し、同じ質問には同じ表現で返すようにすると、短期間で「社内共通語」が育ち、情シスの問い合わせ件数も着実に減っていきます。中小企業でE3を活かす鍵は、高度な機能よりも、この「言葉とルールの揃え方」にあります。

WebマーケやDX目線で攻める！Office 365 E3の賢い活用と宇井和朗流ノウハウ

Web集客やオンライン商談やナレッジ共有をOffice 365 E3で一気通貫する方法

Webからの集客、オンライン商談、社内のナレッジ共有をバラバラなツールで運用すると、「顧客情報はSFA」「議事録は別クラウド」「提案書は個人PC」というカオスになりやすいです。このプランを軸にすると、次のように一気通貫の動線を作れます。

ポイントは、「どの情報を最終的にどこへ集約するか」を先に決めることです。
・顧客に関わるファイルは営業用サイトのSharePointへ
・一時的な作業ファイルはOneDriveへ
・議事録と会議録画は案件チャネルのタブへ

この3ルールだけでも、あとからCopilotで「去年の大型商談の提案書と議事録」を一瞬で引き出せる状態に近づきます。

経営や組織設計やITツール活用をまとめて引き上げる、今注目のOffice 365 E3戦略

このプランを「経営の道具」としてとらえるなら、見るべきはライセンス費よりも組織設計とのフィット感です。よくある失敗は、部署構造とTeamsのチーム構成、SharePointのサイト構造がバラバラなケースです。

• 経営が決めること

  • どの情報を資産として残すか（ナレッジ、商談情報、契約書など）
  • アクセス権限の大枠（役員、管理職、一般、外部）

• 情シスが設計すること

  • 部門構造に合わせたTeamsとSharePointのサイト設計
  • OneDriveと共有ストレージの使い分けルール
  • Defenderや多要素認証によるセキュリティレベル

• 現場が守るべき運用ルール

  • ファイルは個人PCに残さない
  • メール添付よりTeamsかSharePointリンクを優先
  • 会議は原則Teamsで開催し録画とノートを残す

これを「組織図」と「情報の流れ」が噛み合うように作り込むと、ITツール活用が自然に習慣化します。私の視点で言いますと、ここが腹落ちしている会社ほど、Webマーケ投資の回収スピードが目に見えて速くなります。

8万社の支援現場から生まれた「Office 365 E3は“ツールより設計が9割”」の真実

現場で頻繁に起きるのは、「いいライセンスを入れたのに、誰も本気で使わない」というパターンです。理由はシンプルで、ツールより先に“使い方のストーリー”が決まっていないからです。

よくあるつまずき方と、最初に決めておくべき設計ポイントを整理すると次の通りです。

このプランの本当の価値は、「Microsoftのアプリ群をどう並べるか」ではなく、自社の業務フローをどう再設計するかにあります。Web集客からオンライン商談、契約、アフターフォローまでのストーリーを書き換えるつもりで設計していくと、同じライセンスでも生み出す売上と生産性がまるで別物になっていきます。

この記事を書いた理由

著者 – 宇井 和朗（株式会社アシスト 代表）

Office 365 E3の相談を受けるとき、多くの企業が「機能が足りるか」ではなく「どこまで投資すべきか」「E1から上げ直すべきか」「Microsoft 365 E3やE5との違いが腹落ちしない」という不安を抱えています。ここ5～6年だけでも、約600社のライセンス見直しに関わりましたが、最も多い失敗は「とりあえずE1で開始→TeamsやSharePointの設計が破綻し、E3へ上げ直す段階でファイル配置と権限をほぼ作り直しになった」ケースです。中には、Copilotだけ先行導入し、OneDriveとSharePointの整理が追いつかず、営業部の商談メモが他部署から丸見えになりかけた会社もありました。
ツール自体より、E3とMicrosoft 365 E3/E5の境界、Teamsを付けるか外すか、Defenderをどこまで入れるかといった設計判断で9割が決まります。この記事では、私が情シス担当や経営者と深く議論してきた判断基準をそのまま言語化し、「自社はどのプランを、どの組み合わせで選ぶべきか」を具体的にイメージできるようにすることを目的にしています。