NotebookLMの文字起こしで議事録革命！会議や動画もセキュリティも完全攻略

毎週の会議録を人力で起こし続けているなら、その時間はすでに損失になっています。NotebookLMの文字起こしは、単なる自動テキスト化ではなく、会議音声やYouTube動画、研修録画、PDF資料を「要約付きのナレッジ」に変える仕組みとして設計すると、現場の負担と抜け漏れを一気に減らせます。

一方で、ネット上の情報は「NotebookLMは便利」「精度が高い」といった表層的な紹介が中心で、実際には録音環境や話者識別の限界、MP3・MP4・m4aの制限、アップロードエラー、セキュリティや機密情報の扱いでつまずくケースが後を絶ちません。結果として、「試したが運用に乗らないツール」になりがちです。

本記事では、NotebookLMとGeminiの違い、文字起こしのやり方とプロンプト例、無料で使える範囲とPro・Google Workspaceとの関係、YouTubeやPDFの活用、他ツールとの役割分担までを実務目線で一本の業務フローに落とし込むことに集中します。さらに、NotebookLM文字起こし精度を左右する前提設計と、情報漏洩を防ぐセキュリティ運用ルールまで具体的に整理します。

この記事を読み終える頃には、「NotebookLMでどこまで自動化し、どこから人と他ツールで補完すべきか」が自社基準で判断でき、明日から会議と動画の処理に迷わなくなります。

NotebookLMでできる文字起こしの本当の守備範囲を3分で把握しよう！

会議の録音をため込みながら、「あとで文字起こししよう」と放置していると、ある日メールと同じくらいカオスになります。そこを一気に片付けてくれるのがNotebookLMですが、守備範囲を勘違いすると「こんなはずじゃなかった」と失速しがちです。ここでは、最初の3分で押さえるべき全体像だけをキュッと絞って整理します。

NotebookLMとGeminiの違いを徹底比較チャットAIでは解決できないソース型AIノートの強みとは

Geminiは「何もないところから答えを考えるアシスタント」、NotebookLMは「手持ちの資料を読み込み、その範囲で考える専門秘書」というイメージです。文字起こしを業務で使うなら、この違いを理解しておくことが分岐点になります。

私の視点で言いますと、文字起こしを業務フローに乗せたい企業ほど、汎用チャットよりソース型ノートを軸にした方が、精度より「再現性」と「責任の所在」がはっきりするため、現場が混乱しにくくなります。

NotebookLM文字起こしが対応する音声ファイル形式とPDFやYouTubeも使える！ソース活用の全体像

文字起こしで扱えるソースは、実務では次の4系統に分かれます。

• 音声ファイル: MP3 / m4a / 一部MP4（音声付き）

• オンライン動画: YouTube URL

• ドキュメント: PDF、スライド、テキスト

• それらをまとめた「ノートブック」単位での質問・要約

特に押さえたいポイントは次の表です。

「音声だけ」「動画だけ」で使うより、PDFの議事資料やスライドも同じノートブックに入れておき、「この会議の録音と資料をまとめて要約して」と指示する方が、内容理解が深まり、要点の抜け漏れが目に見えて減ります。

NotebookLM文字起こしを無料でどこまで使える？ProやWorkspaceとの関係をラクに理解

料金と権限まわりを曖昧なまま走り出すと、「試した人しか使えない謎ツール」で終わります。ざっくり整理すると、次の切り口で考えると迷いません。

最初から組織全体に広げようとすると、セキュリティや機密情報の扱いの議論が重くなり、導入自体が止まりがちです。現場のWeb・企画担当が無料枠で「1つの会議フロー」を完成させてから、ProやWorkspaceでの展開を相談する流れにすると、社内説明が具体的になり、合意が取りやすくなります。

まず絶対に失敗しないための前提設計録音環境と話者識別でNotebookLM文字起こしの精度が決まる！

会議を録音してアップロードしたのに、「誰が何を言ったか分からない」「専門用語がぐちゃぐちゃ」という状態だと、どんなAIでも役に立ちません。
この章では、実務で差がつく“前提設計”だけにフォーカスします。

なぜ同じNotebookLM文字起こしでも精度が人によって全然違うのか？

私の視点で言いますと、精度の差はAIではなく人側の準備でほぼ決まります。特に効いてくるのは次の3つです。

• 録音の取り方（マイク位置・デバイス）

• 会議の進め方（同時発話の量、脱線の多さ）

• 事前に渡している情報（資料・用語集）

イメージとしては、AIは「超優秀な速記者」ですが、
・遠くからざわざわ聞かされるのか
・静かな会議室でマイクの目の前で話してもらえるのか
この差が、そのまま文字起こしの品質に直結します。

