onedriveの共有フォルダの作り方と社内外トラブルゼロ運用ガイド【安心＆簡単スタート】

onedriveの共有フォルダ運用で、気付かないうちに時間と信頼を失っていませんか。共有フォルダの作り方自体は既に調べていても、「エクスプローラーに表示されない」「同期されない」「アップロードできない」「削除したらどうなるか分からない」といった細かな詰まりで、毎回手が止まる状況は十分に損失です。しかも多くのトラブルは、機能の知識不足ではなく、社内共有フォルダと社外共有のルール設計や、onedrive for businessとsharepointの役割分担、ショートカットと同期の使い分けが曖昧なことが原因です。
本記事では、onedrive 共有フォルダの基本から、社内外の特定ユーザーとの安全な共有方法、エクスプローラー表示の正しい手順と「表示されない」時の診断、アップロードできない時の切り分け、共有された側の見え方と共有解除・削除の影響までを一気通貫で整理します。さらに、退職者onedrive問題や「リンクを知っている全員」共有の落とし穴など、情シス現場で実際に起きたパターンをもとに、社内ルールとフォルダ構成のテンプレートまで具体化しています。この記事を読み進めれば、onedriveの共有フォルダを「怖い箱」から、社内外で安心して使い回せるトラブルゼロの基盤へ変える道筋が手に入ります。

onedriveの共有フォルダとは何かを最初に整理する！マイファイルと違う社内共有フォルダの入門ガイド

同じクラウドに見えて、マイファイルと共有フォルダとsharepointを混ぜて使うと、一気に「誰にどこまで見えているか」が分からなくなります。ここを整理してから運用すると、あとで情シスや現場が受ける問い合わせが桁違いに減ります。

onedriveのマイファイルと共有フォルダとsharepointの関係を図解イメージで丸わかり解説

頭の中で、次のような三層構造のイメージを持っておくと混乱しません。

ポイントは、共有フォルダの多くは「誰かのマイファイルの一部」だということです。社内で「部の共有フォルダ」と呼んでいる場所が、実は担当者個人のonedrive上にあり、その人が異動・退職した瞬間に消える、という事例が実務では頻発します。

私の視点で言いますと、トラブルの入口は「sharepointに置くべきものを、なんとなく便利だからと個人のonedriveに置き続けたケース」が圧倒的に多いです。

個人用onedriveとonedrive for businessの違いが共有フォルダの使い勝手をどう変えるか

同じクラウド保存でも、個人用とfor businessでは前提がまったく違います。

ビジネスで共有フォルダを設計するなら、必ずfor business側を前提にします。理由は2つです。

• 組織の共有ポリシー（社外共有禁止、リンク期限必須など）を一括でかけられる

• アカウント削除や監査ログの扱いが、法務・コンプラ要求に耐えられる設計になっている

逆に、仕事の共有を個人用で回していると、「退職後もアクセスできてしまう」「誰がどこまで再共有したか追えない」といったリスクを抱えたままになります。

社内共有フォルダを作る前にしっかり決めたい「オーナー」と「保存NGなファイル」ポイント

使い始める前に、次の2点だけは紙でもTeamsでもよいので明文化しておくと、後ろ向きのトラブルをほぼ封じ込められます。

1 オーナーを人ではなく“役割”で決める

• NG例：「営業部のAさんのonedriveで営業共有フォルダを作る」

• ベター：「営業部 共通アカウント」や「営業部sharepoint」上に作り、運用責任者を役職名で定義する

退職・異動があるたびに共有フォルダの行き先が分からなくなるのは、オーナーを“個人名”で決めているのが原因です。

2 保存NGなファイルを先に線引きする

目安として、次のようなものは共有フォルダではなく、別の管理プロセスを用意した方が安全です。

• 人事評価・給与情報

• 取引先との秘密保持契約で「保存先制限」があるファイル

• 会計・監査で原本管理が求められる最終版データ

簡単なテンプレートを用意すると、現場にも説明しやすくなります。

この「オーナー」と「保存NG」の2本だけ押さえておくと、その後の作り方やエクスプローラー表示、社外共有の運用も一気に設計しやすくなります。次の章以降では、ここで決めた前提を土台に、実際の共有設定やトラブル対処まで一気通貫で掘り下げていきます。

onedriveの共有フォルダの作り方と共有設定の完全ナビ！特定ユーザーや社内全体と社外での使い分けのコツ

「どこをクリックすれば安全に共有できるか」と「どこまで相手に見えてしまうか」を同時に押さえると、共有トラブルは一気に減ります。ここでは、現場で本当に使える設定だけを絞り込んで解説します。