録音デバイスやノイズ・話し方でNotebookLM文字起こしの精度と話者識別はどう変わる？現実的な対処法を解説

精度と話者識別を安定させるポイントを、現場で効きやすい観点で整理します。

現実的な対処としては、次の3つだけ押さえると効果が大きいです。

• 会議の最初に「この録音は議事用です」と伝え、同時にしゃべらない意識を共有

• ファシリテーターが「では営業の山田さんお願いします」「ここは開発チームの意見を」など、発言の主語を口に出す

• オンライン会議なら、できるだけヘッドセット推奨にする

話者識別は完璧ではありませんが、誰が話しているかを言葉で示すだけで、AIが流れをつかみやすくなります。

会議アジェンダや用語集をNotebookLM文字起こしのソースに追加して誤変換を減らすコツ

音声だけ渡すより、「この会議は何の話をしているか」をあらかじめ教えておくほうが、誤変換は一気に減ります。ポイントはソースとして一緒に読み込ませる情報設計です。

おすすめは次のセットです。

• 会議アジェンダ（議題とゴールを1ページで整理したもの）

• 社名・サービス名・専門用語をまとめた用語集

• 参照する資料（PDFやスライド）

これらを同じノートに追加してから音声ファイルをアップロードすると、AIは「この会社はSaaSを提供していて、◯◯という機能名がある」と理解した状態で文字起こしと要約を行います。

実務で効きやすい使い方の一例です。

• 会議前に、アジェンダと用語集をノートへアップロード

• 会議後に、録音したMP3やm4aを同じノートへ追加

• そのうえで

  • 「この音声の全文を書き起こしてください」
  • 「資料と照らし合わせて、決定事項と宿題だけを整理してください」
    というプロンプトで質問する

音声だけに頼らず、音声とテキスト資料をセットで渡すことが、精度と要約品質を底上げする一番の近道です。準備のひと手間で、あとからの修正時間を何倍も削ることができます。

会議や打合せをNotebookLMで文字起こししてみよう！おすすめステップとすぐ使えるプロンプト例

会議のたびに録音データを前に止まって戻して…その時間を一気に“10分仕事”に変えるのがNotebookLMです。ここでは、今日の会議からすぐ使える実務寄りのステップとプロンプトを絞り込んで解説します。

音声ファイル（MP3やm4aなど）をNotebookLM文字起こしにアップロードして議事録化する速攻テクニック

まずは、録音データを「議事録の材料」に変えるところまで一気に進めます。

1. 会議をスマホやICレコーダーで録音（MP3・m4a推奨）
2. 録音ファイルをPCに移動し、NotebookLMで新規ノートを作成
3. ソース追加から音声ファイルをアップロード
4. 変換が終わったら、チャット欄に要望を投げて議事録を生成

ポイントは、1ノート1会議にしておくことです。複数会議を同じノートに入れると、要約やタスク抽出の精度が一気に落ちます。

よくある質問に対する現場目線の整理は下記です。

「全文書き起こし」「決定事項のみ」「タスクのみ」をNotebookLM文字起こしで一発抽出！具体的プロンプト例

音声を入れただけでは“ただの長文”です。欲しいのは「全文」「決定事項」「タスク」に切り分けられた実務データです。私の視点で言いますと、プロンプトをテンプレ化しておくかどうかが、業務効率を分けます。

そのまま使える例を挙げます。

• 全文書き起こし

「この会議音声の内容を、発言順にできるだけ忠実にテキスト化してください。タイムスタンプは不要です。」

• 決定事項のみ

「この会議で決まったことだけを箇条書きで整理してください。決定理由が分かるように1行ずつ簡単な補足も入れてください。」

• タスクのみ

「この会議から発生したタスクを、担当者候補・期限の目安・関連資料が分かる形で一覧にしてください。分からない項目は空欄ではなく“要確認”と記載してください。」

NotebookLM文字起こしを使った議事録テンプレ！要点・決定事項・アクションも自動で整理

最終アウトプットをテンプレ化しておくと、毎回同じ形で共有でき、タスク管理ツールやスプレッドシートにも貼り付けやすくなります。おすすめは、要点・決定事項・アクションの三段構成です。

プロンプト例は次の通りです。

「この会議の内容を、次の3つのセクションに分けて議事録を作成してください。
1 要点サマリー: 3～5項目で、この会議の全体像が3分で分かるレベルに要約する
2 決定事項: “何を、いつまでに、どの水準で”行うかが分かるように箇条書きで整理する
3 アクションリスト: 担当者候補・期限の目安・関連資料を含むタスク一覧にする。表形式で出力する」

このテンプレを毎回使うと、議事録が「読み物」ではなく「そのまま動ける指示書」に変わります。会議の録音データさえ押さえておけば、後処理はNotebookLMに任せて、人は内容のチェックと意思決定に集中できる状態を作りやすくなります。

YouTubeや研修動画もNotebookLM文字起こしならテキスト資産へ変換！動画やPDFを活かした活用術

会議だけ録って buried（埋葬）している動画ファイルが、一気に「社内教科書」に変わる瞬間があります。鍵になるのが、NotebookLMを軸にした動画と資料の一括文字起こしです。

YouTube動画URLをNotebookLM文字起こしに読み込ませて要約・文字データをすぐ作るステップ

YouTube解説や外部セミナーを素早くキャッチアップしたい場合、URLをソースとして扱うのが最速です。

手順は次の流れがシンプルです。

1. NotebookLMで新しいノートを作成
2. ソース追加からYouTubeリンクを貼り付け
3. 動画の解析が終わるまで数十秒〜数分待機
4. チャット欄でプロンプトを実行

プロンプト例を目的別に整理すると、業務で使いやすくなります。

私の視点で言いますと、YouTube動画は「全部文字起こし」よりも、まず要約と要点リストを出させてから、必要なパートだけ詳しく掘る方が、作業時間と成果が釣り合います。

研修やセミナー動画・社内勉強会をNotebookLM文字起こしで再現→マニュアルやQA作成にも応用

社内研修や営業勉強会は、録画しっぱなしにすると、担当者だけが覚えている「暗黙知」の山になります。NotebookLMに動画ファイルをアップロードしておくと、後から何度でも再利用できる「ナレッジの倉庫」に変わります。

おすすめは、1本の動画から複数のアウトプットを同時に作る設計です。

• 研修の概要資料

• 手順マニュアル

• 想定問答（QAリスト）

プロンプト例は次の通りです。

• まずは全体像

この研修動画の目的、対象者、ゴールを整理して、1ページ分の概要資料案を作ってください。

• マニュアル化

この動画の説明を基に、実務担当者向けの作業マニュアルのアウトラインを作ってください。手順を番号付きで整理してください。

• QA化

この研修で参加者が持ちそうな質問と回答を、それぞれ10件ずつ作ってください。現場で迷いがちなポイントを優先してください。

研修後にアンケートをスプレッドシートで集めている場合は、そのデータもソースとして追加すると、「実際の質問」と「想定問答」のギャップをAIに埋めさせることができます。

PDFやスライドもNotebookLM文字起こしと同時に読み込ませて「音声＋資料」の要約をサクッと作成

動画と一緒に投影していたPDFやスライドも、NotebookLMのソースに登録しておくと、精度と活用の幅が一気に変わります。音声だけだと聞き取りにくい固有名詞や数字を、資料側で補正してくれるからです。