社内の特定ユーザーやチームと共有フォルダを共有する基本手順（ブラウザ版）

ブラウザ版 onedrive for business の標準的な流れです。

1. ブラウザで onedrive を開き、共有したいフォルダーを1回クリックで選択
2. 上部メニューの共有をクリック
3. 「リンクを送信」画面で特定のユーザーを選択
4. メールアドレスを入力（配布グループやメーリングリストも指定可）
5. 権限を「編集可能」か「閲覧のみ」から選択
6. メッセージを入れ、送信をクリック

ポイントは、「組織内の全員」リンクを安易に使わないことです。情シスの問い合わせの多くが「意図しない人もアクセスできた」というケースから来ています。

社外の人とonedriveの共有フォルダを共有する際の「リンクの種類」や「有効期限」と「ダウンロード可否」の決め方

社外共有は、リンク設定が命綱です。代表的なパターンを整理します。

設定画面では、「リンクを知っている全員」よりも「特定のユーザー」を基本形にすると、転送による情報拡散リスクをかなり抑えられます。有効期限を切ることと、機密度が高い資料では「ダウンロードを禁止」して閲覧だけに絞る判断も有効です。

再検索でよくある「onedriveの共有された側」の見え方＆削除時のリアルな影響を徹底チェック

共有された側の画面イメージを押さえておくと、社内説明がスムーズになります。

• ブラウザ版

  • 左メニューの共有ビューに「他の人が共有」として表示
  • フォルダーを開くと、自分のものと同じ操作感で編集やアップロードが可能（権限次第）

• エクスプローラー連携時

  • 「自分の onedrive」の中にショートカットとして表示
  • アイコンは通常フォルダーと似ているため、ローカルと勘違いしやすい

削除時に混乱が起きやすいのはここです。

• 共有された側がエクスプローラーで削除

  • 実体ファイルの削除となり、オーナー側からも消える（編集権限がある場合）

• 共有された側がショートカットだけを削除

  • 自分の画面から見えなくなるだけで、元データは残る

社員には「ゴミ箱に入れる前に、オーナーかどうかを必ず確認する」という一言を添えておくと、大量削除トラブルをかなり防げます。

業界でリアルに起きる「全員編集権限」トラブルと最小権限で守る運用の勘どころ

私の視点で言いますと、現場で一番多い事故パターンは、最初から全員に編集権限をばらまく運用です。よくある流れは次の通りです。

1. プロジェクト開始時、「面倒だから全員編集」で共有
2. 誰でもフォルダー構成を変更できる状態が続く
3. 新人がエクスプローラーから整理のつもりでフォルダーを移動・削除
4. 数日後に「資料がない」「どこにいった」が連発

これを防ぐためのシンプルな原則は3つです。

• 原則は閲覧のみ、編集権限は担当者だけ

• 編集が必要な人は、役割ごとのセキュリティグループにまとめて付与

• 一時的に編集が必要な社外ユーザーには、期限付きの編集リンクを使い、期限後は閲覧に戻す

社内周知では、次のように伝えると理解されやすくなります。

• 「編集権限は、ファイルを“消せる鍵”を渡すのと同じ」

• 「閲覧権限は、“ガラス越しに見るだけ”のイメージ」

この感覚を全員で共有しておくと、「どこまで編集させるか」の相談が早い段階で上がってくるようになり、情報システム部門の事故対応コストを大きく減らせます。

onedriveの共有フォルダをエクスプローラーに表示するベストな方法！ショートカット追加と同期トラブルの落とし穴

ブラウザでは見えるのに、エクスプローラーに出てこない。この一歩の差が現場のストレスと問い合わせを量産しています。ここでは「最も壊れにくく、問い合わせが少ない」現場定番のやり方だけに絞って整理します。

onedriveの共有フォルダへのショートカットを追加してマイファイル経由でラクラクエクスプローラー連携

共有ビューから直接同期させようとして迷子になるケースが非常に多いです。安定するのは、ショートカット追加→マイファイル→エクスプローラーの一本ルートです。

手順は次の流れがおすすめです。

1. ブラウザでOneDriveを開き「共有」ビューから対象フォルダを表示
2. フォルダを選択し「ショートカットの追加」をクリック
3. 「マイファイル」にショートカットが作成されたことを確認
4. WindowsのエクスプローラーでOneDriveフォルダーを開き、ショートカットが現れるか確認