組み合わせのイメージは次の通りです。

プロンプトは、複数ソースを前提にした書き方にすると効果が上がります。

• このノートに含まれる動画とPDFを両方参照して、受講者向けの復習用レジュメを作ってください。スライドに無い口頭説明もできるだけ盛り込んでください。

• 動画と資料を合わせて見た時に、実務担当者が明日から変えるべき行動を5項目に整理してください。

音声と資料をペアで扱う設計にしておくと、「録画を見返す時間」を限りなくゼロに近づけられます。忙しい担当者ほど、この差が効いてきます。

「アップロードできない」「文字起こしが止まる」NotebookLM利用時のトラブル解決チェックリスト

会議後にアップロードが失敗して、その場の空気が一気に冷える場面を何度も見てきました。ここでは、現場で本当に役立つチェックポイントだけを絞り込みます。

MP3やMP4・m4aのNotebookLM文字起こしでエラー発生？形式・容量・時間制限のツボをチェック

まずは、機械ではなく「ファイル側のクセ」を疑います。よくあるのは拡張子だけ合っていて中身のコーデックが合っていないパターンです。

特に長時間会議は、録音を「前半・後半」で分けておくとエラーも減り、要約もしやすくなります。

NotebookLM文字起こしで音声ファイル利用時によくある失敗例とプロ必見の対策

現場で頻発するのは、ツールではなく運用のミスです。代表的な落とし穴は次の通りです。

• 会議室のエアコンやプロジェクタの騒音で声が埋もれている

• オンライン会議をスピーカー録音してハウリング気味になっている

• 話者がマイクから遠く、声量がバラバラ

• 社内固有名詞や略語が多く、AIが意味を取り違える

対策としては、次のセット運用が効きます。

• 会議前に「録音テスト30秒」を行い、聞き取りにくければ席配置やマイク位置を調整する

• オンライン会議は可能な限りツール側の録音データを使う

• 固有名詞やプロジェクト名をまとめたテキストを事前にノートのソースとして追加する

この「録音ルール＋用語集」を整えるだけで、体感で誤変換が大きく減ります。

NotebookLM文字起こし結果が“おかしい！”と感じたら見直し必須プロンプトと運用ポイント

文字としては読めるのに、内容が会議の意図とズレている時は、プロンプトと指示の出し方を疑います。

• 「議事録を作成して」だけでなく、目的と粒度を指定する

  • 例:「営業定例会議の議事録として、決定事項と担当者・期限を優先して整理してください」

• 「わからない部分は推測せず、不明と明記して」と添える

• 途中でおかしいと感じたら、ファイルを分割し、議題ごとに別プロンプトで投げる

私の視点で言いますと、最後の20%は人の確認が前提です。その20%をどこまで自動化し、どこから人が直すかをチームで決めておくと、疲弊せずに高品質な議事録を量産できます。

NotebookLM文字起こしと他の文字起こしツールの役割分担シーン別の賢い使い分けガイド

「全部この1本で済ませたい」と思った瞬間から、AI文字起こしはうまく回らなくなります。現場で成果が出ているチームは、NotebookLMと他ツールを用途ごとにきっちり役割分担させています。

NotebookLM文字起こしとGoogle AI StudioやWhisperなど他社ツールの違いをまるっと比較

まずは特徴を一気に整理します。

私の視点で言いますと、NotebookLMは「テキスト生成AI」ではなく「情報整理AI」として捉えると、本来のポテンシャルが一気に見えてきます。

長時間会議や高精度インタビュー、日常議事録でNotebookLM文字起こしが最適な組み合わせ例

現場で回しやすい組み合わせを、シーン別にまとめると次のようになります。

• 長時間の定例会議（1時間超が当たり前）

  • 録音: 会議録音ツールやレコーダー
  • 文字起こし: Whisper系や専用文字起こしサービスで「全文テキスト化」
  • 整理: 生成されたテキストと資料をNotebookLMに読み込ませ、要約・決定事項・タスクを抽出
  • ポイント: NotebookLMは「長時間音声の直接変換」よりも、既にテキスト化された素材をさばく役に回すと効率が跳ね上がります。

• 高精度が求められる1対1インタビュー

  • 録音: 高品質マイク＋静かな環境
  • 文字起こし: Whisperなど精度重視のエンジンで逐語起こし
  • 整理: テキストをNotebookLMに渡し、見出し構成案、要点サマリー、引用候補の抽出
  • ポイント: 誤字の少ないテキストを渡すほど、NotebookLMの要約品質とキーフレーズ抽出の精度も安定します。

• 日常の社内打合せ・ブレスト・タスク確認ミーティング

  • 録音から要約までをNotebookLMで一気通貫
  • 「今日の決定事項と担当だけ抜き出して」「次回までの宿題を箇条書きで」といったプロンプトで運用
  • ポイント: 完全逐語ではなく、意思決定とタスクの見える化をゴールにするのがコツです。

NotebookLM文字起こしを要約とナレッジ化に特化活用して成果を倍増させよう

多くの現場でつまずくのは、「文字起こしが終わったあとに、誰もテキストを読まない」という現象です。ここをNotebookLMに任せると、一気に景色が変わります。

• 要約と構造化に全振りする

  • 会議音声やインタビュー、YouTubeの文字データをNotebookLMにまとめて入れる
  • プロンプト例
    • 「この内容をA4一枚の議事録フォーマットで整理して」
    • 「担当者別のタスクリストを作成してスプレッドシートに貼れる形式で出力して」
    • 「よく出てきた質問と回答をFAQ形式で整理して」

• ナレッジとして蓄積する

  • 同じテーマの会議・研修・マニュアルを1つのノートにまとめる
  • 「このノート全体から、よく出る課題トップ10とその解決策を抽出して」と聞くことで、単発の議事録が部門の知恵袋に変わります。

• 他ツールと役割分担する

  • 逐語起こしと話者識別は、Whisperや専用サービス
  • 要約・要点整理・タスク抽出・Q&A化はNotebookLM
  • タスク管理やプロジェクト進行は、スプレッドシートやタスク管理ツール

文字起こしを「テキスト化で終わる作業」から、「意思決定とナレッジを残す仕組み」に格上げした瞬間、同じ会議でも手残りの情報価値が何倍にも膨らみます。NotebookLMはその仕上げ役として使うと、他のどのツールよりも心強いパートナーになります。

企業でNotebookLM文字起こしを使う前に絶対決めておくセキュリティと運用ルール

会議の録音をアップロードすれば、数分で議事と要約が出てくる──この快適さの裏側で、企業が一番つまずくのは「精度」ではなく「セキュリティとルールの曖昧さ」です。ここを固めておかないと、せっかく導入しても数カ月後には「怖いから使うな」というお達しで終わってしまいます。

NotebookLM文字起こしは安全？情報漏洩を防ぐために知っておきたい大事な設定と前提

まず押さえたいのは、「どこにデータが置かれ、誰がアクセスできるか」という前提です。クラウドAIサービスは便利ですが、この2点を曖昧にしたまま現場に丸投げすると、一気にリスクが跳ね上がります。

最低限、導入前に次の視点で棚卸ししておくと安全性がぐっと上がります。

• どのアカウントで利用するか（個人のGoogleアカウントか、Workspaceの法人アカウントか）

• 共有設定はチーム単位か、個人閉じた運用か

• ノートごとのアクセス権限（閲覧のみか、編集・アップロードまで許可するか）

日常的な会議や社内勉強会レベルなら、権限を絞ったWorkspaceアカウント運用にまとめるだけでも、情報漏洩リスクはかなり抑えられます。
逆に、個人アカウントでバラバラに使い始めると、「誰のどのノートに何が入っているか」を管理できず、一気にブラックボックス化してしまいます。

代表的なリスクと対策を整理すると、次のようなイメージになります。

ここを先に整理しておくことで、「安全に使える範囲」が社内で共有され、現場も安心して活用できるようになります。

個人情報や機密情報はNotebookLM文字起こしにどこまで入れていい？社内ルール作成の極意

現場で一番揉めるのが、「どこまで入れていいのか」という線引きです。
業界人の目線で言えば、ここを決めないままスタートして失速したケースを何度も見てきました。

最初に決めるべきは、次の3ランクです。

• レベルA：誰に見られても問題ない情報（公開資料・社外セミナー・一般向け動画など）

• レベルB：社内限定だが、個人名や具体的金額が入らない会議・プロジェクト議事

• レベルC：個人情報・顧客名・契約金額・機密技術が含まれる会議や商談

この3つのうち、「AとBはNotebookLMで扱ってよいが、Cは禁止」といった形で線引きしておくと、現場の判断がブレにくくなります。

ルール化のポイントは次の通りです。

• 録音前に会議のレベルを決める

  議題に顧客名や契約条件が多く出る会議はレベルCとしてクラウドAIには載せない運用にします。

• 個人名や社名は、アップロード前に可能な範囲でマスクする

  たとえば顧客名を「A社」「B社」と読み替えるだけでも、リスクは大きく減ります。

• 保存期間と削除ルールを決める

  「文字起こし後◯カ月で元音声を削除」「ノートはプロジェクト終了後に整理」など、ライフサイクルを決めておきます。

私の視点で言いますと、ここを「細かい規程文書」から作ろうとすると、いつまでも前に進みません。まずは1枚のシートに、上記3ランクの説明と具体例を書き出し、チームで合意を取るところから始める方が現実的です。

NotebookLM文字起こしが「利用禁止」ではなく「組織標準」になる分かれ道

せっかく導入したのに、「危なそうだから使うのをやめよう」と言われる組織と、「むしろ標準ツールにしよう」と評価される組織の違いは、ツールそのものではありません。
違いを生むのは、次の3つの設計です。