私の視点で言いますと、このルートを徹底してから「表示されない」問い合わせが目に見えて減りました。

onedriveの共有フォルダをエクスプローラー表示したい時にありがちな「同期」と「ショートカット」の違い

現場で混同されがちなポイントを、整理すると次の通りです。

共有フォルダをただ「手元で扱いたい」だけなら、同期ではなくショートカットで十分です。同期は「大量データをローカルにも保持したい部署」など、要件がはっきりしている場合だけに絞ると事故が減ります。

よく現場で出くわす「共有フォルダをエクスプローラー表示できない」トップの原因＆初動チェックリスト

相談を受ける時、上から順に確認すると早く原因にたどり着きます。

よくある原因トップ3

• ブラウザでショートカットを追加していない

• OneDriveクライアントが別アカウントでサインインしている

• 旧クライアントや一時停止状態で同期が止まっている

初動では、次のチェックだけを短時間で一気に行うと切り分けが楽になります。

• ブラウザの「共有」ビューでフォルダは見えているか

• 「マイファイル」にショートカットが作成されているか

• エクスプローラーのOneDriveアイコンが同期中・エラーになっていないか

• タスクトレイのOneDriveアイコンで、サインイン中のアカウントが会社アカウントか

ここまで確認しても見えない時は、組織のポリシーやSharePoint側の権限設計が絡むケースが多く、情シス側の調査が必要になります。エクスプローラーに出せるかどうかは「技術設定」だけでなく、「誰の所有か」「どのアカウントでアクセスしているか」という運用設計の影響を強く受ける点を押さえておくと、同じトラブルを繰り返さずに済みます。

onedriveの共有フォルダが表示されない時にまず試したい！エクスプローラーやブラウザ・スマホ別の即効診断ガイド

会議5分前に「フォルダーが見えない…」と冷や汗をかくシーンは、現場では日常茶飯事です。多くは数分で直せる“勘所”さえ押さえれば解決します。ここでは場所別に、最短で原因を切り分ける診断ガイドをまとめます。

まず全体像を押さえておくと迷いにくくなります。

ブラウザ版onedriveで共有ビューとマイファイルビューを切り替えて賢く探す方法

ブラウザで開いた時に見失う原因の多くは、「どのビューを見ているか」の勘違いです。

1. 左側メニューで共有を選び、「自分と共有」「自分が共有」の両方を確認します
2. 見つかったフォルダーをクリックして開き、アドレスバーのURLから「どのユーザーの領域か」を意識しておきます
3. 次にマイファイルビューを開き、ショートカットとして追加してあるかどうかを確認します

ポイントは、「共有ビューで存在確認」「マイファイルでショートカット確認」という順番です。共有ビューにあるのにマイファイルにショートカットがない場合、エクスプローラーにも出てきません。この段階で一度ショートカットを追加しておくと、後々のトラブルが激減します。

windowsのエクスプローラーでonedriveの共有フォルダが表示されない時はここを見よう！アカウントと同期アイコンの確認

Windowsでは、見た目は普通のフォルダーでも、裏側は「クラウドとの同期状態」で大きく挙動が変わります。私の視点で言いますと、問い合わせの半分以上はアカウント不一致と同期アイコンの見落としが原因です。

即効チェックは次の3ステップです。

1. 画面右下の通知領域で、OneDrive雲アイコンをクリック
   • サインインしているアカウントのメールアドレスを確認
   • 会社アカウントと個人アカウントを取り違えていないかチェック
2. エクスプローラーでOneDriveフォルダーを開き、フォルダー名の左側のアイコンを確認
   • 雲アイコンのみ: オンデマンドでオンライン
   • 緑のチェック: 正常同期
   • バツ印や矢印: エラーや同期中
3. 共有フォルダーがブラウザ上にあるのに見えない場合は、ブラウザからショートカットを追加したかを思い出します