• 役割分担をはっきりさせているか

  長時間会議や超機密の商談は、別の文字起こしツールやローカル環境で対応し、NotebookLMは「要約とナレッジ化に特化」させる。守備範囲が明確だと、評価も安定します。

• 「最後の20％」を誰が担保するかを決めているか

  AIが作った議事や要約は、担当者が必ずチェックする。その前提を役割として明記しておくことで、「AIが間違えたらどうする」という不安を抑えられます。

• セキュリティと業務フローをセットで説明しているか

  単に注意喚起するのではなく、「このレベルまでの会議はNotebookLMで文字起こし→要約→タスク抽出→タスク管理ツールに転記」といった一連の業務フローを提示すると、現場は「便利さ」と「安全さ」の両方を体感できます。

企業で継続的に活用されるサービスは、「禁止事項の羅列」ではなく、「安心して最大限活用できるガイドライン」を持っています。
文字起こしの精度や話者識別にこだわるのと同じくらい、セキュリティと運用ルールの設計に時間をかけることが、最終的な業務効率と生産性アップへの一番の近道になります。

文字起こしを仕組みに変えるだけで終わらない！議事録からSEOやナレッジ管理までNotebookLM文字起こしの活用革命

「議事録は作ったのに、誰も見ていない」「インタビュー音声がPCの奥で眠っている」。ここが変わらない限り、どれだけNotebookLMで文字起こししても、生産性は頭打ちになります。鍵になるのは、文字データを“流れ”に乗せる設計です。

会議録音からタスク管理やスプレッドシート・社内ドキュメントへつなぐ業務フロー設計をNotebookLM文字起こしで実現

会議を録音して文字起こしした後、どこで止まるかを先に決めておくと、運用が一気に楽になります。典型パターンは次のような流れです。

• 会議録音をNotebookLMにアップロード

• 自動要約と決定事項・タスクを抽出

• 決定事項を社内ドキュメントへ反映

• タスクをスプレッドシートやタスク管理ツールへ転記

このとき、あらかじめNotebookLM側で「議事録テンプレ」を決め打ちプロンプトにしておくと、毎回の整理がブレません。

実務では「どこまでをAIに任せて、どこから人が確認するか」を線引きしておくと、品質とスピードのバランスが取りやすくなります。

顧客インタビューやセミナーもNotebookLM文字起こしでFAQやWebコンテンツへダイレクトに再利用する発想

顧客インタビューやセミナー音声は、そのままでは“良い話だった”で終わりがちです。NotebookLMで文字起こしした段階で、次の3つに自動整理すると、マーケティングの素材になります。

• よく出る質問 → FAQ案

• 印象的なフレーズ → 見出し・キャッチコピー案

• 課題と解決策 → 事例記事やホワイトペーパー案

たとえば、1本のインタビューから「Q&A一覧を出して」「その中で新規顧客が不安になりそうな質問だけ抜き出して」とプロンプトすれば、営業資料やWebコンテンツのたたき台が数分でできます。ここまで落とし込んでおくと、録音ボタンを押すたびに“コンテンツの種”が増えていく感覚になります。

NotebookLM文字起こしの活用をWebマーケティングや組織学習の仕組みに組み込む方法

私の視点で言いますと、文字起こしを単発作業にせず、次の2つの回路に乗せるかどうかで、企業の伸び方が変わります。

• Webマーケティング回路

  • 顧客の生声からキーワードや悩みを抽出
  • ブログ記事、LP、広告コピーのネタとして整理
  • 検索ニーズと実際の質問内容を突き合わせて改善

• 組織学習回路

  • 研修や勉強会をNotebookLMで文字起こし
  • 要点とチェックリストを社内ナレッジに保存
  • 新人教育やマニュアル更新に流し込む

ポイントは「録音→NotebookLM→どのフォルダに、どの形式で、誰が見るか」を最初に決めておくことです。ここまで設計してしまえば、あとは会議やインタビューのたびに同じパターンで回すだけで、議事録がSEOコンテンツとナレッジの両方に変わる“自走する仕組み”になります。

AI文字起こしで満足しない！情報設計と仕組み化でNotebookLM文字起こしをビジネスの武器に

80,000社のWeb運用支援から生まれた、会議と顧客の声を資産に変えるNotebookLM文字起こしのリアルなコツ

会議録やインタビューの録音をテキストに変えるだけでは、ただの「ゴミの山をきれいに積み直した状態」です。武器に変えるには、最初から「どんなアウトプットにしたいか」を決めて録音し、NotebookLMに渡す情報設計が欠かせません。