特に、PCを新調した直後に「前のPCでは見えたのに」という相談は、旧PCではショートカットを追加していただけで、新PCではまだ追加していないケースが目立ちます。

macやiphoneでonedriveの共有フォルダが表示されない時に現場でチェックすべきポイント

MacとiPhoneでは、「アプリの種類」と「サインイン状態」の確認が早道です。

• Macの場合

  • FinderのサイドバーにOneDriveが表示されているか
  • メニューバーの雲アイコンから、会社アカウントでサインインしているか
  • ブラウザで共有ビューを開き、共有フォルダーにショートカットを追加済みかを確認

• iPhoneの場合

  • OneDriveアプリで、下部メニューの共有タブを開き、フォルダーがあるか確認
  • 見つかったら「…」メニューから「オフラインで使用可能」にしておくと、次から探しやすくなります
  • iOS純正ファイルアプリから見る場合は、「場所」にOneDriveが追加されているかを確認

Wi-Fiが不安定な時は、クラウド上にはあるのに一覧が更新されず「消えた」と誤認されることもあります。ブラウザで一度開いて存在を確認してから、Mac・iPhone側の表示更新を待つのが安全です。

公式があまり語らない「組織の共有ポリシー制限」で困った時の解決法

ブラウザでもエクスプローラーでも見つからない場合、実は「そもそも共有自体が禁止されている」ことがあります。これは個人の設定ではなく、テナント全体の共有ポリシーが原因です。

代表的なパターンを整理します。

このレベルになると、ユーザー側でいじっても解決しません。情シスに相談する際は、次の3点を添えると話が早く進みます。

• アクセスしたURL

• 表示されたエラーメッセージの文言や画面のスクリーンショット

• 相手が社内か社外か、メールアドレスのドメイン

管理側から見ると、「どのポリシーに引っかかっているか」を特定できる情報が揃っていれば、調査も対策も一気にスムーズになります。ユーザー側は焦りがちですが、場所別に切り分けて順番に潰していくことで、多くのトラブルは短時間で解消できます。

onedriveの共有フォルダにアップロードできない問題を一発解決！容量・権限・同期の落とし穴まとめ

会議直前にファイルを上げようとしたらアップロードエラー、冷や汗が止まらない場面は珍しくありません。実は、このトラブルはほぼ必ず「容量」「権限」「同期やネットワーク」のどれかに原因があります。私の視点で言いますと、この3軸で切り分けられる人は、一気に“聞かれる側”に回れます。

アップロード不可の時にまず疑いたい「onedriveの容量いっぱい」と共有フォルダで混乱しないコツ

最初に見るべきはストレージの空き容量です。所有者の容量がいっぱいなら、共有されている側はどれだけ頑張ってもアップロードできません。

容量トラブルを切り分ける時は、次の表を目安にします。

混乱しやすいのは「共有フォルダ」と「自分のマイファイル」の境目が分からないケースです。アップロード先のフォルダー上で「情報」や「詳細ウィンドウ」を開き、所有者が自分なのか別ユーザーなのかを確認しておくと、容量の限界点を見誤りません。

閲覧のみ権限の共有フォルダでアップロードできず悩んだ時の権限リカバリ手順

「権限は付けたつもり」が現場で最も多い落とし穴です。閲覧専用で共有されていると、ブラウザでもエクスプローラーでもアップロードはできません。

アップロード権限を確認・修正する流れを整理します。

1. ブラウザで対象フォルダーを開き、共有設定（共有アイコン）をクリック
2. 共有中のユーザー一覧を表示
3. 自分やチームのメーリングリストの権限が「表示のみ」か「編集」かを確認
4. 必要に応じて権限を「編集可能」に変更
5. 社外ユーザーの場合は、リンクの種類が「特定のユーザー」かどうかも要チェック

特に社外との共同作業で「ダウンロードだけOK、アップロード不可」にしたい場合は、あえて閲覧のみを維持してSharePoint側にアップロード用の別フォルダーを用意する、といった設計にしておくと混乱が起きにくくなります。

エクスプローラー経由のアップロードが途中で止まる際に見直す同期＆ネットワークの分かれ道

エクスプローラーからドラッグしても進行状況が途中で止まり、「同期アイコンがぐるぐるしっぱなし」という相談も頻出です。ここはクラウドの不具合と決めつけず、次の順番で切り分けるのが効率的です。