私の視点で言いますと、次の3点を決めてから録音すると、その後の作業時間が半分近くに減ります。

• 誰のための記録か（上長への報告用か、メンバー共有用か、将来のナレッジ用か）

• どの粒度で残したいか（決定事項だけか、議論の経緯までか）

• どこまで公開してよい情報か（機密・準機密・公開前提の3レベル）

この前提を決めたうえで、録音前に以下のような「フォーマットの指示」をNotebookLMに登録しておくと、毎回の議事録が一気に整います。

• 冒頭に「日時・参加者・目的」を必ず出力させる

• 本文を「議題ごと」「発言概要」「決定事項」「アクション」に分割

• タスクは「担当者」「期限」「関連資料URL」を1行で整理

おすすめの設計チェックリスト

• 会議ごとに目的とアウトプット形式を1行で宣言してから録音を開始する

• 用語集・案件概要・前回議事録をノートのソースとして事前に追加しておく

• 録音→文字起こし→要約→タスク抽出の流れを、毎回同じプロンプトで固定する

専用ツールに頼るだけではダメ！NotebookLM文字起こし運用と設計で差がつく現場の真実

専用の文字起こしツールだけに任せる運用は、「速いけれど、その後の編集で結局疲弊する」ケースが目立ちます。違いが出るのは、文字データをそのまま残すか、「後工程を見据えて構造化するか」です。

下表は、単なる音声からの書き起こしと、NotebookLM中心の運用設計を行った場合の違いを整理したものです。

現場で大きな差が出るポイントは、次の2つです。

• NotebookLM上で「ノートごとに役割を決める」

  • 会議議事録用ノート
  • 顧客インタビュー蓄積用ノート
  • 研修・マニュアル化用ノート

• 各ノートで使うプロンプトを固定し、「誰が使っても同じ品質」が出る状態にしておく

これにより、属人化していた議事録作成やナレッジ共有が、「チームの標準作業」として回り始めます。

NotebookLM文字起こしがビジネス全体の生産性をグンと高める使い方を考えよう

AI文字起こしを導入しても、「人が読む前提の長文テキスト」が増えるだけでは、生産性は上がりません。ビジネスインパクトを出すには、会議や顧客の声を次のようなアウトプットに自動変換する視点が重要です。

• 営業やカスタマーサクセス

  • 顧客インタビューの文字起こしから、よくある質問と回答を抽出
  • 営業トークのうち、成約に効いたフレーズをまとめて共有

• Webマーケティング

  • セミナー動画や勉強会の音声を要約し、ブログ記事やホワイトペーパーのたたき台に変換
  • 問い合わせ内容の傾向を分析し、FAQやLPの改善ポイントとして可視化

• 人事・教育

  • 研修録音から、行動チェックリストや評価シート案を自動生成

NotebookLMを「聞いた内容をメモしてくれる人」ではなく、「後工程まで見通して整理してくれる情報設計担当」として位置づけると、会議1本ごとの価値が一段変わります。文字起こしをゴールにせず、どの業務の、どの負担を減らすかを決めてから運用を組み立ててみてください。

この記事を書いた理由

著者 – 宇井 和朗（株式会社アシスト 代表）

私自身、経営会議や幹部合宿の議事録を人力で起こし続けた時期があります。録音データが机の中で眠り、決定事項が整理されないまま次の会議を迎える。その結果、同じ議論を繰り返し、現場のスピードが落ちることを何度も経験しました。

一方で、最近はAI文字起こしを導入したものの、録音環境や話者識別、ファイル形式の制限、セキュリティの不安から運用が破綻している企業相談が増えています。便利さだけを信じて社内ルールを決めないまま使い始め、情報漏洩リスクに後から気づいて慌てて停止するケースもありました。

私はこれまでに多くの企業のWeb集客やITツール導入を支援してきましたが、会議音声や研修動画をきちんと設計して活かせている組織はまだ一部に限られます。NotebookLMは、単なる文字起こしではなく、音声と資料をまとめてナレッジ化できる点が大きな転換点になります。

だからこそこの記事では、ツール紹介にとどまらず、録音設計、他ツールとの使い分け、セキュリティと社内ルールまでを一気通貫で整理しました。明日から自社で安全かつ現実的に NotebookLM を使いこなすための実務書として役立ててほしいと思っています。