• 同期アイコン

  • 青い雲マークか、チェックマークか、エラーのマークかを確認

• アカウント

  • Windowsにサインインしているアカウントと、OneDriveクライアントのアカウントが一致しているか

• ネットワーク

  • 大容量ファイルや大量の小さいファイルを一度に流していないか、VPN経由で帯域が詰まっていないか

同期クライアントが古いバージョンのまま残っているPCや、個人用とビジネス用のアカウントが混在している端末では、エクスプローラー表示まではできてもアップロードだけ不安定になるケースが多く見られます。クライアントのアップデートと、不要なアカウントのサインアウトもチェックポイントです。

onedriveの共有フォルダにアップロードできない時、情シスが実際にチェックする3つの質問

情シスに問い合わせが来た時、現場で必ず聞くのは次の3つです。これはそのまま自分でセルフチェックするためのフローにもなります。

1. 「ブラウザから同じフォルダーにアップロードするとどうなりますか？」

   • ブラウザもNGなら容量か権限の問題
   • ブラウザはOKでエクスプローラーだけNGなら同期やネットワークを疑う

2. 「そのフォルダーの所有者は誰ですか？」

   • 個人のOneDriveなのか、SharePointなのか
   • 退職予定者や異動者個人の領域で運用していないかも確認ポイント

3. 「他のユーザーも同じ症状ですか？」

   • 自分だけなら端末やアカウント設定が原因
   • 全員なら組織ポリシーや共有設定の変更が疑わしい

この3つを順番に押さえるだけで、闇雲に再起動を繰り返すよりも、はるかに早く原因にたどり着けます。現場目線では、「どこに置いて」「誰が所有して」「どういう権限でつないでいるか」を常に意識しながらアップロードできない場面を分解していくことが、トラブルを最短で片付けるコツになります。

onedriveの共有フォルダの削除や共有解除のリアルな実態！削除や解除したらどうなる？を完全解剖

「うっかり削除したら相手側ではどう見えるのか」「共有を切ったつもりが、実はまだ見られていた」――現場で多いのは、この手のヒヤリハットです。整理して押さえておくと、会議前に血の気が引くような事態をかなり防げます。

onedriveの共有フォルダをオーナーが削除した場合と共有した人が削除した場合のリアルな違い

同じ削除でも、オーナーか共有された側かで影響範囲がまったく変わります。

私の視点で言いますと、問い合わせの半分は「共有された側が消した＝相手のデータも消えた」と思い込んだケースです。実際には、自分のショートカットやリンクを消しているだけ、ということが多いです。

ポイントは次の2つです。

• ファイル自体の所有はあくまでオーナーのonedriveにある

• 共有された側の削除は「自分から見えなくする操作」と理解してもらう

共有を解除すると相手のエクスプローラーやブラウザにどう表示されるか一目瞭然

共有解除は「見える権利」を取り上げる操作です。相手の画面で何が起こるかを事前にイメージしておくと、トラブル説明もしやすくなります。

共有解除後もしばらく相手のエクスプローラーに「フォルダ名だけ残る」ケースがあり、ここで「壊れているのでは」と相談されがちです。実態としては、同期クライアントが古いショートカット情報を抱えたままになっている状態なので、再同期やショートカット削除で整理していきます。

退職者のonedriveの共有フォルダ消失で慌てない！業界で本当にあったリスクとその予防策

業界で頻発するのが、退職者のonedriveにしかない重要データが、アカウント削除と同時に消えてしまうパターンです。特に顧客フォルダを個人onedriveで運用していた場合、後任が引き継げず、過去の見積や設計書を一から探し直すことになります。

リスクを下げるための現実的な対策は次の通りです。

• 重要案件は個人ではなく部署単位の領域（例: SharePointサイト）に保存する

• 長期継続プロジェクトは、オーナーを「複数人」にしておき、少なくとも管理職を含める

• 退職予定者のonedriveから、必要フォルダを事前に別オーナーへ移動するフローを人事と連携しておく

この3点を決めておくだけでも、「退職と同時にプロジェクトの履歴が消えた」という致命傷はかなり防げます。

ごみ箱や復元できる範囲の限界を知った上で決めるべき社内ルール

「消えたらごみ箱から戻せばいい」と思われがちですが、実務ではそう単純ではありません。主な限界は次の通りです。

• ごみ箱には保管期間と容量の上限がある

• 元のオーナーが削除されたあとでは、復元のハードルが一気に上がる

• 共有解除されたリンクやショートカットは、元に戻す手順がユーザーによって理解されていない

そこで、最低限決めておきたい社内ルールを整理します。

• オーナーが削除してよいフォルダと、削除前に承認が必要なフォルダを明文化する

• 共有された側は「削除ではなく、ショートカット削除かアクセス解除依頼」を基本動作とする

• 退職・異動時には、onedriveと共有フォルダの棚卸しをチェックリスト化して人事手続きに組み込む

このあたりを運用ルールとして先に決めておくと、「誰がいつ消したのか」「そもそも復元できるのか」で揉める場面がぐっと減ります。削除と共有解除の動きを正しく理解しておくことが、テレワーク時代のセキュリティと業務継続を守る一番の近道になります。

社内と社外でonedriveの共有フォルダを賢く使い分け！共有フォルダ構成や外部共有の現場テンプレを伝授

「どこに置けばいいか分からない」「誰まで見えるのか怖い」状態のまま使うと、必ずどこかで炎上します。ここでは、情シスの現場で実際に問い合わせを減らしてきた構成と、社外共有ポリシーのテンプレをまとめます。

部署別とプロジェクト別でonedriveの社内共有フォルダを設計すると問い合わせ激減の理由

社内の共有構成は、「所属」と「仕事」を分けて考えると一気に整理されます。

• 部署別フォルダ：総務・営業・開発など、所属ごとの長期保管

• プロジェクト別フォルダ：案件単位・期間限定での共同作業

私の視点で言いますと、問い合わせが多い環境はほぼ例外なく「全部プロジェクト名」「全部部署名」のどちらかに偏っています。両方を用意し、役割をはっきり説明すると、「これどこに置けば？」質問が減ります。

部署別とプロジェクト別の使い分けイメージは次の通りです。

ポイントは、必ずオーナーを人ではなく「役職」ベースで決めることです。退職や異動のたびに所有権を移す運用にしておくと、「オーナー不在フォルダ」が激減します。

社外共有のスタンスを「リンクを知っている全員」から「特定のユーザー」へシフトすべき理由

社外共有で一番多い事故は、「取引先の誰まで見えているか分からない」状態です。リンクを知っている全員で共有すると、取引先の社内転送だけで、想定外の部署・子会社まで資料が広がることがあります。

安全側に倒したいなら、基本スタンスは次の順番がおすすめです。

1. 特定のユーザーに限定（メールアドレス指定＋サインイン必須）
2. どうしても難しい場合のみ、組織外ユーザーだが転送禁止・ダウンロード禁止を併用
3. リンクを知っている全員は「一時的な大容量配布」に限定

社外向けテンプレは、あらかじめポリシーとして文章化しておくとぶれにくくなります。

onedriveで自分のファイルがどこまで誰に見れている？社員向けの伝わる説明法

技術用語で説明しても、社員には届きません。おすすめは、財布のイメージで説明する方法です。

• マイファイル＝自分の財布

• 特定ユーザー共有＝財布から「中身を一部見せる」

• 組織全体共有＝部署の共同財布

• リンクを知っている全員＝財布を机に置きっぱなし

この比喩で話してから、実際の画面で「共有」メニューと「アクセス権の確認」画面を見せると、「このマークが付いていたら誰かと財布を共有している状態です」と直感的に理解してもらえます。

社員研修では、次の3つを必ず体験させると効果が高いです。

• 自分でフォルダを共有し、相手側の見え方を確認

• アクセス権の一覧を開き、誰に権限があるかを確認

• 共有の停止を実行し、相手からどう見えなくなるかを確認

情報漏えいリスクを減らす！onedriveの共有とメール添付やUSBとの違いを徹底比較

「メールで送るのと何が違うの？」という質問には、機能ではなく事故の起こり方で説明すると腑に落ちます。

クラウド共有は万能ではありませんが、権限を後から変更できること、アクセスログで「誰がいつ開いたか」を確認できることが決定的な違いです。社内ルールとしては、機密度が高いほどクラウド共有を必須とし、メール添付やUSBは原則禁止と定めると、現場の迷いも減り、セキュリティも同時に底上げできます。

情シスの現場から見たonedriveの共有フォルダ運用の裏話！失敗と成功を生むチェックリストとナレッジ

「仕組みは入れたのに、なぜか毎年同じトラブルで燃える」──現場でよく聞く悲鳴です。ここからは、炎上パターンを先に潰すための“裏側ナレッジ”を整理します。

毎年決算期に起こりがちな「共有フォルダのオーナー不在」問題と、未来予防のチェックリスト

決算期や組織改編のタイミングで多いのが、退職者のストレージだけに重要データが残っていたパターンです。オーナー削除と同時に、共有されていたフォルダもまとめて消え、慌てて復元依頼が飛び交います。

未来予防のチェックリストは、最低でも次の4点を押さえておきます。

• 部署単位の基幹データは個人ではなくSharePoint側に置く

• プロジェクトごとに「名指しのオーナー」「バックアップオーナー」を決める

• 退職・異動時のチェック項目に「共有フォルダの移管」を必ず入れる

• 重要フォルダは年1回、所有者と共有先を棚卸しする

この4つを人事フローと紐付けておくだけで、「オーナー不在」はかなり減ります。

「共有フォルダが表示されない」問い合わせを劇的に減らした社内説明会の3つの極意

私の視点で言いますと、問い合わせを減らす決め手は“操作説明”ではなく“考え方の型”を伝えることでした。説明会では次の3点だけを徹底しています。

1. 「ブラウザで見えているか」から必ず確認する習慣
   まずブラウザの共有ビューで存在確認。その後にエクスプローラーやアプリを疑う流れを全員に刷り込みます。

2. 同期アイコンの色と意味を配布資料に載せる
   緑のチェック・青い雲・赤いバツを図解し、「赤と灰色の時は情シスに連絡」とルール化します。

3. “ローカル削除は全員から消える”を強烈に伝える
   「エクスプローラーに見えていても実体はクラウド」という図を見せ、ゴミ箱からの復元パターンも一緒に説明します。

ベンダーが言わない「sharepointとonedriveの賢い使い分け」を超シンプルに理解する

現場で迷子になりがちなのが、この2つの境界線です。整理すると次のようになります。

迷ったら「人がいなくなっても会社の資産として残すべきか」で判断するとブレません。

記事のナレッジを自社の運用ルールやマニュアルに活かすための即効アクション

読み終えた後にやることを、あえて3つに絞ります。

• 人事・総務と連携して「退職・異動チェックリスト」に共有フォルダ移管項目を追加する

• 社内説明会用に「ブラウザで確認→同期を疑う」の簡易フロー図と同期アイコン一覧を1枚にまとめる

• 部署ごとに「これはSharePointに置く」「これは個人に置く」のサンプル一覧を作り、迷った時の“答え”を見える化する

この3つを小さく回すだけでも、「表示されない」「どこに置けばよいか分からない」といった問い合わせは確実に減っていきます。運用ルールは分厚い規程より、現場が明日から真似できる“型”をどれだけ配れるかが勝負です。

この記事を書いた理由

著者 – 宇井 和朗（株式会社アシスト 代表）

OneDriveの共有フォルダ相談は、ここ数年で私の現場相談の「常連テーマ」になっています。社内のフォルダ構成を整理したつもりが、エクスプローラーに表示されない、誰がオーナーか分からない、退職者のアカウント停止と同時に共有フォルダが消えて決算資料が行方不明、といった相談を何度も受けてきました。
特に、SharePointとの役割分担や「同期」と「ショートカット」の違いをあいまいなまま全社展開してしまい、問い合わせが雪だるま式に増えた会社のサポートは、経営者としても痛感するものがありました。
私自身、多数の企業のホームページやITツール導入を支援する中で、ファイル共有の設計を変えただけで「残業が減った」「情報漏えいの不安がなくなった」と言われる場面を見てきました。この記事では、その過程で何度も検証してきた運用の考え方と、現場でつまずきやすいポイントを、情シス担当者だけでなく中小企業の経営層や現場リーダーでもそのまま真似できる形に整理しています。OneDriveの共有フォルダを「怖いから触りたくない仕組み」から「社内外の信頼を守る土台」に変えてほしい、そんな思いで執筆しました。